Come calcolare la propria tariffa da freelance

Hai deciso di fare il “grande salto” lasciando il tuo lavoro da dipendente e di aprire la partita IVA, diventando un libero professionista e provando a crearti la tua carriera? In bocca al lupo!

Ci sono senza dubbio moltissimi vantaggi in questa scelta, e anche qualche criticità che è bene sapere prima di avviare la propria attività. 

Per affrontare al meglio l’argomento di questa guida, e cioè scoprire come calcolare in modo corretto la propria tariffa da freelance, è bene prima fare una veloce panoramica su chi è il lavoratore freelance e come funziona la sua attività.

Chi è il freelance e come lavora

Il freelance è un particolare tipo di libero professionista che generalmente non è appartenente ad alcun ordine o albo professionale, lavora in modo autonomo e non subordinato per diversi clienti, offrendo i propri servizi caratterizzati da natura intellettuale. Alcune delle più diffuse attività da freelance sono quella del copywriter, del programmatore, del designer, del social media manager, del grafico, del traduttore e del fotografo.

Il freelance si costruisce una rete di clienti, o portfolio, ai quali appunto offre i servizi che caratterizzano la sua professionalità: può lavorare con un’azienda in modo continuativo su diversi progetti oppure su un singolo progetto o attività, fissando una tariffa oraria oppure una tariffa a progetto. Vedremo in questo articolo tutte le indicazioni e i trucchi per stabilire la tariffa più adeguata, e i vantaggi e gli svantaggi di entrambe le opzioni.

È importante ricordare che il freelance non ha un capo ed è un lavoratore autonomo: ciò significa che non ha un datore di lavoro che, all’interno della busta paga, detrae una parte del suo stipendio da versare in tasse e contributi. È lo stesso freelance che deve provvedere al versamento di tasse e contributi allo Stato nel momento della dichiarazione dei redditi: è fondamentale dunque che, all’interno della tariffa che stabilisce per i suoi servizi, sia prevista una parte di compenso che egli destinerà a questo scopo, per evitare di ritrovarsi con brutte sorprese nel momento in cui è richiesto il versamento di contributi previdenziali e tasse. Ci sono inoltre altri costi, meno evidenti, che un freelance deve conoscere nel momento in cui stabilisce la propria tariffa.

Proviamo dunque a capire insieme qual è la tariffa media di un freelance e qualche dritta per stabilire al meglio la propria tariffa, sia oraria che a progetto.

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Qual è la tariffa media dei freelance?

La tariffa di un freelance deve essere in linea con le tariffe degli altri professionisti del settore: non può, infatti, essere troppo bassa per non svalutare il suo lavoro ma nemmeno troppo alta per evitare di essere fuori mercato. Deve essere competitiva rispetto alle tariffe medie degli altri freelance e, allo stesso tempo, in grado di soddisfare le esigenze economiche del lavoratore, cioè garantirgli l’adeguata (e possibilmente sempre crescente) redditività.

Anche coloro che si stanno affacciando adesso al mondo del lavoro come freelance non devono cedere all’adozione di basse tariffe solo per farsi strada tra i diversi competitors e ostacoli: alla lunga, infatti, questo porterà a una non sostenibilità dell’attività professionale e costringerà il freelance a lavorare molte più ore del previsto senza una adeguata retribuzione, rendendo inoltre molto difficile l’equilibrio tra la vita lavorativa e quella privata.

Ma quanto guadagna in media un freelance? Secondo alcune ricerche, si stima che, in Italia nel 2021, la tariffa media oraria di un lavoratore freelance è di 25 € netti, per un totale di circa 1.500 € al mese. Questa cifra naturalmente può variare di molto da professione a professione: in alcuni specifici settori, infatti, i freelance con molta esperienza arrivano a chiedere un compenso che può essere anche di 150 € all’ora. Tendenzialmente, la tariffa oraria media cresce di anno in anno: dal 2020 al 2021, anche a causa della pandemia e delle sue conseguenze economiche, è aumentata di soli 39 centesimi. 

Tariffa oraria vs tariffa a progetto per i freelance: i pro e i contro di ciascuna opzione

“Quanto devo farmi pagare per questo lavoro?”: questa è senza dubbio una delle prime domande che ogni freelance si pone quando inizia la propria attività, oppure quando prende in carico un nuovo progetto. Per rispondere a questa domanda bisogna prendere in considerazione diversi aspetti, primo tra cui la decisione di adottare una tariffa oraria (cioè con un fisso per ogni ora lavorata) oppure una tariffa a progetto (cioè con una cifra forfait che comprende tutto il lavoro svolto per un intero progetto), come anticipato nel paragrafo introduttivo. 

Sono entrambe buone possibilità, con pro e contro che le rendono più adatte ad alcune professioni piuttosto che ad altre.

Vediamo insieme i vantaggi e gli svantaggi della tariffa oraria e della tariffa a progetto.

Tariffa oraria per freelance: vantaggi e svantaggi

Pro

• è il modo più semplice per iniziare
• valorizza il tempo del freelance, risorsa mai da sottovalutare
• il freelance viene pagato in base al tempo che impiega a svolgere quel lavoro, dunque se il progetto si allunga egli non va in perdita ma anche il compenso si adegua
• rende semplice il calcolo del guadagno potenziale 
• è particolarmente indicata per esempio per i copywriter che lavorano conteggiando le battute o le parole di un testo, dal momento che sanno indicativamente quanto riescono a scrivere nell’arco di un’ora

Contro

• penalizza il freelance che è molto veloce nel suo lavoro e può portarlo inconsciamente a essere meno produttivo
• può svalutare l’attività professionale del freelance 
• all’interno della tariffa oraria il freelance deve inserire tutti i suoi costi vivi e questo rischia di farla apparire, a un primo e superficiale sguardo, troppo alta

Tariffa a progetto per freelance: vantaggi e svantaggi

Pro

• il freelance non vende il proprio tempo, ma le proprie competenze e professionalità
• il freelance non viene penalizzato se le tempistiche del progetto vengono ridotte
• è possibile includere nella tariffa tutti i costi che effettivamente deve sostenere per la propria attività
• il freelance può dare al cliente un’idea precisa della cifra che spenderà, indipendentemente dal tempo impiegato per svolgere il progetto
• è possibile, potenzialmente, guadagnare di più, perché le ore di una giornata sono un numero finito mentre il progetto può essere gestito indipendentemente dal tempo

Contro

• il freelance deve essere molto consapevole della propria modalità e delle proprie tempistiche di lavoro per giustificare al cliente la tariffa proposta
• il freelance deve saper valutare correttamente il progetto e le sue complessità, in modo da non auto-sabotarsi e non svalutare il proprio lavoro con una tariffa troppo bassa
• il freelance deve essere ben organizzato e saper gestire correttamente il tempo e le risorse, altrimenti rischia di dover lavorare troppe ore non adeguatamente retribuite
• è sempre bene richiedere un contratto in modo da essere tutelato da eventuali modifiche del progetto che vadano a svantaggio del freelance

Come stabilire correttamente le tariffe da freelance?

Dunque, una volta presa la decisione di utilizzare la tariffa oraria o quella a progetto, come fare per stabilirla nel modo più corretto e onesto possibile, restando competitivi sul mercato ma senza svalutare il proprio lavoro e permettendo un buon guadagno? 

Esiste un vero e proprio calcolo matematico che può aiutare i freelance a stabilire la loro tariffa oraria: avere questa indicazione può comunque risultare utile anche per valutare di conseguenza il valore della tariffa a progetto, da adeguare in base alle caratteristiche e alla complessità dei singoli progetti da realizzare. 

Vediamo insieme i diversi step di questo calcolo.

 Freelance: come calcolare la tariffa oraria

Step 1: elencare i giorni lavorativi di un anno

È vero che il lavoro del freelance è per definizione molto flessibile e non richiede per forza un impegno canonico dal lunedì al venerdì ogni settimana, ma per non andare in perdita è comunque necessario fare un calcolo indicativo dei giorni lavorativi di un anno, includendo anche eventuali periodi di vacanze e di malattia in modo da non trovarsi poi svantaggiato. Dunque, con il calendario alla mano, ai 365 giorni di un anno solare bisogna sottrarre:

• 104 giorni dei weekend
• 13 giorni di festività nazionali
• 25 giorni di vacanza (o quanti in media il freelance intende dedicare alle ferie)
• 10 giorni di malattia (sempre come cifra indicativa)

In questo modo si ottiene un totale di 213 giorni lavorativi, su cui basare la propria tariffa oraria.

Step 2: conteggiare i giorni da dedicare alla formazione

considerando che l’attività del freelance è prettamente di tipo intellettuale e spesso riguarda ambiti in continua evoluzione, egli avrà bisogno di essere in costante formazione: al totale dei giorni lavorativi annui bisognerà dunque togliere altri 2 giorni (in media) al mese da utilizzare per la propria formazione. Continuando il calcolo di prima, sottraendo altri 24 giorni arriviamo così a 189 giorni lavorativi in un anno.

Step 3: conteggiare le giornate per l'acquisizione di nuovi progetti

Step 4: benchmark di settore

A questo punto bisogna calcolare la tariffa oraria netta a partire dal reddito mensile medio del proprio settore di riferimento (o di quanto, realisticamente, si desidera guadagnare). 

Continuiamo con il nostro esempio:

1. guadagno netto mensile: 2.500 €
2. giorni lavorativi mensili: 13,75
3. tariffa giornaliera arrotondata: 182 € (2.500 / 13,75) 
4. tariffa oraria: 22,75 € (182 € / 8 ore lavorative in un giorno)

Alcuni consigli per fissare al meglio le tue tariffe da freelance

Abbiamo visto come fare il calcolo esatto della tariffa oraria. Ma oltre a questo, è necessario tenere in considerazione alcuni particolari fattori, a cui spesso, soprattutto all’inizio, non si fa caso, ma che sono invece fondamentali per mantenere la propria attività sostenibile e per generare un guadagno, evitando invece di andare in perdita economica e di lavorare un quantitativo eccessivo di ore: ecco alcuni consigli per fissare al meglio la tariffa da freelance.

• Stabilire il reddito annuo che si desidera ottenere (in modo realistico e coerente) e verificare con il calcolo precedente se è in linea: bisogna stare attenti a non scendere sotto una certa soglia, altrimenti si rischia di lavorare per niente, letteralmente andando in perdita! È importante conoscere il proprio valore (oltre che i propri limiti) e cercare di ottenere un buon guadagno, senza scendere al di sotto della media di ricavi del proprio settore e senza svalutarsi, considerando anche le spese che il freelance deve sostenere per la propria vita privata, come ad esempio l’affitto o il mutuo della casa, le bollette, i pasti, l’abbigliamento, l’automobile, spese mediche impreviste, eventuali vacanze e hobby, etc.
• Considerare il tempo fatturabile e anche quello non fatturabile: un freelance, infatti, non deve sottovalutare il tempo che impiega per delle attività fondamentali per il proprio lavoro ma che non possono essere inserite nelle fatture, per esempio: il tempo per cercare nuovi clienti e nuovi progetti, per promuovere la propria attività, il tempo dedicato al lavoro d’ufficio, di amministrazione e di contabilità, il tempo dedicato a rispondere alle mail e alle telefonate, il tempo per gli appuntamenti di lavoro, e via dicendo.
• Calcolare bene tutti i costi che il freelance deve sostenere per la sua attività professionale, che essenzialmente sono:

1. Imposte, tasse e contributi (ricordiamo che questa spesa è totalmente a carico del freelance, al contrario di quanto avviene nel lavoro dipendente, ed è una delle voci che pesa di più sul bilancio finale lordo, almeno il 35% nel regime forfettario e il 50% in quello ordinario! Fondamentale non sottovalutarla ma anzi organizzarsi per mettere da parte la cifra che si andrà a spendere con la dichiarazione dei redditi)
2. Attrezzatura necessaria per il proprio lavoro (computer, telefono, software specifici, ecc.)
3. Assicurazione professionale
4. Costi per la promozione del proprio personal branding (eventuale costruzione e manutenzione di un sito web, di un profilo social, stampa di volantini e biglietti da visita, partecipazione a fiere e convegni del settore, ecc.)
5. Costi di eventuali corsi e attività di formazione e certificazione professionali
6. Spese per pranzi, cene, viaggi e trasferte lavorative
7. Connessione internet, energia elettrica, riscaldamento e affitto dello spazio di lavoro
   

• Considerare il proprio livello di esperienza: chi inizia a muovere i primi passi nella propria attività professionale avrà necessariamente meno esperienza di un freelance con decenni di lavoro alle spalle, ma probabilmente la sua formazione sarà più fresca e aggiornata. Bisogna dunque tenere adeguatamente in considerazione il proprio grado di esperienza lavorativa e le competenze e le skills maturate, quando si calcola la propria tariffa, ed eventualmente alzare il proprio compenso con il maturare di nuove competenze e più anni di esperienza.
• Considerare le tariffe medie del proprio settore e dei competitors: come detto più volte, un freelance non deve sminuire il proprio lavoro con cifre troppo basse e non deve nemmeno “sparare” troppo in alto per mantenersi competitivo: è dunque fondamentale essere ben informati e inserirsi nella media delle tariffe dei competitors, cercando di evidenziare i propri punti di forza per farsi scegliere dai clienti.
• Ascoltare e comprendere bene il brief del cliente: è necessario, infatti, che il freelance sia ben consapevole di quello che gli viene richiesto per poter verificare di essere in grado di svolgere il compito che gli viene affidato a quelle specifiche condizioni. Anche il livello di responsabilità che il freelance ha sul progetto, infatti, contribuisce a determinare la giusta tariffa.
• Avere un margine di trattativa: naturalmente senza svalutare la propria professionalità e il proprio lavoro, è importante anche poter instaurare una sana negoziazione con il cliente, che spesso proverà ad abbassare la tariffa richiesta dal freelance. Con pazienza e intelligenza entrambe le parti riusciranno a concludere un buon affare, in cui il cliente otterrà un lavoro ben svolto e il freelance sarà ben pagato.
• Creare e mantenere buoni rapporti interpersonali e accrescere il più possibile la propria rete di clienti e di “colleghi”: è vero che il freelance è un lavoratore autonomo, ma anche la sua attività è fatta di relazioni con altre persone. È fondamentale per lui creare e mantenere ottimi rapporti con i propri clienti ma anche con gli altri freelance che gli capiterà di incontrare: il passaparola funziona tantissimo in questi casi; dunque, è sempre bene lasciare una buona impressione di sé e della propria professionalità per continuare ad avere un buon giro di affari.

Hai qualche dubbio? Affidati a Xolo!

In questa guida abbiamo illustrato come calcolare al meglio la tariffa che un freelance dovrebbe chiedere ai suoi clienti, tenendo in considerazione i suoi costi fissi e le sue necessità. Abbiamo visto le differenze, i vantaggi e gli svantaggi della tariffa oraria e della tariffa a progetto e alcuni consigli per stabilire la tariffa più adeguata. 

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