Ya sabemos que la productividad no es lineal, sino que fluctúa muchísimo, no solo durante el día, sino también durante la semana y por eso es importante aprender a gestionar tu tiempo como autónomo para sacarle el máximo rendimiento.
Si tu tiempo es dinero, como autónomo,
gestionar tu tiempo será tan importante como gestionar tus ingresos
A todos nos gustaría que hubiera un botón como el de “no molestar” del iPhone que nos pusiera en modo productivo máximo y pudiéramos concentrarnos en hacer todo el trabajo que tenemos pendiente. Pero en realidad, para saber gestionar tu tiempo como autónomo de una manera eficiente lo que hay que hacer es ser consciente de cuánto tiempo inviertes en cada cosa y darte cuenta de dónde estás fallando, o cuáles son tus ladrones de tiempo. Existen herramientas que pueden ayudarte a identificar eso, pero también es un ejercicio personal que tenemos que hacer nosotros mismos, sobre todo... siendo freelance (cómo no).
Puede que al principio se te haga cuesta arriba, pero verás como una vez que tengas introducidas en tu rutina estos hábitos, herramientas y técnicas para gestionar tu tiempo como autónomo, te preguntarás qué habías hecho hasta ahora sin ponerlo en práctica.
Primeros pasos para gestionar tu tiempo como autónomo
Aunque en este artículo hablaremos sobre herramientas y técnicas desarrolladas para aprender a gestionar tu tiempo como autónomo, hay algunos hábitos que te ayudarán a allanar el camino:
Anota todo lo que tengas que hacer
Ya sea en el móvil, en una agenda, en un grupo de WhatsApp contigo mismo… La cuestión es que ‘la tarea que no esté anotada no existe’, tu cerebro te la recordará en algún momento y tendrás que improvisar y seguramente perder tiempo. Es especialmente importante que al principio de tu proceso para gestionar tu tiempo como autónomo seas estricto con este tipo de costumbres.
Regula tu autoexigencia
Poner el foco en la gestión del tiempo hará que además de los beneficios también descubras eso tan humano de ‘es que no llego a todo’. Es normal, tampoco lo hacías antes, solo que ahora pareces tener una foto de tu tiempo que lo hace evidente. Pero aquí va un secreto: nadie llega a todo. La cuestión es que disfrutes todo lo que puedas de aquello que hagas y tengas suficiente tiempo de calidad para ti y los tuyos.
Externaliza lo que no te gusta hacer
Trata, en la medida de lo posible, de externalizar aquello que te quita tiempo y no te gusta hacer. En la vida ya hay muchas cosas de las que no podemos desentendernos, nos toca y punto. Pero gestionar tu tiempo como autónomo tiene que tener una finalidad más allá de la productividad, y es que seas más feliz. ¿Que te da muchísima pereza hacer la trimestral? Busca una gestoría online que se encargue.
Cómo evitar los ladrones de tiempo siendo autónomo
El primer paso para convertirte en un freelance (mega) productivo es identificar a los ladrones del tiempo. Y te preguntarás, ¿gestionar mi tiempo como autónomo y encima evitar que me roben? Aunque tengan nombre de título de la novela que se está leyendo tu prima de 12 años, en realidad son una metáfora usada en el mundo de la productividad para designar a aquellas pequeñas cosas que interfieren en tu curro. Son interrupciones en tu día a día que te roban tiempo de trabajo y, aunque suelen ser pocos minutos cada vez, se van acumulando. Aquí te ayudamos a identificarlos:
Deja de mirar el correo
Es un clásico mirar la bandeja de entrada de email cada 5 minutos para ver si nos ha respondido ese cliente —el que parece estar haciéndonos ghosting. Pero, como te imaginarás, no es lo mejor para gestionar tu tiempo como autónomo. Y no es que solo interfiera en tu flujo de trabajo y en tu creatividad, sino que te quita la vida.
Darle protagonismo a esa preocupación va a desgastarte emocionalmente. Por eso te recomendamos que para combatir a este ladrón del tiempo tan frecuente establezcas momentos al día para mirar tu correo, en vez de estar entrando todo el rato. Por ejemplo, a primera hora, antes de empezar con cualquier tarea, en tu pausa antes de comer (no vamos a decirte que lo hagas mientras comes porque mejor que hagas pausas reales) o al final del día.
Silencia las notificaciones del WhatsApp (y de paso las de Insta)
Felicita a [nombre] por su nuevo puesto de [nombre de la posición] en [start up]. ¿Te suena? Es la típica notificación de LinkedIn que te hará perder 5 minutos de tu tiempo. Súmale los 10 minutos que te pasas en la página de Explora del Instagram mirando vídeos (o quizás eres más de TikTok que de Reels). Sea como sea, que la pantalla que tienes encima de la mesa se encienda cada pocos minutos no va a ayudarte a gestionar tu tiempo como autónomo. Y aunque ignorar el grupo de WhatsApp que tienes con tu cuadrilla para ver qué se cuece es difícil, no es imposible. Así que silencia las notificaciones, pon el móvil en modo “no molestar” durante 2h por lo menos y oblígate a no cogerlo hasta pasado ese tiempo.
No hagas videollamadas innecesarias
Las reuniones de vídeo en sí no son malas, pero pueden convertirse en ladrones de tiempo cuando no son realmente necesarias. Puede que un cliente te agende una reunión de Zoom y luego llegue 10 minutos tarde o se pase los 15 primeros minutos divagando y contándote su vida. O pero aún, estás en una reunión que podría haber sido un email. Ve con cuidado, quizás estés frente a un cliente tóxico.
Lo importante para que una llamada sea eficiente, productiva y fructífera es que esté estructurada, con una clara dirección. Hay que traer la reunión preparada de casa y sobre todo que al final queden claros los siguientes pasos y las fechas de entrega para que el tiempo invertido no haya sido en vano.
Procrastina lo mínimo
Lo malo de procrastinar en el trabajo es que tareas que no eran urgentes antes pueden llegar a serlo y con eso lo único que ganarás será estrés, ansiedad y no gestionar correctamente tu tiempo como autónomo. Es más fácil decirlo que hacerlo, pero es que ir aplazando todo lo que no te gusta o no quieres hacer no hará que desaparezca.
Herramientas de gestión de tiempo para autónomo
RescueTime | monitorea tu productividad
Trabajar desde casa como autónomo puede provocar que tengas muchas fugas de atención y no acabar de estimar correctamente cuántas horas le has dedicado a un proyecto, y por lo tanto, si el presupuesto ha sido adecuado.
Beneficios de RescueTime:
- podrás saber a qué has dedicado tiempo en tu móvil y ordenador con datos diarios
- te ayuda a calcular las horas facturables y mejorar tu productividad
Harvest | cuánto tiempo te lleva una tarea
Si quieres calcular de una forma precisa cuánto tiempo inviertes en cada tarea Harvest es la herramienta perfecta para gestionar tu tiempo como autónomo, y es especialmente interesante si trabajas en equipo porque también podrás ver en qué actividades se producen más retrasos o atascos, pudiendo adelantarte para buscar soluciones.
Beneficios de Harvest:
- genera una factura automáticamente al terminar una tarea que podrías entregar a cliente
- puedes utilizarla también con empleados o compañeros de equipo
- puede integrarse con otras herramientas como Trello
Sesame | tu tiempo en una imagen
Si lo que más te gustan son las soluciones visuales, que te permiten entender todo de un vistazo, Sesame es para ti. En este no se enfoca tanto en los proyectos como en la gestión del tiempo de trabajo y sus vacaciones.
Beneficios Sesame:
- fichar tanto tú como empleados o compañeros para tener un registro de las jornadas
- su versión para móvil te permitirá saber desde dónde y cuánto tiempo has estado trabajando
- las hojas de asistencia descargables están hechas conforme a la Ley de Trabajo
Toggl | tu temporizador para autónomos
Además de poder rastrear las horas de trabajo que dedicas a proyectos y otras tareas de tu día a día, con Toggl dispondrás de un temporizador de escritorio que incluye el método Pomodoro.
Beneficios Toggl:
- puedes editar las entradas de tiempo manualmente o editarlas en caso de que te hayas equivocado fichando o finalizando la tarea
- podrás ver informes personalizados y muy visuales con la gestión de tu tiempo como autónomo
Timeular | para que nada se te escape
En Timeular saben que gestionar tu tiempo como autónomo va más allá del tiempo que estás frente al ordenador, por eso su App está diseñada para que puedas temporizar y ver cómo administras tu tiempo.
Beneficios Timeular:
- como si se tratara de un reloj de arena, solo con que gires tu App empezará a rastrear el tiempo y también puedes usarla sin internet
- es sencilla e intuitiva
- puedes crear informes de tiempo y personalizarlos
Técnicas para la gestión de tiempo como autónomos
Ahora que ya has visto cómo evitar los ladrones de tiempo y qué herramientas pueden ser útiles para una mejor gestión de tu tiempo como autónomo, es momento de poner en práctica ciertos hábitos o técnicas que pueden formar parte de tu día a día.
Ten un plan diario
Para tener claras tus prioridades a la hora de gestionar tu tiempo como autónomo puedes utilizar los primeros 30 minutos del día para crear una lista de tareas que acabe llevándote a cumplir tus objetivos semanales.
Es importante saber diferenciar entre las tareas urgente y las importantes para entender lo que puede ser aplazable para el día siguiente y lo que debes solucionar cuanto antes para que no represente un mayor consumo de tu tiempo.
Ordena y organiza tu entorno
El orden es buen aliado de la concentración porque evita distracciones y nos ayuda a gestionar el tiempo como autónomos de una manera más sencilla, sin tener que buscar entre papeles o en carpetas de descargas con infinitos archivos.
Cada día puedes dedicarte a mantener un orden, que acabe por convertirse en una costumbre, en aquellas áreas en las que necesites una mayor productividad (tu mesa de trabajo, tu ordenador, tu tablet, tu cocina…)
Aprende a delegar
Para gestionar tu tiempo como autónomo habrá ocasiones en las que no te quede otro remedio que pedir ayuda o repartir la carga de tareas con otras personas de tu confianza. No, no vas a poder encargarte de todo ni supervisar cada detalle si pretendes dormir, comer y disfrutar un poco de la vida.
Por ejemplo, todo lo referente al ‘papeleo autónomo’: declaración trimestral, facturas, desgravar el IVA… Hay autónomos que prefieren hacerlos ellos mismos por ‘ahorrarse ese coste’, sin embargo, es un trabajo que puedes externalizar en una gestoría especializada en autónomos, como Xolo.
Como decíamos al principio de este artículo, tu tiempo es dinero, así que invertir en aquellas cosas que mejoran tu productividad y descanso siempre te hará ganar más.
Sobre Marta
Marta Puerto, escribe artículos sobre el trabajo freelance en este blog desde 2021. Apasionada por la comunicación, el storytelling, los idiomas y el branding, es actualmente Marketing Manager de Xolo en España, una gestoría digital que combina un equipo de gestores con una plataforma de facturación y contabilidad pensada exclusivamente para autónomos.
A pesar de ser empleada, trabajar completamente en remoto y en la industria del trabajo freelance le ha dado las herramientas para empatizar al máximo con este sector.