Hoy traemos un tema jugoso, muy jugoso, sobre los que da gusto informarse y conocer hasta el más mínimo detalle. Porque, claro, en Xolo tenemos la misión de explicarte cada pequeña característica de la vida del freelance, y ello conlleva hablar de temas poco apetecibles —las multas de Hacienda a los autónomos, sin ir más lejos 😱— así como de otros que lo son mucho más. Y hoy toca esto último. Porque vamos a hablar de facturación, de qué diferencias hay entre factura ordinaria y simplificada.
Y es que, ¿qué da sentido a la vida de autónomo sino la facturación, el pasar facturas, el enviar a tus clientes ese .PDF en el que se especifica cuánto y cómo vamos a cobrar por nuestro trabajo 💵?
Para los freelance, la facturación es como el Santo Grial para los caballeros templarios, es el llegar a los Campos Elíseos de París para los ciclistas del Tour de Francia, es la fidelidad para la pareja que forman Tamara Falcó e Íñigo Onieva: nuestro horizonte utópico, la idea que nos hace seguir y seguir y seguir sin mirar atrás.
Así que, sin más vueltas, vamos con ello: con las diferencias entre factura ordinaria y factura simplificada.
¿Qué es la factura ordinaria?
De los dos tipos de facturas, vamos a empezar por la más habitual, la factura ordinaria. Y lo primero que hay que dejar claro es que la factura ordinaria no tiene nada que ver con la ordinariez. Es decir, que no: no es la factura de ese restaurante del centro de Madrid en el que hace no mucho te clavaron 50 euros por comerte una paella bastante escasita 🥘. Eso se llama atraco y, quizás, lo podamos tratar en otro artículo, pero no será este.
En realidad, una factura ordinaria (también conocida como factura completa) es toda aquella que sigue el modelo estándar y que tendrás que utilizar en la mayoría de los casos, salvo que tu caso forme parte de ciertas excepciones.
Así que si estás pensando en darte de alta como autónomo y todavía no sabes cómo facturar, presta mucha atención al siguiente punto con las características de las facturas ordinarias, porque probablemente será con las que acabes trabajando.
Características de las facturas ordinarias
Como su propio nombre de factura completa indica, la principal característica de las facturas ordinarias es que tendrás que incluir en ella toda la información relativa a tu actividad. A saber:
- NIF: el número de identificación fiscal que, como ya te hemos explicado, si eres autónomo coincide con el del DNI.
- Nombre y apellidos (o razón social completa en caso de que se trate de sociedades), tanto tuyos como del receptor de la factura.
- Domicilio: igual que en el caso anterior, tendrás que incluir la tuya y la del receptor (recuerda: se trata de la dirección fiscal, no tu dirección de residencia).
- Fecha de expedición (y fecha de la operación): el día en el envías la factura y, en caso de no ser la mismo, también la de la fecha en la que se ha realizado la operación.
- Número y serie de la factura, porque, como ya sabrás, los autónomos estamos obligados a generar una o varias series de facturas con números consecutivos.
- Descripción de las operaciones: pues eso, en la factura ordinaria también tienes que explicar qué se cobra, a qué precio y dar todos los detalles pertinentes sobre la actividad económica en cuestión.
- Base imponible, porcentaje de IVA y de IRPF: el monto total bruto que cobras por tu trabajo más el porcentaje de IVA e IRPF correspondiente, si es que se aplica sobre tu trabajo.
- Y, por último, el importe total: porque, otra vez, es lo que da sentido a todo, ¿no es así?
¿Qué es una factura simplificada?
Por su parte, si la factura ordinaria no era la de aquella paella malísima y carísima que te comiste en Madrid, la factura simplificada, aunque lo pudieses llegar a pensar, no: tampoco es la de los bocatas de calamares que te comiste en la Plaza Mayor, por muy simplón que fuese.
Más bien, la factura simplificada es un tipo de factura que apareció en 2013 tras una reforma de las obligaciones de facturación y que, a la vez que agilizan el proceso de facturación al no tener que incluir los datos del consumidor, ofrecen una mayor fiabilidad que los tickets de toda la vida como prueba de pago de cara a las declaraciones ante Hacienda.
Características de las facturas simplificadas
Como es lógico, que sea simplificada no quiere decir que este tipo de facturas no tenga que incluir dato alguno. De hecho, cuenta con cierta información que sí es obligatoria, aunque sean muchos menos aspectos que en la ordinaria:
- El NIF, así como el nombre y apellidos, o razón social de la sociedad: aunque, a diferencia de la factura ordinaria, nada más que los del emisor (los del destinatario se incluirán solo si así lo solicita este por fines tributarios).
- Fecha de expedición (y de la operación si es necesario, también como en el caso de las facturas ordinarias).
- El número correlativo y la serie de la factura.
- El concepto de la factura: ya sea con una identificación de los bienes entregados, o de los servicios prestados.
- El tipo de IVA (si se aplican varios tipos de IVA, deberás especificarlo).
- Y, también en este caso, el importe total.
¿Cuándo se usa una factura simplificada?
Todo el mundo utilizaría facturas simplificadas si pudiese, por supuesto, pero ese no es el caso. Para poder emitirlas se deben cumplir, de entrada, dos condiciones:
- Que dicha factura no sea rectificativa, un tipo de factura que mencionaremos más adelante, y de la que ya hemos hablado en la guía que le dedicamos en su momento a la facturación del autónomo.
- Y que el importe de la factura no supere los 400 euros (IVA incluido), siempre y cuando no cumplas con la excepción que vamos a comentar a continuación.
¿Quién puede emitir una factura simplificada de hasta 3000 euros (IVA incluido)?
Y es que, para dicho límite de 400 euros con el IVA incluido para emitir una factura simplificada, existe una excepción. Dicha excepción se basa en que, en las actividades que enumeramos a continuación, el límite para emitir una factura simplificada asciende hasta los 3000 euros (IVA incluido):
- Ventas minoristas, ya sea en una tienda física o a domicilio.
- Transporte de personas y equipajes, o servicios de ambulancia.
- Aparcamientos de vehículos y peajes en autovías de pago y autopistas.
- Instalaciones y servicios deportivos y de actividad física.
- Tintorerías y lavanderías, así como peluquerías y centros de belleza.
- Actividades del sector de la hostelería: desde restaurantes y puestos de comida para llevar, hasta pubs, discotecas, salas de baile, cafeterías y bares de copas .
- Estudios de fotografía.
- Y videoclubs (aclaración para no boomers y viejos millennials 👴👵: los videoclubs o tiendas de alquiler de películas eran unos espacios comerciales donde pagabas un dinero por llevarte un VHS a casa durante unos días; una especie de Netflix, pero con paredes y estanterías, y muchas menos películas y series malas).
Resumen: ¿qué diferencia existe entre la factura ordinaria y la factura simplificada?
Así pues, por resumir, cabe decir que la mayor diferencia entre la factura ordinaria y la factura simplificada se encuentra en el nivel de detalle en la información que aporta. Y es que, como ya hemos visto, el número de detalles obligatorios que se deben incluir es considerablemente superior en la factura ordinaria.
Sin embargo, esa no es la única diferencia, y podríamos destacar dos más:
- El fin de la factura. Y no, no te estamos engañando. Aunque el fin último de toda factura, ordinaria o simplificada, es el mismo (cobrar, cling, cling, making money), el objetivo inicial no es exactamente igual. Con la factura ordinaria tú solicitas un pago —si eres traductor, por ejemplo, enviar una factura a tu cliente por la traducción de su web es una forma de solicitar el pago de tus honorarios—, mientras que con la factura simplificada se acredita que dicho pago ya se ha realizado —deja constancia de que te has pedido un agua en un bar, por ejemplo, y la has pagado—.
- Deducción de IVA e IRPF. Otra diferencia muy importante para todo freelance se da en el terreno de las declaraciones del IVA y el IRPF. Y es que, mientras con una factura ordinaria podrás desgravarte ambos impuestos sobre un gasto equis, con una factura simplificada solo podrás deducirte dicho gasto en la declaración del IRPF. Así que ya sabes: siempre que puedas, pide una factura ordinaria.
¿Existen otro tipo de facturas más allá de las ordinarias y las simplificadas?
Ya por acabar, cabe decir que, obviamente, el mundo de la facturación de los autónomos va mucho más allá de las facturas ordinarias y las simplificadas. Y, así por resumir, te recordamos que existen:
- Las facturas rectificativas. Que son aquellas que tendremos que utilizar para realizar correcciones sobre una factura anterior que hemos enviado con errores. Y no te preocupes, no tengas demasiada prisa, porque tienes hasta cuatro años para realizar dicha rectificación.
- Las facturas recapitulativas. Imagínate que tu trabajo es, no sé, wedding planner, y que Iñigo Onieva te ha cogido como asesor de confianza para organizar su boda. Y que, por cosas de la vida, se separa y se vuelve a casar en cuestión de meses. ¿Qué puedes hacer? Pues en vez de facturar cada boda por separado, puedes realizar una factura recapitulativa con todos los trabajos que has realizado él.
- Factura proforma. Poco misterio aquí: una factura proforma es, ni más ni menos, el presupuesto, el borrador de una factura que le envías a un cliente para especificar cuáles son tus honorarios por un trabajo concreto.
Ordinarios, simplificados, o lo que necesites: en Xolo estamos aquí para ayudarte
¿Fácil, este tema de las diferencias entre facturas ordinarias y facturas simplificadas, no? Bueno, en caso de que no lo veas así, no te preocupes porque, como siempre, en Xolo tenemos la solución para cualquier problema del freelance.
Para empezar, si te suscribes a Xolo te ofrecemos un programa de facturación propio, para que tengas una ayuda inestimable a la hora de emitir facturas ordinarias, simplificadas, rectificativas y lo que necesites en tu vida de freelance. Y no solo eso, sino que también tendrás acceso a:
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