¿Cuáles son los plazos legales para el pago y emisión de facturas en España?

Si bien la vida freelance puede ser emocionante y estar llena de oportunidades, también puede ser frustrante y traer retos. Y uno de los grandes desafíos a los que vas a enfrentarte como autónomo, es el de ser capaz de cobrar tus trabajos en tiempo. Muchos de tus clientes buscarán retrasar los pagos lo máximo posible. Y es totalmente normal. Porque si tu cliente no te paga, puede ser porque a él tampoco le ha pagado el suyo. 😅

Sin embargo, eres autónomo, no una ONG, y tienes que mirar por lo tuyo. Así que, te recomendamos conocer los plazos legales del pago de facturas para mantener tus finanzas en orden y que no te la líen (al menos no demasiado) o no abusen de tu buena fe.

1. Plazos para el pago de facturas en España

Esta es una información que debes conocer para que puedas organizarte financieramente y no te encuentres esperando eternamente el dinero que te deben tus clientes.

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Plazo máximo legal para el pago de facturas en España

El plazo máximo legal para el pago de facturas lo recoge la Ley 11/2013, de 26 de julio, de medidas de apoyo al emprendedor y de estímulo del crecimiento y de la creación de empleo. Concretamente en el Capítulo II: medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.

Según la misma:

• El plazo de pago que debe cumplir un deudor, si no se especifica nada en el contrato, es de 30 días naturales. Ojo, 30 días desde la fecha de recepción de las mercancías o de prestación de los servicios, incluso aunque reciba la factura con anterioridad.

• Este plazo puede ampliarse si las dos partes están de acuerdo, sin superar nunca los 60 días naturales.

Plazo para el pago de facturas a proveedores

Como autónomo, quizás en algún momento tengas que tener relaciones con proveedores para desarrollar alguna actividad y seas tú el que tenga que pagar una factura.

Imagina que eres community manager y que tu cliente te pide grabar un vídeo para redes sociales anunciando el lanzamiento de un nuevo producto. Puede que no tengas conocimientos audiovisuales suficientes para realizar ese trabajo por tu cuenta y decidas contar con la ayuda de un videógrafo profesional. Al finalizar el trabajo, el videógrafo te emitirá una factura por su parte, y tú tendrás que emitir otra a tu cliente por el importe total de tus servicios habituales más el importe del vídeo.

¿Qué plazo tienes para pagar a ese profesional? Quizás quieras esperar a cobrar de tu cliente para no tener que adelantar tú ese dinero. Es una circunstancia bastante habitual.

Los plazos para el pago de facturas en operaciones entre profesionales también se rigen por la Ley 11/2013, de 26 de julio, es decir, serán exactamente los mismos que los descritos en el apartado anterior.

¿Los recuerdas?

• 30 días naturales desde la prestación de los servicios, si no se especifica nada en el contrato.
• Ampliables hasta los 60 días naturales si ambas partes estáis de acuerdo.

Plazo para el pago de facturas de la Administración Pública

Hablemos de un escenario diferente: la Administración Pública. Porque todos y todas somos iguales ante la ley… Menos ellos. 🙃Así que, si alguna vez trabajas con entidades gubernamentales, debes conocer sus tiempos.

Los plazos para el pago de facturas por parte de la Administración Pública se rigen por otra normativa diferente: la Ley 9/2017, de 5 de junio, de Contratos del Sector Público.

Y esta ley nos dice lo siguiente:

• La Administración tiene un plazo de 30 días naturales para confirmar la recepción del producto o servicio desde que lo recibe.

• Una vez confirma la entrega, tiene otros 30 días naturales a mayores para pagar la factura correspondiente.

• Es decir, considerando los dos períodos (el de confirmación y el de pago), el plazo de pago de facturas por parte de las administraciones públicas sería de un máximo de 60 días naturales.

¡Ah! Y recuerda que la Administración sólo permite facturas en formato electrónico.

¿Qué pasa si se supera el plazo máximo legal de pago de una factura?

Si ya has terminado el trabajo y emitido la factura, y pasados 30 días naturales tu cliente todavía no te ha pagado, podrás reclamarle por vía judicial el dinero que te corresponde. 

Antes de ponerte arisco, te recomendamos que hables con tu cliente para recordarle que el plazo de pago se ha superado. Optar por la vía judicial implica un gasto de tiempo y de dinero importante cuando quizás simplemente se haya olvidado porque tiene otras muchas cosas en la cabeza y, cuando se lo recuerdes, te haga la transferencia al momento.

Ahora bien, si se lo comentas, pasan unos días y sigue sin pagar o te da largas o, directamente, te hace ghosting… Ha llegado el momento de ponerse en plan abogado. 🙅‍♀️

Además de recibir el dinero que te corresponde por el trabajo realizado, tendrás derecho a cobrar lo siguiente:

• Los intereses de demora, que son de 8 puntos porcentuales más el tipo de interés aplicado por el Banco Central Europeo (BCE) a su última operación de financiación.

• Una cantidad fija de 40 euros que se añadirá a la deuda principal como compensación a raíz de una sentencia del Tribunal Supremo..

• Una indemnización por los costes de cobro que hayas sufrido como consecuencia de esa demora, y que superen la cantidad anterior de 40 euros. 

Otra cosa muy importante es que, en este proceso de reclamar y conseguir tu dinero, es posible que tengas que pagar el IVA de esa factura (que no has cobrado) a Hacienda. Si te ocurre esto alguna vez, que sepas que se puede recuperar el IVA de una factura impagada.

→ Cómo recuperar el IVA de una factura impagada ←

Consejos para cobrar tus facturas en tiempo

Cobrar tus facturas en tiempo te permite mantener una buena salud financiera y no estar al límite. Te dejamos algunos consejos para conseguirlo:

• Deja claro a tu cliente, desde un inicio, los requisitos y plazos de pago de las facturas. Si puedes, intenta dejarlo por escrito.

• Todos los plazos de pago de facturas citados anteriormente pueden acortarse si ambas partes así lo acuerdan. Si tienes una relación de confianza con tu cliente, no dudes en negociar plazos más cortos y favorables a tus intereses.

• Mantén un proceso de facturación organizado. Para conseguirlo, puedes utilizar algún software de facturación que te ayude a centralizar y ordenar todas tus facturas y la información de tus clientes, establecer alertas y automatizar aquellas facturas que sean recurrentes.

→ Cómo hacer facturas recurrentes con Xolo ←

• Utiliza soluciones de pago eficientes, como las transferencias bancarias, que tienen una tasa de cumplimiento mayor otros métodos de pago tradicionales como recibos o cheques.

• Si tienes que realizar un trabajo que requiera de una inversión previa (como, por ejemplo, compra de material), solicita a tu cliente un anticipo de la factura, para no comprometer ese dinero.

2. Plazos para emitir y enviar facturas en España

Ahora ya sabes cuales son las obligaciones de tus clientes contigo en cuanto al pago de facturas pero, ¿qué pasa con tus responsabilidades? Como freelance, tú también tienes unos plazos máximos legales para emitir las facturas a tus clientes. No vale terminar un trabajo y enviar la factura 5 meses después…

¿Qué es la fecha de emisión de una factura?

Empecemos por el principio. ¿Cuál es la fecha de emisión de una factura? La fecha de emisión de una factura corresponde al día en que realizas la factura (y normalmente, el día en que se la envías a tu cliente).

¿Por qué es tan importante esta fecha? Te damos tres motivos:

1. En esta fecha, comienza a contar el plazo para que tu cliente te pague. Así que, cuanto antes le envíes la factura, mejor para ti.
2. La fecha de emisión indica cuándo deberán autoliquidarse los impuestos asociados a esa factura (IVA e IRPF).
3. Una factura sin fecha de emisión, no será válida para la Agencia Tributaria.

Plazo máximo legal para emitir una factura

Sabemos que tienes mil cosas que hacer en el día a día y puede que, emitir facturas, no sea tan prioritario (a no ser que tu cuenta bancaria esté bajo mínimos… 😅).

Sin embargo, tampoco te duermas en los laureles. Por ley, estás obligado a facturar dentro de unas fechas, que varían en función del tipo de cliente:

Plazo para emitir y enviar facturas a particulares

Si vas a facturar a un particular, tendrás que hacerlo en el mismo momento de la venta del producto o de la prestación del servicio. Ni un sólo día después. Esto incluye tanto la emisión de la factura, como la entrega o envío de la misma. 

Plazo para emitir y enviar facturas a otros autónomos o empresas

Si vas a facturar a un autónomo o a una empresa, la cosa cambia y tendrás un poco más de margen.

• La ley permite que emitas la factura hasta el día 16 del mes siguiente a la venta del producto o prestación del servicio. Y podrás enviarla hasta un mes después de su emisión.

Por eso, es importante que lleves una buena organización con las facturas. Es fácil que se te olvide qué factura tenías que emitir y entregar.

Plazo para emitir facturas rectificativas

Una factura rectificativa (aquella que se emite cuando una factura ordinaria tiene un error) tiene sus propios plazos de emisión y condiciones: 

• Debe emitirse en el momento en el que se descubre el error, siempre y cuándo se produzca dentro de los cuatro años siguientes a la emisión de la factura original.

• Debe constar en el modelo 303 del trimestre en el que se haga esa factura rectificativa.

¿Qué pasa si se supera el plazo para emitir una factura?

Ya sabes que con Hacienda, incumplir algo significa que te caiga una sanción. Y con los plazos de emisión de facturas no iba a ser menos.

Según el Artículo 201 de la Ley 58/2003 General Tributaria:

1. Si la factura se emite y envía fuera de plazo, la sanción consistirá en una multa del 1% del importe total de las operaciones que hayan originado la infracción.
2. Si la factura, directamente, no se ha emitido, la sanción consistirá en multa del 2% del importe total de las operaciones que hayan originado la infracción.
3. Cuando no sea posible conocer el importe de las operaciones, la sanción será de 300€ por cada operación de la que no se haya emitido o conservado la correspondiente factura.
4. Si la factura contiene datos falsos, se considera una infracción muy grave, la sanción consistirá en una multa del 75% del importe total de las operaciones que hayan originado la infracción.

¿Ahora entiendes por qué necesitas llevar una buena organización de tus facturas? 🫠

Consejos para emitir las facturas en plazo

Como no queremos problemas con nuestros clientes (y, sobre todo, con Hacienda), te dejamos algunos consejos que pueden ayudarte a emitir tus facturas a tiempo:

• Igual que para cobrar tus facturas en plazo, la clave principal pasa por mantener un proceso de facturación organizado. Recuerda que puedes utilizar algún software de facturación que te ayude a centralizar y ordenar todas tus facturas y la información de tus clientes, establecer alertas y automatizar las facturas recurrentes.

• Factura tan pronto como completes el trabajo. No lo dejes para otro momento. En cuanto termines un proyecto o servicio, emite la factura. Cuanto antes lo hagas, antes cobrarás.

• Prepara plantillas de las facturas con todos los detalles necesarios (tus datos, los del cliente, los conceptos y los importes). Esto agilizará el proceso de facturación, para que puedas hacerlo en el momento, y también te ayudará a reducir errores.

• Lleva un registro de tus facturas (pendientes de emitir, pendientes de pago, etc.). Te permitirá identificar rápidamente cuándo es necesario tomar acción.

3. ¿Cómo podemos ayudarte desde Xolo? ¡Descubre nuestra plataforma de facturación online!

En Xolo sabemos que tu cabeza está a muchas cosas, y puede que descuides los asuntos burocráticos. Sin embargo, un pequeño error en la facturación, puede generarte grandes problemas en el futuro.

Con nuestra plataforma online podrás gestionar tus facturas y tu contabilidad de una manera muy fácil, en cualquier momento y desde cualquier lugar:

• Crea tu listado de clientes con todos sus datos, para agilizar cada nueva factura.
• Factura a clientes nacionales o internacionales y usa diferentes monedas si lo necesitas.
• Factura sin errores: el IVA y el IRPF se calculan automáticamente según tu actividad y el cliente.
• Crea y guarda borradores de facturas por si necesitas hacer cambios más tarde.
• Personaliza tus facturas con nuestras plantillas.

Y si tienes dudas, nuestro equipo de gestores te proporcionarán toda la información que necesites para asegurarte de que estás haciendo las cosas bien.

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