Hai preso la decisione di diventare libero professionista e di aprire la partita IVA? Avrai bisogno, dunque, di conoscere meglio alcuni aspetti del tuo nuovo inquadramento fiscale: senza dubbio fondamentale, tra gli altri, è la gestione della contabilità.
Hai mai sentito parlare di contabilità ordinaria, di contabilità semplificata e di scritture contabili? Conosci come funzionano, quali sono i rispettivi limiti e quali gli obblighi, quali i vantaggi e gli svantaggi? Sai come si può passare da un tipo di contabilità all’altra e come tenere correttamente la contabilità se aderisci al regime forfettario? Sai come gestire un conto corrente aziendale se sei un libero professionista?
In questa guida cercheremo di approfondire tutti questi aspetti e di illustrare al meglio tutto ciò che un libero professionista deve sapere in fatto di gestione della contabilità.
Gli adempimenti contabili dei liberi professionisti
Prima di approfondire la questione, partiamo dall’inizio: quando si apre la partita IVA, cioè quando si avvia una attività economica sia professionale che di impresa, ci si trova davanti a diversi obblighi. Uno di questi è proprio l’obbligo di tenuta delle scritture contabili, che in pratica consiste nell’annotazione di tutte le singole operazioni economiche e finanziarie che il libero professionista compie nell’arco del tempo.
Il libero professionista può scegliere essenzialmente tra due tipi di gestione contabile, quella semplificata e quella ordinaria: questa scelta non viene fatta arbitrariamente, bensì sulla base di alcuni specifici fattori, ad esempio l’adesione o meno al regime fiscale agevolato, al volume di affari generato, alla forma giuridica che l’attività professionale assume.
La contabilità semplificata e quella ordinaria hanno la medesima funzione (tenere traccia dei principali movimenti economici al fine di eludere l’evasione fiscale e di avere un quadro chiaro della situazione finanziaria dell’attività), ma differiscono per alcuni aspetti e hanno obblighi, limiti e vantaggi diversi: analizziamoli nel dettaglio per capire quando conviene utilizzare un tipo di gestione e quando l’altro.
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Contabilità semplificata e contabilità ordinaria: quale regime contabile scegliere da freelance
Nei prossimi paragrafi prenderemo in considerazione la contabilità ordinaria e la contabilità semplificata, il loro funzionamento e le loro peculiarità. Innanzitutto qui proviamo a vedere le principali differenze tra i due tipi di regime contabile.
Obbligatorietà:
il regime ordinario è sempre da tutti adottabile come scelta all’interno della dichiarazione dei redditi, ma diventa obbligatorio nei seguenti casi:
- per le cooperative
- per le società di capitali
- per le ditte individuali e per le società di persona che abbiano superato nell’anno precedente il tetto massimo di 500.000 € di fatturato (per prestazione di servizi, come potrebbe essere per esempio l’attività di consulenza immobiliare) o di 800.000 € di fatturato (per la vendita di beni e in generale per tutti gli altri casi)
Risultato di esercizio:
Nel caso della contabilità ordinaria, il risultato di esercizio viene stabilito esclusivamente dal principio di competenza, mentre per la contabilità semplificata esso può essere determinato sia dal principio di cassa che da quello di competenza.
Scritture contabili:
Il regime di contabilità ordinaria prevede che venga tenuta traccia di tutte le scritture contabili, e in particolar modo di:
- registri IVA (e cioè il registro delle fatture emesse e dei corrispettivi e il registro degli acquisti)
- libro giornale
- libro inventari
- scritture di magazzino e rimanenze
- scritture ausiliarie (e cioè tutti i pagamenti, gli incassi e tutto quanto afferisce ai “mastrini”)
- registro dei beni ammortizzabili
Tutte queste scritture servono per redigere il bilancio annuale e vengono rilevate tramite il metodo della doppia partita.
Il regime di contabilità semplificata, invece, prevede che in linea di massima vengano tracciate solamente le seguenti scritture contabili:
- registri IVA
- registro dei beni ammortizzabili
Contabilità semplificata per liberi professionisti
Dopo aver capito le principali differenze tra i due regimi di contabilità, analizziamo passo a passo che cos’è la contabilità semplificata, come funziona, quali sono i suoi obblighi e i suoi limiti, cercando di capirne vantaggi e svantaggi e quando è opportuno farne ricorso.
Che cos’è la contabilità semplificata
La contabilità semplificata è un sistema che registra i fatti e i movimenti economici relativi alla gestione e all'amministrazione della ditta individuale o della società di persona, in modo analitico ma più “alleggerito” rispetto alla contabilità ordinaria. Esistono dei prerequisiti per accedere a questo tipo di regime, in mancanza dei quali è obbligatorio utilizzare la contabilità ordinaria.
Come funziona la contabilità semplificata
Come anticipato nei paragrafi precedenti, per poter utilizzare il regime di contabilità semplificata è necessario che la propria impresa sia un lavoratore autonomo, una piccola impresa, una ditta individuale oppure una società di persona (le s.a.s, che sta per società in accomandita semplice, e le s.n.c., cioè le società in nome collettivo) o una società di fatto che non abbia superato, nel corso dell’anno precedente, il limite massimo di fatturato di 500.000 € (in caso di prestazione di servizi) o di 800.000 € (in tutti gli altri casi). Le società di capitali e le cooperative, oltre che chiunque voglia in modo facoltativo, devono invece aderire alla contabilità ordinaria.
La contabilità semplificata, sostanzialmente, deve il suo nome al fatto che riduce notevolmente la mole di scritture contabili che è obbligatorio tenere, eliminando la traccia dei movimenti inerenti all’ambito finanziario rilevabili con partita doppia, come vedremo meglio nei paragrafi successivi.
Proprio per questo motivo, oltre che il principio di competenza è valido, per la contabilità semplificata, anche il principio di cassa al fine di determinare il risultato di esercizio: ciò significa che il reddito può essere calcolato soltanto in modo relativo a ciò che viene realmente pagato e incassato.
Gli obblighi della contabilità semplificata
L’obbligo maggiore di coloro che aderiscono al regime di contabilità semplificata sta dunque nella tenuta delle seguenti scritture contabili:
- i registri IVA, e cioè in particolare il registro delle fatture emesse con i corrispettivi: le fatture devono essere emesse e tenute in ordine cronologico, dalla più vecchia alla più recente, e devono essere registrate entro 60 giorni dalla conclusione dell’operazione o dalla prestazione di servizio
- il registro degli acquisti
- il registro dei beni ammortizzabili
- il libro unico del lavoro (questo solamente nel caso in cui ci sia la presenza di personale dipendente)
Tutti gli altri registri (libro giornale, libro inventari, scritture di magazzino e scritture ausiliarie) non sono invece obbligatori.
I vantaggi e i limiti della contabilità semplificata
Il principale vantaggio della contabilità semplificata, ovviamente, è il fatto che non è necessario tenere traccia di tutte le singole scritture contabili, né redigere un bilancio annuale, cosa che riduce notevolmente il tempo e i costi di gestione. Dall’altra parte, però, questo implica il fatto che in questo modo è più difficile monitorare in modo puntuale e preciso la situazione economica, avere un quadro chiaro e netto del controllo di gestione e redigere i bilanci infra-annuali.
Contabilità ordinaria per liberi professionisti
Abbiamo già iniziato a parlare della contabilità ordinaria (che può essere chiamata anche contabilità generale), dei suoi obblighi, dei suoi limiti, dei suoi vantaggi e svantaggi e di come funziona, oltre che delle sue differenze con il regime di contabilità semplificata. Analizziamo ogni caratteristica nel dettaglio.
Che cos’è la contabilità ordinaria
Il regime di contabilità ordinaria è il sistema che prevede la registrazione di tutti i fatti e i movimenti economici relativi alla gestione e alla amministrazione dell’azienda, della società di capitale o della cooperativa, in modo analitico, e che traccia i movimenti sia all’interno dell’azienda sia all’esterno, con clienti, fornitori, banche, etc.
Come funziona la contabilità ordinaria
La contabilità ordinaria è, come si è detto, facoltativa per chiunque la voglia adottare e obbligatoria per le società di capitali, per le cooperative e per le ditte individuali o le società di persona che nel corso dell’anno precedente hanno oltrepassato il limite di 400.000 € (se si parla di prestazione di servizi) o di 700.000 € di fatturato (soglia valida per tutti gli altri casi).
Tutte le scritture contabili che vedremo nel paragrafo successivo devono essere rilevate tramite il sistema della doppia partita al fine di poter redigere il bilancio e determinare il risultato di esercizio. A tal proposito, all’interno della contabilità ordinaria si applica solamente il principio di competenza (e non quello di cassa).
Gli obblighi della contabilità ordinaria
Per coloro che aderiscono al regime di contabilità ordinaria è previsto l’obbligo di tenuta di tutte le seguenti scritture contabili:
- libro giornale
- libro inventari
- scritture di magazzino e rimanenze
- scritture ausiliarie (cioè i mastrini con le indicazioni degli incassi e dei pagamenti)
- registro dei beni ammortizzabili (previsto anche nella contabilità semplificata)
- registri IVA (previsti anche nella contabilità semplificata, cioè il registro delle fatture emesse e il registro degli acquisti)
I vantaggi e i limiti della contabilità ordinaria
Esattamente al contrario della contabilità semplificata, il regime di contabilità ordinaria ha il limite di essere più oneroso in termini di tempo e costi di gestione, visto il numero delle scritture da registrare. Proprio per questo, però, presenta il grande vantaggio di mantenere perfettamente sotto controllo i conti economici e di poter costantemente analizzare tutti i movimenti, in particolare se il giro di affari è significativo. In questo modo redigere il bilancio infra-annuale e il bilancio di esercizio è molto più semplice e il controllo di gestione può avere a disposizione moltissime informazioni di tipo finanziario, economico e patrimoniale, utili a fare previsioni e analisi per lavorare nel modo migliore per il futuro dell’azienda.
Un altro vantaggio, inoltre, è dato dal fatto che la gestione ordinaria può essere usata per gli accertamenti previsti dell’Agenzia delle Entrate, che non può contestarla a meno che non ne dimostri l’inattendibilità: avendo a disposizione l’intero quadro dei movimenti e delle operazioni dell’azienda, sarà più facile rispondere nel dettaglio alle eventuali domande mosse dall’Agenzia delle Entrate.
Il passaggio dalla contabilità semplificata alla contabilità ordinaria
L’adesione alla contabilità ordinaria o alla contabilità semplificata non è fissa nel tempo: a patto di rispettare le regole e i requisiti giuridici e finanziari visti in precedenza, i contribuenti hanno la possibilità di passare fluidamente da un regime all’altro.
I liberi professionisti, in particolare, al momento dell’avvio della propria attività utilizzeranno tendenzialmente la contabilità semplificata (avendo sempre come possibilità in ogni caso l’adesione alla contabilità ordinaria): se dovessero superare i limiti economici o scegliere di cambiare tipo di contabilità, dovranno comunicarlo formalmente all’Agenzia delle Entrate compilando, nella dichiarazione IVA annuale, il relativo quadro VO.
Come tenere correttamente la contabilità nel regime forfettario
Come è noto, ormai dal 2015 in Italia è stato introdotto un tipo di regime fiscale agevolato, il regime forfettario, a cui solitamente aderiscono i liberi professionisti e i lavoratori autonomi, a patto che soddisfino i prerequisiti necessari per accedervi: il principale è costituito dal limite massimo di fatturato annuo, fissato a 85.000 € dall'ultima Legge di Bilancio 2023 n. 197, pubblicata il 29 dicembre 2022 in Gazzetta Ufficiale. I vantaggi di questo tipo di regime, a differenza di quello ordinario, si ritrovano essenzialmente in un notevole abbattimento delle tasse (che in questo caso variano dal 5% per i primi cinque anni per le start up fino a un massimo di aliquota forfettizzato al 15%) e, appunto, degli adempimenti in materia di gestione della contabilità.
Tornando all’argomento principale di questa guida, dunque, i liberi professionisti in regime forfettario possono godere senza dubbio del regime di contabilità semplificata: il loro unico obbligo, infatti, è quello di emettere e conservare tutte le fatture in ordine cronologico, con numerazione progressiva e marca da bollo – ricordiamo che a partire da luglio 2022 anche i liberi professionisti hanno l’obbligo di emettere fattura elettronica e non più analogica, obbligo che era già previsto anche in precedenza nel caso di fatture verso la Pubblica Amministrazione.
Il libero professionista in regime forfettario viene automaticamente esonerato dalla tenuta di tutti gli altri registri contabili che abbiamo esaminato nei paragrafi precedenti.
Conto corrente per liberi professionisti
Chi sceglie di essere un libero professionista spesso prende la decisione di aprire un conto corrente dedicato esclusivamente alla propria attività professionale, distinto dal conto corrente personale: questo non è obbligatorio per legge (nonostante in passato il Governo abbia provato a renderlo tale), ma offre indubbiamente alcuni vantaggi, primo tra tutti il fatto di poter monitorare meglio il flusso di cassa, gestire e controllare in modo più immediato le spese aziendali distinguendole da quelle personali e snellire la dichiarazione dei redditi e i rapporti con l’Agenzia delle Entrate, poiché il reddito del libero professionista, come detto, viene stabilito in base al principio di cassa.
Naturalmente questo è molto utile nel caso in cui i liberi professionisti abbiano delle entrate e delle uscite considerevoli ogni mese. In modo periodico, poi, si può prevedere un trasferimento di una determinata somma dal conto corrente aziendale a quello personale.
Il risultato è una gestione migliore di entrambi i conti correnti, avendo la garanzia di non confondere gli utili che servono all’attività professionale con quelli necessari per la propria vita privata e personale.
Obbligo di avere un conto corrente aziendale nel regime forfettario
Come anticipato nel paragrafo precedente, ad oggi per i liberi professionisti che aderiscono al regime forfettario non esiste alcun obbligo di legge in merito all’apertura di un conto corrente aziendale: quest’obbligo esiste ed è in vigore solamente per coloro che aderiscono al regime di contabilità ordinaria, dunque come abbiamo visto per le società di capitali e per le ditte individuali, le società di professionisti e le società di persone che hanno superato il limite annuo di 400.000 € di fatturato.
Un consiglio: se si apre un conto corrente aziendale, è bene che esso non risulti cointestato con un’altra persona (ad esempio i figli o il coniuge), al fine di evitare problemi futuri di gestione del conto e in sede di dichiarazione dei redditi.
Inoltre, un conto corrente aziendale deve necessariamente poter permettere alcune operazioni specifiche e garantire determinati servizi: in particolare, naturalmente, deve poter permettere il pagamento in via telematica del modello F24 per i contributi e le tasse e poter assicurare la ricezione del pagamento da parte dei clienti, deve garantire il servizio di home banking, il deposito mobile e possibilmente non prevedere alcuna spesa di canone mensile, tasso di interesse o commissione per le operazioni. Infine, molto importante per un conto corrente aziendale è avere un ottimo e pratico servizio clienti, pronto a rispondere in tempi rapidi a ogni esigenza e necessità.
Conto corrente aziendale estero
Potrebbe rivelarsi necessario, per un libero professionista che lavora online, dover aprire un conto corrente estero, in particolare se l’attività professionale viene prevalentemente pagata con una valuta straniera: per questo motivo, appunto, potrebbe essere più conveniente l’apertura di un conto corrente estero, senza andare incontro ad alcun ostacolo a livello fiscale.
A prescindere da questo, sarà comunque sempre necessario mantenere aperto anche un conto corrente italiano per i pagamenti fiscali della dichiarazione dei redditi (a tal proposito è importante compilare il quadro RW nel modello Redditi Persone Fisiche), anche perché tutto ciò che viene incassato sul conto corrente estero sarà comunque fatturato in Italia.
Se sei un libero professionista alle prese con la gestione della propria contabilità avrai senza dubbio trovato in questa guida le informazioni chiave per comprenderne il funzionamento: ma se hai ancora qualche dubbio sulla contabilità ordinaria e la contabilità semplificata, sul regime forfettario e sulla necessità di un conto corrente aziendale, non esitare a rivolgerti agli esperti di Xolo. Iscriviti ora e scopri quanto può essere semplice la gestione della tua Partita IVA!
