Come gestire al meglio le spese e le entrate da freelance

Come gestire il proprio budget da freelance: tutti i consigli

Chi è freelance lo sa bene, e per chi aspira a diventarlo è importante che lo tenga a mente fin da subito: al contrario di un lavoratore dipendente, il freelance non riceve un’entrata fissa mensile – non solo l’importo può variare anche in modo significativo di mese in mese, ma in alcuni periodi egli potrebbe non incassare proprio nulla – e, al contempo, deve necessariamente sostenere diverse spese, tra cui senza dubbio quelle destinate al pagamento delle tasse e dei contributi da versare annualmente allo Stato. 

A causa dell’instabilità della sua situazione finanziaria, il freelance deve imparare a gestire alla perfezione il proprio budget e il proprio reddito, segnandosi tutte le entrate e soprattutto tutte le uscite, pianificando correttamente le spese dell’anno, aiutandosi anche con alcuni appositi tools e strumenti. 

In questo articolo vediamo insieme tutti i trucchi, i consigli e le buone abitudini che un freelance deve sapere per gestire al meglio la propria pianificazione finanziaria e il forecast, al fine di risparmiare denaro ed evitare di ritrovarsi con brutte sorprese e il conto in rosso.

Quali spese pianificare se sei freelance

La prima cosa che un freelance deve saper fare per gestire correttamente le proprie finanze, come abbiamo detto, è un’attenta e precisa pianificazione delle spese che certamente si troverà a sostenere ogni mese: è bene dunque stilare un elenco con le diverse voci di uscita suddividendole per categoria, specificando la data in cui si dovranno effettuare i pagamenti, il destinatario e l’importo corrispondente. In questo modo, sommando poi le varie voci, si avrà un’idea precisa di quanto denaro uscirà mensilmente dalle proprie casse e di conseguenza quanto ne dovrà entrare (e quanto si dovrà risparmiare) per mantenere il proprio bilancio in attivo – se non almeno in pari.

A titolo di esempio, un freelance generalmente potrebbe trovarsi a dover sostenere le seguenti spese: 

• affitto o mutuo della propria abitazione
• eventuale affitto del luogo di lavoro
• utenze della propria casa 
• utenze dell’eventuale luogo di lavoro
• spese per il vitto
• spese per la cura della casa 
• spese per la propria igiene intima
• spese mediche e per farmaci
• spese per l’abbigliamento di base
• tasse e contributi statali (due volte all’anno)
• eventuali spese per i trasporti (assicurazione e benzina dell’auto o della moto, abbonamento al treno o alla metropolitana, costi di trasferte etc.)
• eventuale abbonamento a software o dispositivi necessari per il proprio lavoro (attrezzatura tecnica, programmi per il computer etc.)
• altre spese personali (per hobby, accessori e vestiti, momenti di svago con amici, viaggi di piacere, regali e donazioni, attività sportive etc.)
• eventuale “fondo cassa per eventi straordinari” ed estemporanei come, ad esempio, la riparazione della macchina o della caldaia, un intervento dentistico, l’acquisto di un mobile, il proprio matrimonio e via dicendo

La pianificazione e l’elenco delle spese deve essere svolto in modo molto preciso, esaustivo e dettagliato, arrotondando per eccesso piuttosto che per difetto quando non si conosce la cifra esatta, per evitare spiacevoli inconvenienti al momento del pagamento degli importi.

Un altro suggerimento prezioso è quello di suddividere ulteriormente le spese, specialmente quelle personali, in “spese necessarie” e “spese non necessarie”, così da sapere di volta in volta a cosa è possibile eventualmente rinunciare, anche solo momentaneamente, nel caso in cui ci si dovesse trovare in difficoltà (magari un aperitivo con gli amici, un paio di scarpe nuove, un weekend fuori porta). Inoltre, anche le spese considerate necessarie possono eventualmente essere modificate e ridotte: è possibile, ad esempio, verificare se esiste un fornitore di utenze più economico, chiedere preventivi più bassi per l’assicurazione dell’auto e via dicendo.

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Come gestire le spese da freelance

Il primo passo per gestire al meglio le spese da freelance, come abbiamo visto nel paragrafo precedente, è l’attenta pianificazione mensile di tutte le spese da sostenere e delle uscite previste.

Oltre a questo, però, esistono molti altri modi e suggerimenti che aiutano il freelance ad avere un’ottimale gestione del proprio denaro, ad esempio:

• decidere un tetto massimo di spesa mensile: questo consiglio è valido soprattutto per le spese personali ed è utile per riuscire a risparmiare e accumulare un piccolo tesoretto a cui ricorrere nell’eventuale momento del bisogno. È facile, infatti, incorrere nella tentazione di concedersi dei piccoli extra per ripagarsi degli sforzi fatti e festeggiare quando i guadagni sono alti e le cose girano bene, ma in realtà è proprio in questi momenti che bisogna avere un occhio di riguardo e cercare di mettere via almeno una parte dell’incasso per eventuali necessità future e momenti “di magra” che, purtroppo, nella vita del freelance possono sempre capitare in modo imprevedibile

• stabilire le proprie priorità finanziarie: naturalmente ognuno può scegliere quali sono le priorità e quanto destinare a ciascuna, ma a questo scopo tra i freelance è molto diffuso il modello di budget noto come “50/30/20”. Esso è molto semplice ma allo stesso tempo molto funzionale, e consiste nel suddividere il proprio reddito appunto in tre parti così distinte:

1. 50% da destinare alle spese essenziali (per intenderci, quasi tutte quelle elencate nel primo paragrafo)
2. 30% da destinare alle spese di piacere personale o private (hobby, palestra, uscite con amici, beneficienza etc.)
3. 20% da destinare in fondi pensione o in risparmi per ogni evenienza

• pianificare bene i propri viaggi e vacanze: poiché il freelance non ha ferie prestabilite, può decidere quando e come prendersi dei periodi di pausa dal lavoro, compatibilmente con le scadenze dei progetti che sta seguendo e con le proprie entrate economiche. È importante però pianificare bene anche questi momenti, sia dal punto di vista temporale che finanziario, per cercare di risparmiare denaro cogliendo buone occasioni e allo stesso tempo evitare di perdere preziose occasioni lavorative

• tenere separati il conto corrente professionale da quello personale: questo è un semplice trucco che però aiuta a gestire al meglio le entrate e le uscite, che può sembrare impegnativo ma che costituisce invece una grande risorsa. Infatti, avere due distinti conti correnti, uno destinato alla propria attività professionale e uno invece per le spese personali e per i risparmi, è un modo comodo e immediato per avere sempre chiaro il quadro della situazione da entrambi i punti di vista, e sapere quanto si spende – e si può spendere – e per che cosa

• avere due fondi di risparmio, uno a breve termine e uno a lungo termine: anche in questo caso, l’avere un doppio fondo risparmio non è volto a complicare la situazione ma, al contrario, a semplificarla. In un fondo, infatti, il freelance potrà versare una parte del suo guadagno volta ai risparmi per necessità di breve termine, cioè da utilizzare nell’immediato in caso di bisogno (possono essere degli imprevisti medici, la riparazione dell’automobile, una vacanza meritata), nell’altro fondo invece egli verserà una quota di guadagno destinata ai risparmi a lungo termine, come ad esempio l’acquisto della casa

• avere un’assicurazione e/o un fondo pensione: il lavoratore freelance è esposto costantemente al rischio di non poter più esercitare la propria attività in caso di malattia e, a differenza del dipendente, non ha nessun contratto che lo tuteli in questo caso. Per questo è bene che, in ottica di gestione delle spese, egli riesca a mettere da parte una cifra da destinare a un’assicurazione – ne esistono di diversi tipi, sia a livello professionale che a livello privato. Questa può sembrare inizialmente una spesa superflua, ma è in realtà in prospettiva un prezioso strumento di risparmio e di tutela, così come l’attivazione di un fondo pensione

• per gestire al meglio le entrate e le uscite, infine, è molto utile ricorrere a uno strumento apposito: esistono al giorno d’oggi moltissimi tools e app dedicati a questo scopo, ma può essere sufficiente anche un foglio Excel ben organizzato con le varie formule, le percentuali e i calcoli per ciascuna voce in entrata e in uscita. Per chi è particolarmente pratico, è molto consigliato anche l’utilizzo delle tabelle Pivot

Come gestire il reddito da freelance e riuscire a risparmiare

Essere freelance, si sa, ha i suoi pro e i suoi contro: se da un lato ci sono delle spese fisse da sostenere, dall’altra parte è possibile gestire le finanze in ottica di risparmio, riuscendo appunto a non spendere troppo focalizzandosi su alcuni aspetti. Ad esempio:

• risparmiare ciò che è possibile: questo principio si può applicare proponendo ai clienti, se opportuno, di lavorare da casa, organizzando meeting online invece che in presenza (risparmiando così su spese di trasferta e di vitto) e, in caso di incontri dal vivo, optando per caffè e aperitivi anziché costosi pranzi e cene in locali di lusso

• stabilire un nuovo budget per ogni mese: sulla base del flusso delle entrate e delle uscite, si può imparare a organizzarsi gestendo una certa cifra mensile e cercando di non superarla

• utilizzare un’app o un tool pensato appositamente per i freelance per gestire al meglio le proprie finanze: oltre al già citato file Excel con formule e tabelle Pivot, le principali app gestionali più utilizzate dai freelance sono Kakebo, Monefy, Splitwise, Mint e Quickbook

• dedurre ciò che è possibile dalle tasse: questa regola è applicabile solo dai freelance in regime ordinario, poiché i freelance in regime forfettario hanno una percentuale appunto forfettizzata di spese fisse che non possono dedurre, a fronte di una tassazione molto bassa (il 5% se si apre una start-up per i primi cinque anni oppure o il 15% in tutti gli altri casi). Chi invece ha questa possibilità, può scegliere di dedurre le cosiddette spese aziendali, cioè quelle impiegate per la propria attività professionale, che generalmente sono riconducibili a:

1. l’affitto del luogo di lavoro;
2. le utenze del luogo di lavoro, del piano telefonico, del wifi;
3. le apparecchiature tecnologiche;
4. i software di programmi ad uso professionale;
5. i libri, le riviste e i corsi di formazione acquistati per motivi di lavoro;
6. le spese di trasferta per eventi di lavoro (biglietti di metropolitana, treno, aereo, ricevute di taxi, scontrini di bar e ristoranti, etc.);
7. l’hosting del proprio sito;
8. le spese sostenute per promozione e pubblicità della propria attività (ad esempio bigliettini da visita, volantini, pubblicità online, sponsorizzazioni sui social etc.)
   
   

Come pianificare le spese fiscali da freelance

Ogni freelance deve necessariamente prevedere, fin dal momento in cui costruisce il proprio preventivo e listino prezzi per i clienti, il guadagno netto rispetto a quello lordo, poiché egli pagherà di tasca propria (al contrario del dipendente, per il quale provvede il datore di lavoro trattenendole direttamente dalla busta paga mensile) le spese fiscali, cioè le tasse e i contributi, in percentuali differenti a seconda dell’attività e della posizione fiscale. Esistono calcoli specifici che si possono svolgere per avere un’idea precisa di questi importi; ad ogni modo è bene che il freelance metta da parte come minimo il 30% del proprio fatturato da destinare ai fini fiscali ed evitare di ritrovarsi con brutte sorprese nel momento del pagamento annuale dei tributi.

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Come è noto, per un freelance, più che per altre categorie di lavoratori, il tempo è – letteralmente – denaro: dunque, ogni minuto che egli spende nella gestione dei soldi, nella pianificazione finanziaria di entrate e uscite e nella gestione del proprio budget è tempo che viene sottratto alla vita privata oppure allo svolgimento di attività professionali e che dunque non viene in alcun modo remunerato.

Per questo motivo, se sei un freelance e desideri avere del tempo per te in modo da mantenere un buon equilibrio tra la tua vita lavorativa e quella privata e allo stesso tempo vuoi mantenere sotto controllo contabilità e tasse, non indugiare e rivolgiti al team di esperti di Xolo: i professionisti di Xolo si occuperanno di gestire al posto tuo qualsiasi onere amministrativo e fiscale legato alla tua Partita Iva, cosicché tu non abbia preoccupazioni e possa concentrarti su ciò che davvero conta per te.

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