Hai preso la decisione di aprire la partita IVA, considerando con molta attenzione i diversi benefici e le eventuali difficoltà, hai aderito al regime fiscale forfettario e hai iniziato a lavorare come freelance con i tuoi primi clienti: ora è finalmente arrivato il momento di richiedere il pagamento per le tue prestazioni e i tuoi servizi professionali!
Tutto quello che dovrai fare è emettere fattura: ma sei certo di conoscere tutti i dati da inserire nel documento e tutti i passaggi da seguire? Conosci la differenza tra fattura cartacea ed elettronica, e quando è obbligatorio l’utilizzo di una o dell’altra? Vediamo insieme in questo articolo come emettere correttamente la fattura in regime forfettario, in modo da evitare errori e di conseguenza fastidiosi problemi e ritardi nei pagamenti.
L’importanza della fattura: come emetterla correttamente
Come prima cosa, è bene partire dalla base: che cos’è la fattura, e a che cosa serve? La fattura è quel documento fiscale che tutti i possessori di partita IVA (sia i liberi professionisti che i piccoli artigiani e commercianti) sono tenuti ad emettere per poter richiedere il pagamento per la propria attività. È un documento obbligatorio per tutti e con alcune informazioni e campi fissi da compilare; esistono la fattura elettronica e quella cartacea. In questo articolo capiremo insieme come emettere correttamente una fattura, sia in formato cartaceo (possibilità esistente ancora per poco tempo per un segmento ben preciso di possessori di partita IVA, come vedremo più avanti) che in formato elettronico, e in particolare vedremo come emettere fattura in regime forfettario.
Come emettere fattura in regime forfettario
Per inquadrare meglio il contesto e poter procedere con la spiegazione dell’emissione della fattura – cartacea o elettronica, è bene riepilogare anche che cos’è il regime forfettario. Il regime forfettario è quel regime fiscale agevolato che assicura alcuni vantaggi ai titolari di partita IVA che hanno i requisiti necessari per aderirvi, cioè essenzialmente non devono superare il tetto massimo di 85.000 € all’anno di ricavi a fronte di un notevole abbattimento delle tasse (si paga soltanto il 5% o il 15%) e altre condizioni piuttosto convenienti (proprio per questo motivo il regime è chiamato “agevolato”).
Fino al primo semestre dello scorso anno, una delle caratteristiche del regime forfettario è stata l’esclusione dall’obbligo di fatturazione elettronica – cosa che è comunque sempre stata possibile e per certi versi incentivata – con la possibilità di emettere fatture analogiche (in formato digitale o cartaceo). A partire dal 1° luglio 2022 è entrato in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per tutti i contribuenti in regime forfettario che nell’anno precedente hanno conseguito ricavi o percepito compensi superiori a € 25.000. La misura è stata disposta dal decreto legge n. 36/2022, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 100 di sabato 30 aprile 2022. A partire da questa data dunque anche tutti coloro che aderiscono al regime forfettario hanno contratto l’obbligo di emettere fattura elettronica, seguendo la stessa procedura di chi compie questa operazione in regime fiscale ordinario, attraverso la compilazione del documento in formato xml e l’invio al destinatario tramite l’apposito Sistema di Interscambio (SdI).
Per i lavoratori autonomi in regime forfettario che non hanno conseguito ricavi o percepito compensi superiori a € 25.000, e pertanto possono ancora utilizzare la metodologia cartacea, resta sempre e in ogni caso necessario numerare in ordine progressivo le fatture emesse per la certificazione dei corrispettivi, conservarle e apporvi una marca da bollo da 2 € se la fattura è di oltre 77,47 €. Bisogna anche conservare le eventuali bollette doganali e le fatture d’acquisto.
Emettere fattura ti sembra ancora troppo complicato? Fatturare utilizzando un nuovo formato, diverso da quello a cui si è abituati, può intimorire, soprattutto se si ha poca familiarità con la contabilità. In realtà la fatturazione elettronica semplifica molti processi. In ogni caso, niente panico, Xolo è al tuo fianco anche in questo! Con l’aiuto della nostra piattaforma e i consigli dei nostri consulenti, la fatturazione non avrà più misteri per te. Farai tutto in pochi clic e potrai tenere sempre sotto controllo ogni cosa. Contattaci per saperne di più!
Come emettere fattura cartacea in regime forfettario
In caso di emissione di fattura cartacea (o fattura analogica, ricavabile da un file digitale in formato pdf) è sufficiente inserire nel documento i seguenti dati e formule fisse, da adattare caso per caso:
- i dati del fornitore (nome e cognome oppure ragione sociale della ditta individuale, indirizzo, numero di partita IVA)
- i dati del cliente (nome e cognome oppure ragione sociale della ditta o dell’azienda, indirizzo, numero di partita IVA)
- la data di emissione della fattura
- il numero progressivo di emissione della fattura
- la descrizione del servizio prestato, della merce venduta e/o delle condizioni di vendita
- l’importo totale della fattura
- le eventuali spese accessorie
- l’eventuale rivalsa o contributo soggettivo della cassa di riferimento (nel caso dell’INPS per esempio la rivalsa è del 4%)
- la dicitura che riguarda l’esenzione dell’applicazione dell’iva: “Operazione senza applicazione dell’IVA, effettuata ai sensi dell’articolo 1, commi da 54 a 89, l. n. 190 del 2014 così come modificato dalla l. n. 208 del 2015 e dalla l. n. 145 del 2018”
- la dicitura che riguarda l’applicazione della marca da bollo da 2,00 € se l’importo totale supera i 77,47 €: “Imposta di bollo da 2 euro assolta sull’originale per importi maggiori di 77,47 euro”
- la dicitura che riguarda l’esonero dalla ritenuta d’acconto: “Operazione non soggetta a ritenuta alla fonte a titolo di acconto ai sensi dell’articolo 1, comma 67, l. n. 190 del 2014 e successive modificazioni”
È bene inoltre ricordare che nelle fatture in regime forfettario non bisogna mai indicare l’IVA, che è sempre zero, come stabilito anche dall’apposita dicitura, né la ritenuta d’acconto, che non è prevista da questo tipo di regime fiscale. Si possono aggiungere tutte le eventuali altre informazioni utili nel campo della fattura destinato alle note.
Fatturazione elettronica: che cos'è e che vantaggi offre
Prima di andare ad analizzare nel dettaglio la fattura elettronica, come compilarla e come emetterla correttamente, ripercorriamo brevemente la sua storia, le sue caratteristiche e i vantaggi che essa comporta.
Che cos’è la fattura elettronica?
La fattura elettronica è un documento in formato xml prodotto tramite il computer, lo smartphone o il tablet e inviato a un Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che si occupa di verificare che il documento sia formalmente corretto e che le partite iva indicate siano realmente esistenti, per poi inoltrare la fattura al destinatario. Lo scopo è identico a quello della fattura cartacea, cambiano solo le modalità di compilazione e di invio del documento, come vedremo nel paragrafo seguente.
I vantaggi della fattura elettronica
I vantaggi della fatturazione elettronica sono costituiti essenzialmente da:
- eliminazione dei costi di stampa con la conseguente riduzione dell’impatto ambientale ed economico
- maggiore facilità di controllo e trasparenza durante le transazioni con la conseguente riduzione dell’evasione fiscale
- sicurezza e rapidità dell’invio delle fatture
- agevole modalità di conservazione dei vari documenti
- riduzione del periodo di accertamenti fiscali (che da 5 anni può scendere a 4 o addirittura anche a 2 anni in alcuni casi)
Fattura elettronica: le tempistiche
Dal 2019, come sappiamo, è possibile emettere la fattura elettronica, nota anche come e-fattura: questo, come dicevamo, è obbligatorio per chi aderisce al regime fiscale ordinario e lo è diventato, a partire dal 1° luglio 2022, anche per tutti i contribuenti in regime forfettario che nell’anno precedente hanno conseguito ricavi o percepito compensi superiori a € 25.000.
Al momento sono esonerati da tale obbligo solo i contribuenti in regime forfettario con ricavi e compensi inferiori a € 25.000.
La regola vale fino al 2024, anno nel quale la fattura elettronica sarà obbligatoria per tutte le partite Iva a prescindere dalla soglia di compensi ottenuti nell’anno.
Come emettere una fattura elettronica in regime forfettario
I software dedicati alla fatturazione elettronica
Per poter emettere una fattura elettronica in regime forfettario è sufficiente avere a disposizione un computer (o un altro dispositivo elettronico) e un software che consenta la compilazione di file xml. Ne esistono di appositi, dedicati espressamente alla realizzazione delle fatture elettroniche, rilasciati dall’Agenzia delle Entrate, oppure si possono usare software privati analoghi reperibili su internet. Solitamente anche i commercialisti rendono disponibile un proprio software per agevolare lo svolgimento di questa mansione da parte dei propri clienti.
Sulla propria area personale all’interno del sito dell’Agenzia delle Entrate, inoltre, è presente il software standard e disponibile gratuitamente, nella sezione chiamata “Fatture e Corrispettivi”, che però non è di immediata comprensione: ti consigliamo dunque di iniziare ad emettere le fatture elettroniche con un software di un esperto che garantisca anche il supporto tecnico in caso di necessità, ed eventualmente passare a questa opzione solo in un secondo momento.
Come compilare la fattura elettronica
È sufficiente compilare il modello di fattura elettronica proposto dal software con tutti i dati e le diciture richiesti (non dissimili da quelli previsti nella fatturazione cartacea visti nel paragrafo dedicato) e apporre la propria firma digitale in calce al documento. Il dato che è necessario inserire nella e-fattura, diversamente dalla fattura cartacea, è quello del Codice Destinatario, noto anche con il nome di Codice Univoco, considerato come un indirizzo telematico necessario per smistare le fatture nel Sistema di Interscambio recapitandole al corretto destinatario. Ogni cliente ha, in linea teorica, un proprio Codice Destinatario: se non ne sei in possesso al momento dell’emissione della fattura elettronica puoi utilizzare il codice composto da 7 zeri, “0000000”, e inviare comunque così al Sistema di Interscambio la tua fattura.
Come inviare la fattura elettronica
Una volta compilato il file XML in tutti i campi previsti, è necessario dunque inviare la fattura elettronica al Sistema di Interscambio tramite PEC (acronimo che indica la posta elettronica certificata), tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate nell’apposita area già citata, “Fatture e Corrispettivi”, o attraverso l’app FatturAE creata dall’Agenzia delle Entrate.
Cosa succede se la fattura elettronica viene scartata?
A questo punto il Sistema di Interscambio procede con il controllo del documento e, se non riscontra anomalie, procede con l’invio al destinatario all’indirizzo telematico indicato nella fattura, provvedendo a inviare al mittente una ricevuta di recapito se l’operazione è andata a buon fine o, in caso contrario, una ricevuta di scarto della fattura. Se la fattura viene scartata l’invio non è andato a buon fine ed è dunque necessario inviare nuovamente la fattura elettronica: se si esegue questa operazione entro 12 giorni dalla ricevuta di scarto, non sarà necessario modificare la data o la numerazione della fattura. Attenzione a non lasciare passare troppo tempo per il nuovo invio, al fine di evitare multe e sanzioni a causa del ritardo.
Il fornitore ha anche in questo caso l’obbligo di assolvere all’imposta di bollo, che deve essere pagata tramite il versamento con apposito modello telematico F24 entro 120 giorni dalla data di invio della fattura elettronica.
In ogni caso, vige l’obbligo di conservazione delle fatture, sia cartacee (stampate, per 10 anni) sia elettroniche, tramite l’apposito sistema digitale, all’interno della sezione “Fatture e Corrispettivi” sul sito dell’Agenzia delle Entrate (conservazione sostitutiva).
Come emettere correttamente una fattura elettronica in regime forfettario: i passaggi chiave
Per riassumere, possiamo identificare sette passaggi fondamentali per la corretta compilazione ed emissione della fattura elettronica, e cioè:
- la compilazione dei vari campi del documento tramite un apposito software
- il documento viene salvato come file XML
- viene apposta la propria firma digitale
- il documento viene inviato tramite il Sistema di Interscambio e la PEC
- viene inserito il destinatario, che è identificabile dal relativo codice
- arriva la ricevuta di recapito o di scarto della fattura elettronica da parte del cliente
- ogni fattura viene archiviata per la conservazione a fini fiscali
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In questa guida abbiamo analizzato come compilare ed emettere correttamente una fattura, sia in formato cartaceo che in formato elettronico, all’interno del regime forfettario.
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