Las 25 mejores herramientas gratuitas para freelance

Trabajar como freelance hace que tengas que aprender sobre muchas cosas. Por ejemplo, sobre cómo organizarte mejor o cómo manejar mejor tus finanzas. Aunque alguna gente parece que tuviese una hoja de Excel y un calendario corriendo por sus venas, el resto de los mortales podemos descargarnos alguna aplicación que nos ayude a sobrellevar todos los imprevistos de ser freelance.

En este artículo conocerás 25 herramientas gratuitas para freelance que necesitan hacer su vida un poco más fácil

Como sabemos que en tus inicios como freelance puedes estar abrumado con tanta información te traemos la mejores herramientas para ayudarte. ¡Y gratis!

*pequeño apunte: aunque somos fans de Google Calendar, Gmail y derivados, no vamos a hacer hincapié en esas herramientas en este artículo.

Las 25 mejores herramientas gratuitas para freelance

Herramientas gratuitas de organización de tiempo para freelance

1. RescueTime
2. Trello
3. Slack
4. IFTT
5. Focus Booster

Herramientas gratuitas de comunicación para freelance

1. Mayday
2. Pastel
3. Podio
4. MindMeister
5. Capuccino

Herramientas gratuitas de contabilidad para freelance

1. Xolo
2. Contamoney
3. Contasimple
4. Facturascripts
5. ContaSOL

Herramientas gratuitas de almacenamiento para freelance

1. Pocket
2. DropBox
3. Mediafire
4. Flipdrive
5. hubiC

Herramientas gratuitas de meditación para freelance

1. Gurumind
2. PetitBambou
3. Calm
4. Headspace
5. Insight Timer

Herramientas gratuitas de organización de tiempo para freelance

Te acabas de sentar frente al ordenador y ¡ping! notificación de WhatsApp: es tu madre preguntándote si irás a comer con ella el domingo. Te pones a buscar en Google y sin saber cómo acabas perdiendo 20 minutos leyendo un artículo random de cómo Estonia es el primer país digital del mundo.

Con tantas distracciones e interrupciones en la vida diaria, a veces es imposible concentrarse, así que aquí te van unas recomendaciones para que mejores tu eficiencia como freelance:

1. RescueTime

Cómo funciona RescueTime

RescueTime funciona de forma segura en segundo plano en tu móvil o tu ordenador, monitorea la actividad de tu pantalla para que puedas llevar un control sobre cuánto tiempo inviertes en diferentes apps y webs, o incluso en proyectos para clientes.

Te ayudará a concentrarte, a comprender tus hábitos diarios y a ser más productivo. 

Tienes una versión simplificada gratuita y si quieres ampliar servicios podrás aumentar tu tarifa.

Opinión de freelance sobre Rescue Time

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2. Trello

Cómo funciona Trello

Trello es la versión digital del tablero de corcho old school donde colgabas todo tipo de recordatorios. Es genial porque es super sencillo de usar y puedes visualizar todas tus tareas de un solo vistazo. Además también te sirve para colaborar con otros freelance o con el equipo de trabajo de tu cliente, por ejemplo.

Trello se organiza en 3 niveles: Tableros, Listas y Tarjetas. El tablero es básicamente como su nombre indica, una especie de pizarra/panel donde se mostrarán todas las tareas organizadas en listas.

Truquito: Por cada cliente / proyecto que tengas crea siempre 5 listas: “Por hacer”, “En progreso” “En revisión” “Aprobado” “En standby”. Y crea etiquetas para clasificar por colores para que sea todavía más visual. Será como cuando usabas los subrayadores Stabilo en el cole. 🌈

Opinión de freelance sobre Trello

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3. Slack 

Cómo funciona Slack

Slack viene a ser una especie de “Whatsapp” pero de trabajo, una app para chatear y tener conversaciones en tiempo real. Lo que resulta súper útil y mucho más eficiente que una cadena de 30 emails, en que cada uno termina con “Un saludo”.

Esta herramienta es perfecta para comunicarse y colaborar con otras personas y equipos de trabajo.

Lo mejor es que puedes integrar otras herramientas a Slack para recibir notificaciones, por ejemplo, Google Calendar, Drive, Dropbox y muchas más.

La única pega sería que un cliente te bombardee a notificaciones y que al final resulte peor el remedio que la enfermedad. Aunque te aseguramos que, el buen uso de la plataforma, te ayudará a tener una comunicación mucho más fluida con tus clientes y sus feedbacks, lo que te ahorrará tiempo y te permitirá organizarte mejor.

Opinión de freelance sobre Slack

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4. IFTTT

Cómo funciona IFTT

Se trata en esencia de una herramienta de automatización de tareas que funciona con algoritmos del tipo: “si haces esto, sucederá esto otro” y de ahí viene el nombre IFTTT: “If this then that”. 

Las pequeñas cosas como mandar un email, crear listas de tareas pendientes, gestionar tu calendario…¡todo esto se acumula! Es tiempo “perdido” que dedicas en tu día a día y que podría estar automatizado.

Otro ejemplo básico podría ser “si recibo un archivo adjunto en gmail, descárgalo y guárdalo en Dropbox”. Hay un montón de “recetas” predeterminadas (así es como llaman en la plataforma a estos algoritmos) que seguro que te ayudan, pero en cuanto entiendas como funcionan, seguro que puedes automatizar tareas más personalizadas que te sacan un montón de tiempo.

Opinión de freelance sobre IFTTT

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5. Focus Booster

Cómo funciona Focus Booster

Si te suena la técnica Pomodoro, este temporizador será la solución perfecta para conseguir controlar el tiempo que dedicas a cada tarea y conseguir mantener tu atención focalizada. 

Básicamente es la versión digital de la técnica Pomodoro (25 minutos de concentración y 5 de descanso).

Además de marcarte unos intervalos fijos en los que permanecer concentrado, también puede generar informes de productividad y lo tienes disponible para Windows, Mac y móvil.

Opinión de freelance sobre Focus Booster

Hannah Shaffer: diseñadora web y de juegos

He estado usando la aplicación durante algunos días, así que tuve la oportunidad de familiarizarme con sus funciones y peculiaridades. En general, creo que es una pequeña gran herramienta. Aquí hay algunos pros y contras:

Ventajas

• Sin botón de pausa
• Fácil de instalar y usar
• Interfaz elegante y bien diseñada
• Gratis

Contras

• Sin botón de pausa

• Otros revisores mencionaron un alto uso de RAM y controles defectuosos cuando el contador se mueve a la parte superior de la pantalla. Con ninguno de los dos he tenido problemas.

👉 Descubre Focus Booster

Herramientas gratuitas de comunicación para freelance

A veces no se trata de tener más aplicaciones en las que recibir mensajes, si no de que la comunicación sea más eficiente. Por eso aquí encontrarás herramientas de mensajería y otras que tienen como objetivo que un proyecto colaborativo no sea sinónimo de reuniones interminables. 

No siempre conseguimos que lleguen a nosotros los milagros, pero puede que te interese convertir alguna de estas herramientas en tu canal de comunicación oficial.

1. Mayday

Cómo funciona Mayday

Como si se tratara del teléfono rojo de ‘Las supernenas’, Mayday pretende ser una app que funcione para las cosas verdaderamente importantes. Ejemplo: ‘Se cancela la reunión, la tendremos mañana a las 8’. Además, solo permite una única respuesta de vuelta y a las 24 horas la conversación desaparece. Si quieres evitar llamadas, mails, WhatsApp… Esta podría ser la App ideal para que tus clientes la usen SI DE VERDAD necesitan tu atención inmediata.

Opinión de freelance sobre Mayday

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2. Pastel

Cómo funciona Pastel

¿Algún freelance especializado en desarrollo o diseño de web? Esta aplicación ha sido creada para que el feedback de tu cliente deje de ser una cadena de mails con capturas interminables y pase a ser mucho más visual y eficiente. Funciona como una presentación colaborativa en la que puedes dejar comentarios en cualquier parte de la imagen. Y es tan sencillo como compartir un link que se adaptará a cualquier dispositivo. 

Aunque tienes la opción gratuita lo malo es que solo tienes la opción de hacer comentarios durante tres días. Tendrás que decirle al cliente que se dé vidilla.

Opinión de freelance sobre Pastel

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3. Podio

Cómo funciona Podio

Cuando tienes que coordinarte con otros freelance o con clientes para sacar adelante un proyecto, Podio puede ser perfecto para que todo el mundo tenga visibilidad sobre el estado de las tareas y evitar malentendidos. Es como si siempre hubiese un project manager a cargo de que toda la información y recursos se encuentre al alcance de todo el mundo:

¿Y por qué está en este apartado de comunicación? Porque también tiene su propio servicio de mensajería para que nada se te escape.

Opinión de freelance sobre Podio

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4. MindMeister

Cómo funciona MindMeister

Si crees que podrías ahorrarte muchas reuniones utilizando mapas mentales, MindMeister te hará ganar mucho tiempo.
Podrás explicar tu idea colocándola en el centro del mapa y desarrollarlo a través de subtemas, archivos adjuntos vídeos, códigos de colores…

Opinión de freelance sobre MindMeister

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5. Capuccino

Cómo funciona Capuccino

No todo iba a ser sobre trabajo. Como freelance también tienes que ponerte al día con la comunicación con tu familia y amigos, especialmente si por trabajo tienes que viajar y acaba siendo difícil que saques tiempo para ver a toda la gente que te gustaría. Capuccino te ofrece la posibilidad de grabar audios como si fuesen pequeños podcasts: añadir música, efectos especiales… ¿Por qué quedarte en los audios de WhatsApp si tienes todo un mundo de posibilidades para que la gente que quieres escuche tus aventuras?

Opinión sobre Capuccino

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Herramientas gratuitas de contabilidad para freelance

¿Ojalá alguien se encargase de todo el tema de las cuentas por ti, verdad? Vale, pues aquí tenemos algunas opciones para que pase de ser un sueño a una realidad. Exigirá un poco de atención por tu parte, pero casi podrás sentir que tienes un departamento de contabilidad a tu disposición.

1. Xolo

Cómo funciona Xolo

Xolo es la herramienta que pone en piloto automático todo el papeleo que conlleva ser freelance, y los dos primeros meses son GRATIS. Gracias a su plataforma podrás enviar facturas en un sólo click ¡y con el IVA calculado automáticamente! Pero a la vez también tienes un equipo de expertos en contabilidad en fiscalidad española. Pueden hacer tu declaración trimestral o incluso darte de alta si estás probando de nuevas esto de ser freelance en España y necesitas contacto humano para quedarte tranquilo.

Por un precio imbatible, esta herramienta te ayudará a olvidarte de la burocracia para que puedas centrarte en tu trabajo. 

Opinión de freelance sobre Xolo

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2. Contamoney

Cómo funciona Contamoney

Es un software de contabilidad desde el que los autónomos o pymes pueden emitir facturas, ver su estado y relacionarlo con su contabilidad. Se trata de un servicio totalmente online que te permite pagar solo por las funcionalidades extra que te interesen.

Opinión de freelance sobre Contamoney

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3. Contasimple

Cómo funciona Contasimple

Puedes crear facturas, registrar aquellas que ya han sido pagadas y también tus tickets para que evites tener que guardar papeles. Con Contasimple también podrás consultar tu cartera de clientes o proveedores y tener toda la información en la nube.

Opinión de freelance sobre Contasimple

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4. Facturascripts

Cómo funciona Facturascripts

Este software además de permitirte crear facturas, también te puede ayudar a crear presupuestos, pedidos o albaranes. Consiguiendo incluir todo en una misma factura. Además, si tienes una tienda online con shopea.me podrás sincronizarla con FacturaScripts para que los pedidos se actualicen con el stock de tu negocio.

Opinión de freelance sobre Facturascripts

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5. ContaSOL

Cómo funciona ContaSOL

Este programa de contabilidad es válido para autónomos o pequeñas empresas. Podrás compartirlo con otros usuarios en el caso de que lo necesites y se puede instalar en red local sin ningún tipo de límites.

Opinión de freelance sobre ContaSOL

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Herramientas gratuitas de almacenamiento para freelance

En ocasiones habrás querido enviar o recibir un archivo demasiado pesado, o simplemente te preocupaba que algo le pasara a tu móvil o a tu ordenador y no poder recuperar nunca esas fotografías o documentos. Para que tu lado freelance pueda descansar nada como una herramienta de almacenamiento en la nube que te permita acceder a los recursos que necesitas desde cualquier parte.

1. Pocket

Cómo funciona Pocket

Pocket es ideal para esos freelance que no dejan de coger referencias de todas partes (redes sociales, aplicaciones, webs…) y acaban con un millón de páginas favoritas. Como si se tratase de un Pinterest de todo lo que ves que te interesa, guarda cualquier tipo de enlace y te permite personalizar la lectura.

Opinión de freelance sobre Pocket

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2. DropBox

Cómo funciona DropBox

Un clásico, ¿pero cómo no mencionar esta herramienta? Además de guardar tus archivos y asegurarte de que estén protegidos, Dropbox también puede integrarse con otras herramientas como Slack o Zoom para que puedas tenerlo todo en un mismo sitio.

Opinión de freelance sobre DropBox

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3. Mediafire

Cómo funciona Mediafire

Si utilizas otras aplicaciones de Android esta herramienta te permitirá guardar todos tus archivos de una manera sencilla, guardando tus fotos o vídeos y pudiendo acceder a ellos desde cualquier dispositivo. Tiene hasta 12 GB de almacenamiento online gratuito.

Opinión de freelance sobre Mediafire

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4. Flipdrive

Cómo funciona Flipdrive

Flipdrive es perfecta para compartir y guardar archivos cifrados de gran tamaño. Cuenta con un sistema de gestión de contactos para poder organizar y administrar los contactos. Esto te permitirá compartir archivos con individuos y grupos enteros sin que estabas que ir escribiendo las direcciones de correo electrónico una a una.

Opinión de freelance sobre Flipdrive

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5. hubiC

Cómo funciona hubiC

Si lo tuyo es hacer copias de cada cosa porque NUNCA SE SABE. Tranqui, con hubiC por cada archivo que subas a su servicio se replicará tres veces en tres lugares de Europa. Además, si editas un archivo en tu ordenador lo estarás actualizando en todos los demás dispositivos y tienes hasta 25GB gratis.

👉 Descubre HubiC

Herramientas gratuitas de meditación para freelance

¿Pensabas que en todo este artículo no íbamos a pararnos ni una sola vez a hablar del necesario descanso que te mereces como freelance? Esta sección ha sido patrocinada por tus amistades más cercanas, que están deseando disfrutar de un momento de relajación contigo. Por eso, hemos escogido cinco herramientas gratuitas que te ayuden a encontrar un momento de paz para ti.

1. Gurumind

Cómo funciona Gurumind

Es una aplicación muy completa, tanto si quieres iniciarte en la meditación como para aprender técnicas de respiración o tener relajaciones guiadas.Una de sus secciones más populares es la de insomnio, pero puede que encuentres justo una que se adapte a lo que necesitas.

Opinión de freelance sobre Gurumind

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2. PetitBambou

Cómo funciona PetitBambou

Con esta aplicación dispondrás de más de 620 sesiones para poder explorar el mundo de la meditación. Además de los temas relacionados con el estrés o el miedo, también encontrarás alguno enfocado sobre la crianza compasiva. Además, también podrás utilizarla sin conexión a internet para que ninguna notificación pueda interrumpir tu momento.

Opinión de freelance sobre PetitBambou

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3. Calm

Cómo funciona Calm

En Calm buscan personalizar tu experiencia al máximo tratando de entender con qué finalidad estás empezando a meditar, si es un problema concreto o simplemente la introducción de un hábito saludable en tu vida. El 84% de los usuarios que han meditado con Calm 5 veces a la semana han observado una mejora en su salud mental. También tienes una opción para niños para poder compartirla con los pequeños de la casa.

Opinión de freelance sobre Calm

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4. Headspace

Cómo funciona Headspace

Después de la pandemia nación ‘Headspace’ para ayudar a poner la salud mental en un primer plano. Puede que sus coloridas ilustraciones te suenen de verlas en Netflix, y es que también está disponible en esta plataforma. Está muy presente ponerse pequeños objetivos, no se trata de ‘dejar la mente en blanco’ sino de ser menos exigentes con nosotros mismos.

Opinión de freelance sobre Headspace

5. Insight Timer

Cómo funciona Insight Timer

Además de tener una aplicación disponible, con Insight Timer también podrás sentirte parte de una comunidad que participa en sus propios eventos especiales. Además de meditaciones guiadas también podrás encontrar una clase de yoga en directo y reproducirla desde el teléfono en tu televisión.

Opinión de freelance sobre Insight Timer

👉 Descubre Insight Timer

¿A qué esperas? Regístrate en Xolo en sólo 10 minutos hoy mismo y dile adiós al agobio de darte de alta como freelance.

Sobre Marta

Marta Puerto, escribe artículos sobre el trabajo freelance en este blog desde 2021. Apasionada por la comunicación, el storytelling, los idiomas y el branding, es actualmente Marketing Manager de Xolo en España, una gestoría digital que combina un equipo de gestores con una plataforma de facturación y contabilidad pensada exclusivamente para autónomos.

A pesar de ser empleada, trabajar completamente en remoto y en la industria del trabajo freelance le ha dado las herramientas para empatizar al máximo con este sector.

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