Cómo combatir los ladrones del tiempo más frecuentes

Marta Puerto
Escrito por Marta Puerto
el 09 de septiembre, 2021

Ser freelance es ser tu propio jefe, trabajar donde tú quieras y no tener horarios establecidos. Pero no tener un horario fijo no significa que puedas pasarte el día jugando al Animal Crossing e ir aplazando un proyecto hasta que la noche anterior de la fecha de entrega tengas que terminarlo todo de un tirón y con 5 tazas de café en vena.

Si te gusta el tiempo libre (¿a quién no?) y te gustaría ir con menos estrés por la vida, la productividad y la organización siempre serán tus mejores aliadas. Y más siendo freelance, porque tienes que solucionarlo casi todo por tu cuenta.

El primer paso para convertirte en un freelance (mega) productivo es identificar a los ladrones del tiempo. Y te preguntarás, ¿de qué me estás hablando? Aunque tengan nombre del título de la novela que se está leyendo tu prima de 12 años, en realidad son una metáfora usada en el mundo de la productividad para designar a aquellas pequeñas cosas que interfieren en tu curro. Son interrupciones en tu día a día que te roban tiempo de trabajo y, aunque suelen ser pocos minutos cada vez, se van acumulando. El tema es que ese tiempo nadie te lo devolverá (y ya hemos tenido suficiente con el tiempo que nos ha robado el 2020), así que mejorar en este aspecto no es moco de pavo.

En pocas palabras, los ladrones del tiempo son los enemigos de la productividad y nosotros vamos a ayudarte a combatirlos en este artículo.

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Deja de mirar el correo

Es un clásico mirar la bandeja de entrada de email cada 5 minutos para ver si nos ha respondido ese cliente —el que parece estar haciéndonos ghosting. Pero, como te imaginarás, no es lo mejor para nuestra concentración. Y no es que solo interfiera en tu flujo de trabajo y en tu creatividad, sino que te quita la vida. 

Darle protagonismo a esa preocupación va a desgastarte emocionalmente. Por eso te recomendamos que para combatir a este ladrón del tiempo tan frecuente establezcas momentos al día para mirar tu correo, en vez de estar entrando todo el rato. Por ejemplo, a primera hora, antes de empezar con cualquier tarea, en tu pausa antes de comer (no vamos a decirte que lo hagas mientras comes porque mejor que hagas pausas reales) o al final del día.

Lo de revisar o no la bandeja de entrada no siempre es una cuestión de autocontrol, sino que la tentación ha ido aumentando desde hace unos años, ya que ahora podemos acceder a nuestro correo incluso desde la playa gracias a nuestro querido smartphone. Y aunque al final eres tú quien decide entrar o no a la app del email, si tienes las notificaciones desactivadas, te será más fácil ignorar el deseo de echarle un ojo a ver si hay novedades.

Silencia las notificaciones del WhatsApp (y de paso las de Insta)

Felicita a [nombre] por su nuevo puesto de [nombre de la posición] en [start up]. ¿Te suena? Es la típica notificación de Linkedin que te hará querer cotillear el perfil de aquel compañero de la primaria al que le has perdido la pista. Y habrás perdido 5 minutos de tu tiempo. Súmale los 10 minutos que te pasas en la página de Explora del Instagram mirando vídeos (o quizás eres más de TikTok que de Reels).

Sea como sea, que la pantalla que tienes encima de la mesa se encienda cada pocos minutos no va a ayudarte a terminar tu trabajo a tiempo. Igual que con el caso del correo, prestarle atención a tu móvil cada vez que vibra hará que pierdas el tiempo sin darte cuenta.

Y aunque ignorar el grupo de WhatsApp que tienes con tu cuadrilla para ver qué se cuece o qué planes hay para el finde es difícil, no es imposible. Así que silencia las notificaciones, pon el móvil en modo “no molestar” durante 2h por lo menos y obligate a no cogerlo hasta pasado ese tiempo.

No hagas videollamadas innecesarias

A ver, las reuniones de vídeo en sí no son malas, pero pueden convertirse en ladrones de tiempo cuando no son realmente necesarias. ¿Qué significa eso? Pues que un cliente te agende una reunión de Zoom y luego llegue 10 minutos tarde o se pase los 15 primeros minutos divagando y contándote su vida. O que te proponga un proyecto del que no está muy seguro, las condiciones no están claras o lo más importante: es una reunión que podría haber sido un email. Ve con cuidado, quizás estés frente a un cliente tóxico.

Lo importante para que una llamada sea eficiente, productiva y fructífera es que esté estructurada, con una clara dirección. Vaya, que hay que traer la reunión preparada de casa y sobre todo que al final queden claros los siguientes pasos, las fechas de entrega y demás. Para que el tiempo invertido no haya sido en vano.

Clarifica al máximo las condiciones del proyecto

A veces muchos freelance dejan cosas en el aire al aceptar un proyecto por miedo a ser rechazados si hacen muchas preguntas o ponen “muchas trabas”. Pero la verdad es que no estar en la misma página con tu cliente de primeras le costará caro a tu productividad y a tu salud mental.

Deja por escrito cualquier cosa hablada por teléfono o en una reunión, que luego no vale culpar a Mercurio retrógrado. Es mejor dejarlo todo bien claro al inicio de un proyecto, porque todos sabemos que hay muchos clientes que no saben lo que quieren al principio y cuando las responsabilidades no están claras hay miles de idas y venidas o reuniones en Zoom que podrían haber sido un email.

O por ejemplo, ¿te pagarán el 50% del proyecto por adelantado? Establécelo al inicio para que luego no tengas que perder tiempo persiguiendo a ese cliente para que te pague y sintiéndote mal.

Procrastina lo mínimo

Procrastinar es algo muy humano, todos lo hacemos. A qué freelance no le ha pasado que le da mucha pereza hacer la declaración trimestral y en vez de eso se pone a hacer cualquier cosa, como a... limpiar el horno (oye, ¿cada cuánto habrá que hacer eso?). 

Lo malo de procrastinar en el trabajo es que tareas que no eran urgentes antes pueden llegar a serlo y con eso lo único que ganarás será estrés, ansiedad y sentimientos de culpabilidad. Es más fácil decirlo que hacerlo, pero es que ir aplazando todo lo que no te gusta o no quieres hacer no hará que desaparezca. 

Así que en vez de posponer esas cosas que te fastidian, agarra el toro por los cuernos y céntrate en hacerlas para momentos en que estés de buen humor, con más energía y ganas, para que te sea más leve.

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Ahora que ya hemos identificado los ladrones de tiempo más frecuentes, fíjate en cuáles son los tuyos para poder combatirlos. ¿Sabes cuál es otra forma de mejorar tu productividad? Delegar tus tareas administrativas a Xolo, porque sabemos que vas a encontrar cualquier otra cosa mejor que hacer que la declaración trimestral. Y como es tu obligación presentarla, nosotros nos ocupamos de ella. De eso y del resto de papeleo de autónomo, que es en realidad un importante ladrón de tiempo para los freelance.