Al giorno d’oggi sempre più persone prendono la coraggiosa decisione di intraprendere la carriera del libero professionista: questa strada porta senza dubbio moltissimi vantaggi, come una maggiore libertà di organizzazione di tempi e spazi di lavoro e una possibilità di guadagno più alta, ma anche tante questioni delicate che bisogna saper gestire nel modo corretto, ad esempio la mancanza di un incasso fisso mensile e i numerosi costi da tenere in considerazione.
È proprio su quest’ultimo aspetto, i costi che un libero professionista deve affrontare, che si concentra questa guida, con lo scopo di suggerire diversi consigli per ottimizzarli al meglio e tutti i modi in cui è possibile ottenere un po’ di risparmio economico.
Quali sono i principali costi del libero professionista
Prima di pensare a come poter ridurre le varie spese, iniziamo ad elencare quali sono i principali costi che un libero professionista deve considerare: questo è fondamentale sia nel momento in cui si valuta la scelta del lavoro autonomo anziché del lavoro dipendente sia quando si redige il proprio tariffario o preventivo per i clienti, al fine di non ritrovarsi poi con un fatturato netto, una volta tolti appunto i costi, molto molto basso, ed evitare in generale brutte sorprese a livello economico.
I principali costi che il libero professionista deve sostenere sono dunque i seguenti:
- Apertura della Partita IVA
Come abbiamo spiegato nell’articolo dedicato interamente a questo argomento, il primo passo da compiere per poter lavorare in modo autonomo è aprire la propria partita IVA.
Questa operazione è relativamente rapida e semplice, poiché basta fare richiesta all’Agenzia delle Entrate, in una delle sedi fisiche oppure online, la quale rilascia il codice composto da undici cifre che identifica la nuova partita IVA. In questo caso l’operazione non ha alcun costo, mentre se ci si affida all’intermediazione di un commercialista (che sia tradizionale oppure online) o di un CAF (cosa molto consigliata per evitare di incappare in errori burocratici) sarà necessario pagare il loro lavoro di supporto nella procedura.
- Costi legati all'esercizio della libera professione (tasse, tributi e contributi)
I costi maggiori che un libero professionista deve sempre tenere in considerazione, calcolandoli e preventivandoli a monte, sono quelli relativi alle tasse, ai tributi e ai contributi da versare annualmente allo Stato, come abbiamo spiegato nell’articolo dedicato.
Infatti, se nel lavoro dipendente è il datore di lavoro che paga per il dipendente questi oneri trattenendoli dalla busta paga lorda, in questo caso è il libero professionista che deve provvedere in prima persona a pagare tasse e contributi.
- La percentuale di tasse da pagare è stabilita dal regime fiscale a cui si aderisce: se si aderisce al regime forfettario – avendo i requisiti per farlo – tutte le tasse sono appunto forfettizzate in una percentuale fissa e agevolata, che è di norma pari al 15% del fatturato annuo complessivo (o addirittura al 5% per i primi cinque anni di attività di una start-up); se invece si aderisce al regime ordinario le tasse si pagano sulla base di scaglioni di reddito e possono andare da un minimo del 23% a un massimo del 43% del fatturato annuo. Rimandiamo all’articolo dedicato per capire come eseguire esattamente il calcolo delle tasse in regime forfettario a partire dal reddito imponibile.
- I contributi previdenziali invece vengono pagati in percentuali e cifre diverse a seconda del tipo di attività economica che si svolge: se si è un artigiano o un commerciante è necessario iscriversi alla apposita Gestione IVS artigiani e commercianti e si dovrà pagare un importo fisso di 3.836,16 € su un minimale di reddito annuo di 15.953,00 €, e l’aliquota del 24% (per gli artigiani) e del 24,8% (per i commercianti) sulla quota che eccede il minimale. Se invece si è un libero professionista, è necessario iscriversi alla cassa di riferimento del proprio Ordine o Albo, che prevede dei contributi fissi; se invece non si ha una cassa specifica bisogna iscriversi alla Gestione separata INPS dove è stata stabilita una percentuale di contributi da versare che varia leggermente ogni anno – per il 2022 è pari al 26,23% dei ricavi annuali.
- La chiusura della partita IVA
Anche chiudere la partita IVA, procedura di cui abbiamo parlato in questo articolo, nel caso non venga più utilizzata, ha un costo che si aggira intorno ai 100 €, ma se essa rimane non attiva per tre anni consecutivi verrà chiusa in automatico senza costi per il libero professionista
- Il supporto di un professionista
Seppur questa voce di costo non sia obbligatoria, è caldamente consigliato a tutti i liberi professionisti di farsi seguire da un esperto del settore, al quale andrà corrisposto il pagamento della tariffa per i servizi prestati.
A causa della molta burocrazia e complessità di alcuni aspetti fiscali, è infatti fin troppo facile incappare in errori che, se non evitati o non risolti nel modo corretto, possono portare a conseguenze anche pesanti sul piano economico, fiscale e legale. In uno dei paragrafi successivi vedremo come poter ottimizzare i costi del commercialista.
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Come un libero professionista può risparmiare sui costi: detrazioni e deduzioni fiscali
Veniamo adesso ai suggerimenti su come poter diminuire e ottimizzare i costi sopra elencati per provare ad ottenere un risparmio economico. Il primo suggerimento riguarda le detrazioni e le deduzioni fiscali alle quali il libero professionista può ricorrere: ne abbiamo parlato diffusamente in questo articolo dedicato.
In sintesi, i liberi professionisti che aderiscono al regime ordinario hanno la possibilità di scaricare diverse spese, presentando la relativa documentazione (fatture, scontrini, ecc). Le detrazioni fiscali vengono sottratte direttamente dalle tasse, in particolare dall’IRPEF (è importante conoscere a tal proposito le novità che ha introdotto in materia la Legge di bilancio del 2022), mentre le deduzioni si possono sottrarre dal reddito tassabile.
Le spese che si possono scaricare sono di diversa natura e in percentuali differenti, le cose importanti è che esse siano sempre documentate e connesse e riconducibili in qualche maniera all’attività professionale svolta, secondo i criteri di inerenza, certezza e determinabilità.
Le principali spese scaricabili sono le seguenti (per l’elenco completo e dettagliato rimandiamo all’articolo dedicato):
- Attrezzatura tecnica (computer, tablet, telefoni, specifici software): deducibili al 100%
- Utenze: se relative all’ufficio, le spese per le utenze sono deducibili al 100%, se relative all’abitazione adibita anche a luogo di lavoro sono deducibili al 50%
- Ammodernamento e arredo della sede di lavoro: deducibili al 50% sia che si tratti dell’ufficio che della propria abitazione
- Viaggi e trasporti: deducibili al 100% entro la soglia dei 10.000 € all’anno
- Hotel e ristoranti: deducibili al 75% entro il limite del 2% dei compensi totali fatturati in un anno
- Corsi di formazione e aggiornamento professionale, riviste di settore, assicurazione professionale, valori bollati e materiale di cancelleria: tutte queste spese sono deducibili al 100%
- Autovettura: le spese di manutenzione e carburante per l’auto sono deducibili al 20%
- Telefonia: le spese di utilizzo e di acquisto del cellulare sono deducibili al 80%
Come ottimizzare i costi: undici consigli utili per un notevole risparmio economico
Oltre al risparmio dato dalle detrazioni e dalle deduzioni fiscali, ci sono altri metodi per ottimizzare i costi che un libero professionista deve sostenere.
Vediamo insieme gli 11 consigli più efficaci per risparmiare!
- Scegliere la forma giuridica più adeguata
Quando un lavoratore autonomo apre la partita IVA deve decidere la forma giuridica più idonea per la sua professione. Di questo tema ne abbiamo parlato ampiamente in questo articolo: è bene sapere, infatti, che ogni forma giuridica, cioè lo status in cui viene inquadrata l’attività economica, è regolamentata da norme specifiche che vanno a influire sulla struttura, sull’organizzazione e soprattutto sulla tassazione dell’attività, proprio per questo è fondamentale scegliere quella migliore per il libero professionista.
- Farsi pagare nel modo corretto e stabilire la propria tariffa da freelance
Lavorare come libero professionista richiede, tra le altre, la capacità di saper calcolare adeguatamente la propria tariffa da esporre ai clienti. Questo non è semplice, poiché la cifra del proprio compenso deve essere sufficientemente alta da contenere tutti i costi che abbiamo analizzato e anche una (buona) parte di guadagno, ma allo stesso tempo deve essere competitiva con quelle proposte dai competitors del settore, né esageratamente più alta né più bassa. È possibile calcolare la propria tariffa su base oraria oppure su un progetto: ognuna delle due strade presenta dei vantaggi e degli svantaggi ed esistono dei calcoli specifici da eseguire per trovare la propria tariffa ideale: abbiamo approfondito questo argomento in questo articolo.
- Analizzare, tracciare e catalogare tutte le spese
Questo suggerimento ha una doppia valenza. Da un lato, infatti, è fondamentale tenere traccia documentata di tutte le spese sostenute per poterle regolarmente scaricare a livello fiscale, come visto nel paragrafo sulle deduzioni fiscali, dall’altro lato è un ottimo metodo per avere sempre presente al dettaglio il quadro generale della situazione economica.
È meglio, infatti, sapere quotidianamente quali spese si sostengono e quali cifre “escono” dal bilancio anziché trovarsi poi con brutte sorprese nel momento, per esempio, della dichiarazione dei redditi. Questo aiuta inoltre ad evitare le spese futili e rinunciabili e man mano a ridurle o addirittura a eliminarle dalle proprie abitudini, evitando così anche uno spreco di denaro. Ognuno può trovare il metodo più congeniale per tracciare le spese: uno dei più semplici e immediati è senza dubbio una tabella excel dove inserire ogni singola voce di costo, anche quelle più piccole e in apparenza insignificanti, ma esistono infinite opzioni più complesse e tecnologiche. È bene, oltre che elencare i costi sostenuti, anche dividerli per categorie: ad esempio distinguendo tra costi fissi e costi variabili e tra le spese effettuate per i diversi settori (tasse, contributi, commercialista, gestione, trasferte, materiale promozionale e via dicendo).
- Pianificare le spese
Oltre a tenere traccia di tutte le spese realmente effettuate, è buona norma avere anche una pianificazione a monte delle spese che certamente si dovranno sostenere, per esempio, su base mensile, impostando magari anche un tetto massimo che tenga conto di eventuali imprevisti (visite mediche, riparazione dell’auto o della lavatrice, ecc.), da considerare separatamente in una categoria apposita. Il budget mensile può essere rivisto periodicamente e si possono creare dei sotto-budget per ciascuna delle voci di spesa principali. È inoltre importante verificare costantemente l’andamento delle spese e l’eventuale superamento del tetto massimo.
- Definire le proprie priorità a livello economico e finanziario
Esistono diversi modelli per tenere sotto controllo i costi e i ricavi della propria attività; uno dei più famosi è il cosiddetto 50/30/20. Esso, infatti, ripartisce il reddito in tre segmenti suggerendo a che cosa è bene che ciascuno sia dedicato: il 50% da destinare alle spese per sostenere tutti i costi che abbiamo visto finora, il 30% alle spese personali e di piacere, il 20% a fondi di risparmio. È naturalmente possibile crearsi il proprio modello sulla base delle priorità individuali, non discostandosi troppo dalle percentuali qui illustrate.
- Sfruttare la tecnologia e l'automazione
Sia per la pianificazione e tracciamento delle spese che più in generale dove la tecnologia può essere d’aiuto, è bene imparare a conoscere e utilizzare al meglio tutti gli strumenti, i software e i tools che abbiamo a disposizione. Il ricorso a questi strumenti infatti riduce il rischio di errore umano e permette di sviluppare funzioni anche complesse in tempi ridotti, ottenendo così risultati più efficaci e precisi.
Questo consiglio è applicabile anche ad altri campi, come ad esempio l’organizzazione delle riunioni: in particolare dopo il periodo di pandemia, abbiamo tutti imparato a connetterci l’uno con l’altro tramite varie piattaforme di meeting online. Così facendo, oltre a risparmiare tempo prezioso, si possono risparmiare anche i soldi degli spostamenti per raggiungere la sede della riunione ed eventualmente anche quelli per pranzi, cene e aperitivi di lavoro. Non è sempre possibile né consigliabile ricorrere ai virtual meeting, ma spesso è utile per una ottimizzazione di tempo e di denaro.
- Affidarsi a servizi in outsourcing (esternalizzare)
È bene pensare se una determinata cosa può essere svolta in modo autonomo dal libero professionista o se è preferibile che egli la commissioni all’esterno, a qualcuno che magari ha competenze più specifiche. È la famosa logica aziendale del “make or buy”, applicabile anche ai freelance che devono far quadrare al meglio i propri conti, valutando caso per caso e non temendo di affidarsi a servizi in outsourcing quando, a fronte del pagamento di una tariffa, ottiene un risultato migliore di quello che avrebbe potuto avere lavorando autonomamente. Ricordiamo sempre che il tempo è denaro, e se esternalizzare un’attività consente di risparmiare tempo si avrà conseguentemente anche un risparmio economico.
- Avere due conti correnti, uno professionale e uno privato (naturalmente comunicanti tra loro)
Questo è un buon metodo per evitare di “mischiare le spese” e anche per tenere maggiormente sotto controllo le uscite, le entrate e lo stato della liquidità in entrambi i conti, e capire meglio come e dove eventualmente intervenire. Inoltre, è utile per monitorare periodicamente l’andamento del proprio obiettivo di fatturato.
- Lavorare in un coworking
Spesso l’affitto di un ufficio è troppo oneroso per un libero professionista, che allo stesso tempo però può non avere la possibilità di lavorare agevolmente (o non sempre) dalla propria abitazione.
Una soluzione ottimale a tal proposito è il co-working: sono sempre più diffusi, infatti, quegli spazi di lavoro condivisi e dotati di tutti i comfort (dalla scrivania alla rete wifi, dalla stampante alle sale riunioni e sale relax fino al servizio di portineria), che permettono ai liberi professionisti di condividere, oltre all’ufficio, anche i costi, e che inoltre consentono di fare nuove conoscenze utili a livello di network professionale.
- Tenersi costantemente aggiornati su bonus, sgravi, incentivi, ecc.
Oltre alle deduzioni e detrazioni fiscali già analizzate esistono moltissime tipologie di agevolazioni che il Ministero dello Sviluppo Economico, l’Agenzia delle Entrate ed Enti correlati mettono a disposizione periodicamente per i freelance. Non sempre è facile venirne a conoscenza, ma è importante cercare di tenersi sempre aggiornati in modo da poter fare richiesta nei tempi stabiliti per i bonus, i ristori, gli sgravi e i sussidi a cui si ha diritto. Allo stesso modo è bene avere un occhio anche sui bandi che vengono emessi all’interno del proprio settore professionale.
- Affidarsi ad un buon commercialista
Come abbiamo visto all’inizio di questa guida, il lavoro del commercialista è certamente un costo, ma è uno degli investimenti migliori che un libero professionista possa fare. Infatti, oltre a evitare errori e sanzioni che un freelance in autonomia potrebbe compiere, un buon commercialista è in grado di aiutare il proprio cliente a risparmiare proponendogli incentivi, bonus, sgravi fiscali e ulteriori agevolazioni che da solo non conoscerebbe. Ne abbiamo parlato più approfonditamente in questo articolo.
Il nostro suggerimento in questo ambito, se ancora non hai le idee chiare e vuoi toglierti qualche dubbio sui costi che un libero professionista deve sostenere e come li può ottimizzare, è quello di rivolgerti al team di commercialisti esperti di Xolo, che saranno in grado di analizzare nel dettaglio la tua situazione e offrirti consigli personalizzati e studiati ad hoc per risparmiare!