Come emettere fattura a un cliente estero

Tutti i titolari di partita IVA, come ben sappiamo, hanno l’obbligo di emettere fattura ai propri clienti ogni volta che terminano un’attività professionale per poter ricevere il relativo pagamento. Questo, naturalmente, vale anche quando si tratta di attività svolte per clienti che non risiedono nel territorio italiano ma all’estero, soltanto con alcune specifiche differenze.

L'emissione della fattura a cliente estero: come é cambiata la legge 

Lo scenario normativo per l’emissione di fattura a cliente estero, privato o non, a partire da luglio 2022

A partire da luglio 2022, è divenuto obbligatorio emettere fattura elettronica anche verso i clienti esteri (cioè non residenti sul territorio italiano ma straniero, sia all’interno dell’Unione Europea che extra-UE) ed è necessario utilizzare il formato xml del documento elettronico da trasmettere al Sistema di Interscambio (SdI), esattamente come avviene già nella fatturazione elettronica verso soggetti stabiliti fiscalmente in Italia.

Essenzialmente, come vedremo in questo articolo, il provvedimento n. 293384/2021 dell’Agenzia delle Entrate ha aggiornato le diverse specifiche tecniche proprie della fatturazione elettronica affermando due principali novità:

• dovrà essere utilizzato il codice destinatario “XXXXXXX” per trasmettere i dati riguardo alle operazioni effettuate verso soggetti non stabiliti in Italia
• dovrà essere utilizzato un apposito documento che riporta i codici “TipoDocumento” TD17, TD18 o TD19 per trasmettere al Sistema di Interscambio i dati delle operazioni ricevute da parte di soggetti non stabiliti in Italia 

Ma facciamo maggiore chiarezza sulla procedura di compilazione e di emissione di una fattura a un cliente estero, sia con che senza partita IVA, sull’Esterometro (che con l’avvento della fattura elettronica obbligatoria per tutti è stato dismesso) e su tutto ciò che è importante sapere a riguardo per non commettere errori.

Fatturare utilizzando un nuovo formato, diverso da quello a cui si è abituati, può intimorire, soprattutto se si ha poca familiarità con tecnologia o contabilità. In realtà la fatturazione elettronica semplifica molti processi. Il team di Xolo è pronto a supportarti e a guidarti passo dopo passo per  affrontare ogni cambiamento con serenità e senza sentirti mai solo. Che aspetti? Iscriviti e lasciati guidare dai nostri esperti!

La procedura da seguire per emettere una fattura elettronica verso soggetti esteri

Fino al 2023 era possibile emettere fatture analogiche – oltre che elettroniche – verso i clienti esteri, con l’unico vincolo di comunicazione di queste operazioni attraverso l’Esterometro.

Dal 2024, invece, è obbligatorio emettere fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio, seguendo alcune regole specifiche. 

La corretta procedura da seguire per emettere la fattura elettronica verso clienti esteri (sia che siano aziende che soggetti privati), non è molto diversa rispetto alla fatturazione elettronica verso clienti residenti in Italia, ma bisogna fare attenzione ad alcune differenze. Qui di seguito elenchiamo i 3 step fondamentali:

1. Compilazione della fattura elettronica: innanzitutto, la prima cosa da fare è compilare correttamente tutti i campi previsti dal documento in formato xml, come analizzeremo nel dettaglio nel paragrafo dedicato, stando in particolar modo attenti, nel caso di clienti esteri, al campo del codice destinatario (XXXXXXX), quello relativo al codice CAP (00000), e al campo Partita IVA del cliente estero
2. Invio della fattura elettronica in formato xml attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate
3. Invio di una copia della fattura al cliente anche in formato analogico, cartaceo o in pdf: questa operazione, non prevista per la fatturazione elettronica verso un cliente residente in Italia, è in questo caso fondamentale, dal momento che un soggetto residente all’estero non può avere modo di accedere al nostro Sistema di Interscambio e di visualizzare le fatture in formato xml. Con l’invio della copia analogica, egli potrà tenere traccia della fattura in oggetto. 
   
   

Emettere fattura verso l’estero: la normativa

L’art. 5, co. 14-ter del D.L. n. 146/21 ha chiarito l’obbligatorietà della fatturazione elettronica a diversi soggetti e in diversi casi che fino ad ora ne sono stati esenti, come nel caso di clienti non residenti su territorio italiano, andando ad integrare l’art. 1 co. 3 del D.Lgs. n. 127/2015 relativo alla fatturazione elettronica.

Per questo motivo le specifiche tecniche della fattura elettronica sono state aggiornate attraverso il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 293384/2021, che modifica il provvedimento n. 89757/2018 all’interno del quale, al punto n. 4, è indicato testualmente che: “esclusivamente per i dati delle fatture emesse (verso soggetti non residenti, non stabiliti, non identificati in Italia). i dati delle fatture possono essere trasmessi anche utilizzando l’intera fattura o l’intero lotto di fatture, rappresentate secondo il formato di cui al paragrafo 2. Questo avendo cura di valorizzare l’elemento <CodiceDestinatario> con XXXXXXX”.

Finora, abbiamo detto, c’è stata la possibilità di emettere fatture analogiche – oltre che elettroniche – verso i clienti esteri, con l’unico vincolo di comunicazione di queste operazioni attraverso l’Esterometro.

Fattura elettronica per cliente estero: addio all’Esterometro

Abbiamo nominato più volte quello strumento chiamato Esterometro: ma che cos’è esattamente e qual era la sua funzione prima che fosse dismesso?

Che cos’è l’Esterometro?

L’Esterometro era un documento telematico introdotto il 31 dicembre del 2018 e che fino ad ora è stato utilizzato appositamente per tenere traccia e riepilogare le fatture emesse e ricevute da e per tutti quei soggetti non residenti in territorio italiano. È stato finora necessario comunicare l’Esterometro ogni tre mesi seguendo in modo preciso le indicazioni di compilazione del relativo modulo. 

Già prima dell’addio all’Esterometro, comunque coloro che emettevano fattura elettronica verso clienti esteri non erano tenuti a compilare il documento: un grande vantaggio in termini di risparmio di tempo e un importante incentivo all’utilizzo della fatturazione elettronica in tutti i casi possibili, anche perché in questo modo è possibile avere un solo registro IVA e non un doppio registro (uno per le fatture analogiche e uno per le fatture elettroniche), in cui verranno archiviati tutti i tipi di fattura in conservazione sostitutiva.

Ad ogni modo dal 2024, come abbiamo detto, la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per tutti e lo strumento dell’Esterometro è stato ufficialmente abolito.

Come compilare una fattura elettronica verso un cliente estero

Dopo aver analizzato la procedura completa in tre fasi di emissione di una fattura a un cliente estero, la normativa vigente e dato uno sguardo indietro per capire cosa fosse l’Esterometro e perché è stato abolito, vediamo ora nel dettaglio come compilare il documento xml che costituisce la fattura elettronica.

Per compilare correttamente una fattura elettronica per un cliente estero è necessario riempire i campi previsti all’interno del documento in formato xml della fattura. Nello specifico, i campi vanno compilati nel seguente modo:

• Codice destinatario: è una sequenza convenzionale composta da 7 caratteri che identifica il destinatario; nel caso di cliente residente all’estero questo codice deve essere composto da 7 X, dunque questo campo dovrà essere compilato così: “XXXXXXX”.
• IdPaese: in questo campo bisogna inserire la sigla relativa al Paese estero del cliente, indicato come “cessionario/committente”. La sigla del Paese estero è composta da due caratteri tramite lo standard ISO 3166-1 alpha-2. Non è necessario, invece, inserire l’indicazione della Provincia.
• CAP: in questo campo è sufficiente inserire un valore generico composto da 5 zeri: “00000”.
• Partita IVA del cliente estero: per la compilazione di questo campo ci sono tre scenari possibili:
  • se il cliente risiede nell’Unione Europea (intra-EU): bisogna inserire la partita IVA preceduta dalla sigla identificativa del Paese di residenza
  • se il cliente risiede fuori dall’Unione Europea (extra-EU): bisogna indicare la partita iva tramite un codice generico. Di solito viene utilizzato il codice “OO99999999999” (due volte la lettera O e 11 volte il numero 9)
  • se il cliente estero è un privato senza partita IVA: bisogna inserire il codice composto da 7 zeri: “0000000”
• “IdCodice” e Codice Fiscale: questi due campi si trovano nella sezione “IdFiscaleIVA” e si riferiscono al cliente. Il campo IdCodice si riferisce al numero di identificazione fiscale del cliente (definito “cessionario/committente”), mentre il campo Codice Fiscale è da compilare, appunto, con il codice fiscale del cliente se egli è in possesso di un codice fiscale italiano.
• “IdFiscaleIVA”: questo campo non è da compilare ma da lasciare vuoto, si può eventualmente compilare solo il campo relativo al codice fiscale del cliente, se il destinatario ha un codice fiscale italiano, come visto al punto precedente.
• Codici “Natura IVA”: è necessario inserire uno dei seguenti codici per specificare la tipologia dell’operazione verso il cliente estero: 
  • N3.1: non imponibili – da utilizzare per le esportazioni
  • N3.2: non imponibili – da utilizzare per le cessioni intracomunitarie
  • N3.3: non imponibili – da utilizzare per le cessioni verso San Marino
• “PECdestinatario”: questo campo non è da compilare se il destinatario non ha la partita IVA né la pec, in caso contrario è da inserire l’indirizzo di posta elettronica certificata del cliente.
  

Il Codice Destinatario

Dal momento che si tratta di uno dei campi fondamentali per quanto riguarda la fatturazione elettronica verso clienti esteri, è opportuno fare un breve approfondimento sul Codice Destinatario, che, qualora non venga indicata la PEC, è il canale telematico sul quale viene recapitata la fattura. 

Come abbiamo visto, il Codice Destinatario è formato da 7 valori alfanumerici e deve corrispondere:

• A uno dei codici attribuiti dal SdI ai soggetti, cioè operatori economici che hanno fatto specifica richiesta e hanno un canale accreditato in ricezione;
• A 0000000 se la fattura è rivolta a un soggetto munito di PEC e quindi il documento è già stato indicato nel campo PEC Destinatario
• A 0000000 se il destinatario della fattura è un soggetto di cui si ignora il canale telematico (come può essere la PEC ma anche altro) sul quale recapitare il documento;
• A XXXXXXX, come accennato, se la fattura è destinata a soggetti non residenti, ma anche non stabiliti o identificati in Italia.

Come inviare la fattura elettronica a cliente estero

Dopo aver compilato tutti i campi del documento elettronico, con le peculiarità proprie di una fattura destinata a un cliente estero viste nel paragrafo precedente, è necessario inviare tale documento al Sistema di Interscambio (SdI) per poter considerare valida l’emissione della fattura, esattamente come avviene per l’invio delle fatture elettroniche a soggetti residenti in Italia. 

Come abbiamo già anticipato, dal momento che però il cliente estero non può accedere al nostro Sistema di Interscambio, esistente solo sul nostro territorio, è obbligatorio anche l’invio al cliente della fattura analogica, in formato cartaceo oppure in formato digitale in pdf, in modo che il destinatario possa prenderne visione, ed è obbligatorio comunicare al destinatario che può reperire la copia originale sul portale dell’Agenzia delle Entrate.

Come emettere fattura a un cliente estero senza partita IVA

La normativa prevede l’obbligatorietà dell’invio della fattura elettronica anche nel caso in cui il cliente residente all’estero non sia in possesso della partita IVA.

La procedura da seguire in questo caso resta identica a quella appena analizzata, con una singola peculiarità: tra i campi da compilare nel documento elettronico in formato xml, alla voce “Partita IVA cliente estero”, si dovrà inserire l’apposito codice composto da sette zeri, e cioè “0000000”.

Una specifica riguardo l’indicazione dell’IVA nella fattura verso un cliente estero:

• dovrà essere indicata la dicitura “inversione contabile” se il cliente risiede fiscalmente all’estero, all’interno dell’Unione Europea
• dovrà invece essere indicata la dicitura “operazione non soggetta” se il cliente risiede al di fuori dell’Unione Europea

Fatture ricevute da fornitori esteri: le modalità operative

Le novità introdotte da luglio 2022 per quanto riguarda la fatturazione elettronica non sono legate unicamente all’emissione di fatture verso clienti esteri ma anche alle fatture d’acquisto ricevute da parte di fornitori che hanno sede in un altro Paese.

In questo caso, la procedura da seguire consiste nel comunicare allo Sdl le fatture ricevute in base alle modalità seguenti:

• Nel caso il fornitore risiede al di fuori della CEE, occorre ricevere dallo spedizioniere un documento chiamato D.A.U (acronimo di Documento Unico Amministrativo), all’interno del quale sono contenute informazioni importanti, come per esempio l’IVA detraibile, la fattura dello spedizioniere stesso e quella del fornitore;
• Se i beni sono stati importati da fornitori comunitari, invece, è necessario inoltrare allo SdI un’autofattura riportante il codice TF18, accompagnata dall’indicazione dell’IVA riguardante il bene acquistato;
• Rispetto invece all’acquisto di servizi da fornitori sia comunitari che extracomunitari, deve essere inviata allo SdI l’autofattura munita del codice TD17, insieme all’IVA relativa al bene acquistato.

Per quanto riguarda le modalità di compilazione, i campi da riempire sono:

• Cedente/prestatore, in cui indicare i dati del fornitore estero, tra cui il Paese dove risiede;
• Numero, optando per una numerazione progressiva ad hoc, diversa da quella delle altre fatture;
• Data di ricezione della fattura;
• Imponibile, applicando l’IVA sulla base delle aliquote italiane.

Una volta compilati tutti i campi, il passaggio successivo consiste nella comunicazione allo SdI della fattura d'acquisto, da effettuare entro e non oltre il quindicesimo giorno del mese successivo alla ricezione del documento o all’effettuazione della procedura. 

È importante sottolineare che le comunicazioni vengono poi recapitate al soggetto italiano che si è occupato dell’invio, senza quindi alcun coinvolgimento del fornitore estero.

Esempi di casi particolari: fatturazione elettronica a clienti residenti a Campione d’Italia o a Livigno

In questa guida abbiamo analizzato come emettere fattura elettronica verso clienti residenti all’estero, sia che si trovino all’interno dell’Unione Europea che extra-UE.

Ma come bisogna comportarsi quando il cliente risiede in Comuni dallo statuto fiscale particolare, come ad esempio Campione d’Italia oppure Livigno?

In questo caso, è stato stabilito da parte dell’Agenzia delle Entrate che, dal momento che queste due località non fanno parte del territorio italiano a livello fiscale, tutte le operazioni che si svolgono con clienti che risiedono a Livigno e a Campione d’Italia sono equiparate a operazioni transfrontaliere e come tali vanno gestite, dunque con la comunicazione dell’Esterometro fin quando prevista e con la fatturazione elettronica. 

Nel campo “Codice destinatario” del documento xml si dovrà inserire il codice “0000000” poiché coloro che risiedono in questi Comuni sono in possesso del codice fiscale italiano.

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Dopo aver visto in questo articolo come emettere fattura elettronica a clienti residenti all’estero, con e senza partita IVA, abbiamo passato in rassegna i principali passaggi da effettuare e preso in considerazione anche i casi fuori standard.

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