Cómo controlar los gastos e ingresos de los autónomos: una guía

Xolo
Escrito por Xolo
el 29 de septiembre, 2022

Por sus actos los conoceréis. A unos se les suele denominar como gente de bolsillo roto, y todos tenemos algún compañero o amigo que pertenece a ese grupo. Son los primeros en pagar una ronda, en invitar a comer, en comprarse un coche y un teléfono último modelo, en irse de viaje a Japón. Su antítesis son los devotos de la cofradía de la Virgen del Puño, conocidos por no dejarse ni un céntimo, ni siquiera cuando necesitan invertir en su profesión. Curiosamente, ambos grupos llegan siempre a una misma conclusión: que no tienen ni un duro, para nada, que están secos.

Y te preguntarás: ¿a cuento de qué viene hablar de unos y de otros en este artículo? Pues porque toca hablar del control de gastos e ingresos para autónomos y, como siempre, tan filósofos somos, en Xolo creemos que la virtud está en el medio. En tener la capacidad de gestionar con sabiduría el dinero que  ganamos, en diferenciar las inversiones necesarias de los dispendios superfluos, las ganancias excepcionales de las fijas, etc. En no despilfarrar dinero en la actividad, pero tampoco tirar como se puede con un ordenador basado en Windows 95.

En definitiva: creemos que, cuando se trata de los gastos e ingresos de los autónomos, hay que mantenerse alejados de los extremos. Debemos controlar los desembolsos, sí, pero con cabeza.

Por qué es importante el control de ingresos y gastos como autónomo?

Yendo ya al grano, cabe destacar que el control de gastos e ingresos para los autónomos es un punto clave de nuestra carrera profesional. Sin él, tu relación con el trabajo por cuenta propia tendría poco futuro. Menos, incluso, que la de Tamara Falcó e Iñigo Onieva después de que se hubiese hecho viral el famoso vídeo en el Burning Man, ese festival para hippies ricos.

No controlar los gastos y los ingresos, por ejemplo, puede hacer que nunca sepamos hasta qué punto merece la pena trabajar. Porque, por mucho que lo podamos contar de manera romántica, si trabajamos es por solventar nuestra situación económica. Y sin un seguimiento exhaustivo, mensual, del dinero que entra y el que sale gracias a nuestra actividad laboral, nos perderemos en el limbo: no sabremos cuánto dinero estamos ganando, ni cuántas más horas necesitamos meter, ni si tenemos capacidad de descansar; o de si hay posibilidad de invertir y mejorar nuestra infraestructura. Trabajaremos, en definitiva, por trabajar; y eso nunca.

Por decirlo de otra manera, trabajar como autónomo sin tener un control de los gastos e ingresos sería como intentar acertarle a una piñata con los ojos vendados. Puede que le des, sí, pero también puede que la fiesta acabe en drama. Fíjate, qué casualidad: como la de Íñigo Onieva en el Burning Man 💔. 

Tipos de ingresos y gastos para autónomos

Obviamente, no hace falta que diferenciemos entre lo que son gastos e ingresos, eso es bastante sencillo. Quizás, como mucho, habrá que recordar que ingresos y beneficios no son lo mismo: lo primero es el dinero que recibes en base a tu actividad, mientras que lo segundo es el resultado de restarle a dichos ingresos los gastos relacionados con la actividad.

En cuanto a los ingresos, podemos diferenciar tres tipos: 

  • Por nuestro trabajo: o, dicho de otra forma, lo que recibes por parte del cliente al que le ofreces tu actividad. ¿Que acabas de montar una peluquería de perros? Pues lo que te paguen los clientes es el ingreso por tu trabajo. 
  • Por ayudas públicas: imagínate que el Gobierno ofrece ayudas de 3000 euros a emprendedores de menos de 30 años para financiar material de trabajo, que tú tienes 29 —uf, aprovéchalos, que a partir de ahí todo va para abajo—, que la solicitas y que se te concede. Pues eso.
  • O por inversión privada: Y, por último, imagínate que, ahora que todo lo relacionado con las mascotas está en boga, las peluquerías se convierten en objeto de deseo para inversionistas extranjeros —quién sabe por qué, pero los inversionistas siempre suelen ser extranjeros— y que uno decide comprar parte de la empresa por 10 000 euros. Ahí tienes, inversión privada.

Por otra parte, la clasificación de los gastos es más compleja y la podemos establecer en torno a cinco grupos:

Gastos en cuotas sociales e impuestos

Sigamos con el ejemplo del peinador de perros, que es mono (como Íñigo Onieva) y menos polémico. Pues bien, si eres peinador de perros autónomo tienes que tener claro que el primer gasto ineludible al que deberás hacer frente es el de las cuotas de autónomos. Estas llegan religiosamente, cada mes, sin fallar ni un día.

Cuánto pagues al mes de cuota dependerá del tiempo que lleves dado de alta como trabajador por cuenta propia, de si, por fin, la Seguridad Social decide instaurar las cotizaciones por ingresos reales, o de si tienes empleados.

Es un gasto que nunca viene bien, este de las cuotas. Como consuelo cabe decir que así tienes acceso a uno de los motivos universales de todo autónomo para quejarte en cada cena familiar, reunión de alumnos, o cerveza con amigos. Aprovéchalo, no lo dudes.

Además, tendrás que hacer frente al pago del IRPF. Y, dependiendo de si la actividad está exenta o no, también el del IVA sobre tus trabajos. Por ejemplo: la de peinar y lavar perros no es una actividad exenta de IVA.

Arrendamientos y amortizaciones

Pongamos que comienzas recibiendo a perros en tu casa. Todo va de maravilla porque no tienes que afrontar un alquiler, el beneficio es mayor… pero tu pareja está a punto de mandarte a Cuenca por eso encontrar tanto pelo y tanto perro por el pasillo. Así que, obligado, te dispones a alquilar un local pequeño. Lo que se suele llamar un arrendamiento, con un gasto mensual fijo.

Otra opción, si tienes la oportunidad, es comprar directamente un local. Esto se podría denominar como amortización. Las amortizaciones son gastos a largo plazo, y cuyo efecto sobre los ingresos no se debería medir de forma inmediata, a diferencia de los alquileres, sino en un periodo mucho más amplio de tiempo.

Pongamos, por ejemplo, que compras un local a tocateja, por 20.000 euros. Pues bien, para calcular el impacto de dicha compra no puedes restar los 20.000 de los beneficios del mes como si fuera un alquiler, sino que deberás descontar la cantidad mes a mes, durante los años en los que vayas a sacarle rendimiento. Lo mismo ocurre con cualquier otro material que esté pensado para utilizar durante un plazo medio o largo de tiempo.

Gastos y consumibles de la actividad

Caso contrario al anterior es el de los gastos y consumibles de la actividad, que tienen un impacto cortoplacista. Algunos ejemplos pueden ser la gasolina para los desplazamientos, el champú de los perros, las galletitas para que se relajen antes de pasarles el secador de pelo, o los ocho mil peines que hay que utilizar en ese cocker que tiene demasiados nudos en el pelo.

A diferencia de las amortizaciones, al calcular la viabilidad de la actividad, los gastos relacionados con esta sí deben tenerse en la contabilidad de cada mes.

Servicios externos

¿Subcontratas a una empresa para que limpie una vez al mes las ventanas de tu local? Pues eso es un servicio externo que también deberás tener en cuenta como gasto de tu actividad.

Gastos financieros

Y si, como es habitual, no has comprado el local en cuestión a tocateja y has tenido que abrir una hipoteca, o si has tenido que pedir un préstamo para iniciar tu actividad, todos los gastos que ello conlleve serán incluidos como gastos financieros.

¿Cómo controlar mis gastos e ingresos como autónomo?

Y te dirás que está muy bien lo de los tipos de gastos e ingresos, pero cómo hago para tenerlos bajo control. Bueno, pues que sepas que has llegado al lugar adecuado: al de los consejos para la gestión del gasto como autónomo.

Lo primero de todo: vigila tu facturación

La recomendación más obvia y la que, seguramente, más veces te habrán dado: pide siempre factura de todo, de cualquier gasto que sea susceptible de ser desgravado como parte de la actividad. Luego, por tu cuenta o junto a tu gestor, ya tendrás tiempo de discriminar qué puede ser considerado por Hacienda como gasto relacionado con la actividad, o no, a la hora de hacer tu declaración del IRPF o del IVA

En pocas palabras, conviértete en el odioso autónomo que en cualquier lugar, aun con una cola de 57 personas a la espera, dice: “¿Me puedes hacer factura?”

¿Qué es lo contingente y qué es lo necesario?

Otro consejo muy obvio: gasta con cabeza. Y esto, ojo, no es sinónimo de gastar poco, sino de: primero, no gastar en cosas superfluas; y, segundo, invertir en todo lo que sea necesario, en lo que vaya a dar rendimientos a largo plazo.

¿Has visto Amanece que no es poco? ¿Aquello de “alcalde, todos somos contingentes, pero tú eres necesario”? Exactamente eso es lo que debes hacer: diferenciar los gastos contingentes de los necesarios. 

Ah, y si no has visto la peli todavía, ya estás tardando.

Haz una media de lo que cobras y lo que gastas

Otra medida clave para tener bajo control los gastos e ingresos como autónomo es, cada año, hacer un análisis de las cuentas para saber en qué necesitas mejorar, qué puedes recortar y en qué debes hacer más énfasis.

Ver los números en papel, como decíamos antes, es una parte clave del trabajo. Cualquier otra cosa es ir a ciegas.

Seguimiento de pagos y cobros como autónomo

En este sentido, es una buena idea contar con una plataforma o programa de facturación en la que puedas hacer las cuentas no solo de manera anual, o mensual, sino al día

Esto te permitirá saber, por ejemplo, qué meses deberás apretar un poco más el acelerador o buscar nuevos clientes, o en qué otros te podrás relajar y dedicarte más a aspectos complementarios e importantes, aunque no den beneficios directos, como la formación, la búsqueda de contactos, etc.

Llevar la cuenta de ingresos y gastos como autónomo con Xolo

Como expertos que somos en tratar con trabajadores freelance y autónomos de todo tipo, en Xolo tenemos nuestra propia solución: porque por darte de alta con nosotros, podrás utilizar nuestra plataforma de facturación online, donde llevarás siempre al día tu contabilidad

Y no solo eso, sino que te ofrecemos:

  • Alta de autónomo gratuita en la Seguridad Social y Hacienda.
  • Y un equipo de gestores que presentará tus declaraciones de impuestos a Hacienda sin errores o sanciones de ningún tipo.

 

Además, cabe decir que, tal y como acredita nuestra experiencia, presencia internacional y aspecto de ser súper majos, en Xolo somos muy de fiar. No como, ejem, ejem, cierto exnovio de Tamara Falcó.

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