Hai preso la decisione di aprire la partita IVA, considerando con molta attenzione i diversi benefici e le eventuali difficoltà, hai aderito al regime fiscale forfettario e hai iniziato a lavorare come freelance con i tuoi primi clienti: ora è finalmente arrivato il momento di richiedere il pagamento per le tue prestazioni e i tuoi servizi professionali!
Tutto quello che dovrai fare è emettere la fattura: ma sei certo di conoscere tutti i dati da inserire nel documento e tutti i passaggi da seguire? Conosci la differenza tra fattura cartacea ed elettronica, e quando è obbligatorio l’utilizzo di una o dell’altra? Vediamo insieme in questo articolo come emettere correttamente la fattura in regime forfettario, in modo da evitare errori e di conseguenza fastidiosi problemi e ritardi nei pagamenti.
Come prima cosa, è bene partire dalla base: che cos’è la fattura, e a che cosa serve? La fattura è quel documento fiscale che tutti i possessori di partita IVA (sia i liberi professionisti che i piccoli artigiani e commercianti) sono tenuti ad emettere per poter richiedere il pagamento per la propria attività. È un documento obbligatorio per tutti e con alcune informazioni e campi fissi da compilare; esistono la fattura elettronica e quella cartacea. In questo articolo capiremo insieme come emettere correttamente una fattura, sia in formato cartaceo (possibilità esistente ancora per poco tempo per la stragrande maggioranza dei possessori di partita IVA, come vedremo più avanti) che in formato elettronico, e in particolare vedremo come emettere fattura in regime forfettario.
Per inquadrare meglio il contesto e poter procedere con la spiegazione dell’emissione della fattura – cartacea o elettronica, è bene riepilogare anche che cos’è il regime forfettario. Il regime forfettario è quel regime fiscale agevolato che assicura alcuni vantaggi ai titolari di partita IVA che hanno i requisiti necessari per aderirvi, cioè essenzialmente non devono superare il tetto massimo di 65.000 € all’anno di ricavi a fronte di un notevole abbattimento delle tasse (si paga soltanto il 5% o il 15%) e altre condizioni piuttosto convenienti (proprio per questo motivo il regime è chiamato “agevolato”).
Fino ad oggi, oltre alla riduzione della tassazione e all’annullamento del limite di spesa previsto per l’acquisto dei beni strumentali, una delle agevolazioni più importanti del regime forfettario è stata legata all’esonero dall’obbligo di fatturazione elettronica (esclusi però i casi di fatturazione nei confronti della Pubblica Amministrazione), esteso invece a tutti i soggetti aderenti al regime ordinario. Questa caratteristica però, come è ormai certo dopo mesi di rimandi e indicazioni più o meno vaghe, cambierà a partire dal 1 luglio 2022: infatti, a dicembre 2021 il Consiglio dell’Unione Europea ha dato il suo via libera all’estensione dell’obbligo di fatturazione elettronica anche per i titolari di partita IVA in regime forfettario, e tale obbligo è stato confermato dal decreto PNRR 2 (acronimo che indica il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza), che è stato pubblicato in data 30 aprile 2022 nella Gazzetta Ufficiale.
Una sola eccezione è prevista al momento a tale regola: fino alla fine del 2023 è ancora previsto l’esonero dall’obbligo di fatturazione elettronica per coloro che, all’interno del regime forfettario, non superano la soglia massima di 25.000 € all’anno di ricavi. Per tutti gli altri possessori di partita IVA entrerà dunque in vigore l’obbligatorietà di compilare ed emettere la fattura in formato elettronico a partire dal 1° luglio 2022. Anche in questo caso, però, se nel 2021 i lavoratori in regime forfettario non hanno superato il tetto dei 25.000 € totali, non sono tenuti ad emettere fattura elettronica da luglio 2022.
Fino all’inizio di luglio, comunque, chi aderisce al regime forfettario non ancora è obbligato ad emettere fattura elettronica (ma può già scegliere in modo facoltativo questa opzione, ottenendo anche alcuni incentivi che vedremo nel paragrafo dedicato), e può limitarsi alla semplice fattura cartacea. Vediamo allora come si emettono correttamente le fatture elettroniche e le fatture cartacee.
Emettere fattura ti sembra ancora troppo complicato? Fatturare utilizzando un nuovo formato, diverso da quello a cui si è abituati, può intimorire, soprattutto se si ha poca familiarità con la contabilità. In realtà la fatturazione elettronica semplifica molti processi. In ogni caso, niente panico, Xolo lo rende ancora piú semplice per te! Con l’aiuto della nostra piattaforma e i consigli dei nostri consulenti, la fatturazione non avrà più misteri per te. Farai tutto in pochi clic e potrai tenere sempre sotto controllo ogni cosa. Contattaci per saperne di più!
Come emettere fattura cartacea nel regime forfettario
In caso di emissione di fattura cartacea (o fattura analogica, ricavabile da un file digitale in formato pdf) è sufficiente inserire nel documento i seguenti dati e formule fisse, da adattare caso per caso:
È bene inoltre ricordare che nelle fatture in regime forfettario non bisogna mai indicare l’IVA, che è sempre zero, come stabilito anche dall’apposita dicitura, né la ritenuta d’acconto, che non è prevista da questo tipo di regime fiscale. Si possono aggiungere tutte le eventuali altre informazioni utili nel campo della fattura destinato alle note.
Prima di andare ad analizzare nel dettaglio la fattura elettronica, come compilarla e come emetterla correttamente, ripercorriamo brevemente la sua storia, le sue caratteristiche e i vantaggi che essa comporta.
La fattura elettronica è un documento in formato xml prodotto tramite il computer, lo smartphone o il tablet e inviato a un Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che si occupa di verificare che il documento sia formalmente corretto e che le partite iva indicate siano realmente esistenti, per poi inoltrare la fattura al destinatario. Lo scopo è identico a quello della fattura cartacea, cambiano solo le modalità di compilazione e di invio del documento, come vedremo nel paragrafo seguente.
I vantaggi della fatturazione elettronica utilizzata anche in regime forfettario rispondono a un regime premiale derivato dall’art. 1, co. 74, Legge n. 190/14, e sono costituiti essenzialmente dall’eliminazione dei costi di stampa con la conseguente riduzione dell’impatto ambientale ed economico, dalla maggiore facilità di controllo e trasparenza durante le transazioni con la conseguente riduzione dell’evasione fiscale, dalla sicurezza e dalla rapidità dell’invio delle fatture, dalla più agevole modalità di conservazione dei vari documenti, per finire con la riduzione del periodo di accertamenti fiscali (che da 5 anni può scendere a 4 o addirittura anche a 2 anni in alcuni casi).
Come anticipato nel precedente paragrafo, ad ogni modo, a partire dal primo luglio del 2022 anche per i titolari di partita IVA che aderiscono al regime forfettario scatterà l’obbligo di fatturazione elettronica: vediamo dunque nel dettaglio che cos’è, come si compila e come si emette nel modo corretto.
Dal 2019, come sappiamo, è possibile emettere la fattura elettronica, nota anche come e-fattura: questo, come dicevamo, è obbligatorio per chi aderisce al regime fiscale ordinario e per ora ancora facoltativo (seppur molto consigliato) per chi aderisce al regime forfettario. La fattura elettronica non è stata sempre vista di buon occhio, principalmente a causa della barriera della digitalizzazione, soprattutto per i lavoratori meno giovani a livello anagrafico, ma d’ora in poi, anche in vista della data del 1° luglio 2022, è opportuno conoscerne bene il funzionamento e non sottovalutarne i numerosi vantaggi rispetto alla fattura tradizionale.
Per poter emettere una fattura elettronica in regime forfettario è sufficiente avere a disposizione un computer (o un altro dispositivo elettronico) e un software che consenta la compilazione di file xml. Ne esistono di appositi, dedicati espressamente alla realizzazione delle fatture elettroniche, rilasciati dall’Agenzia delle Entrate, oppure si possono usare software privati analoghi reperibili su internet. Solitamente anche i commercialisti rendono disponibile un proprio software per agevolare lo svolgimento di questa mansione da parte dei propri clienti.
Sulla propria area personale all’interno del sito dell’Agenzia delle Entrate, inoltre, è presente il software standard e disponibile gratuitamente, nella sezione chiamata “Fatture e Corrispettivi”, che però non è di immediata comprensione: ti consigliamo dunque di iniziare ad emettere le fatture elettroniche con un software di un esperto che garantisca anche il supporto tecnico in caso di necessità, ed eventualmente passare a questa opzione solo in un secondo momento.
È sufficiente compilare il modello di fattura elettronica proposto dal software con tutti i dati e le diciture richiesti (non dissimili da quelli previsti nella fatturazione cartacea visti nel paragrafo dedicato) e apporre la propria firma digitale in calce al documento. Il dato che è necessario inserire nella e-fattura, diversamente dalla fattura cartacea, è quello del Codice Destinatario, noto anche con il nome di Codice Univoco, considerato come un indirizzo telematico necessario per smistare le fatture nel Sistema di Interscambio recapitandole al corretto destinatario. Ogni cliente ha, in linea teorica, un proprio Codice Destinatario: se non ne sei in possesso al momento dell’emissione della fattura elettronica puoi utilizzare il codice composto da 7 zeri, “0000000”, e inviare comunque così al Sistema di Interscambio la tua fattura.
Una volta compilato il file XML in tutti i campi previsti, è necessario dunque inviare la fattura elettronica al Sistema di Interscambio tramite PEC (acronimo che indica la posta elettronica certificata), tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate nell’apposita area già citata, “Fatture e Corrispettivi”, o attraverso l’app FatturAE creata dall’Agenzia delle Entrate.
A questo punto il Sistema di Interscambio procede con il controllo del documento e, se non riscontra anomalie, procede con l’invio al destinatario all’indirizzo telematico indicato nella fattura, provvedendo a inviare al mittente una ricevuta di recapito se l’operazione è andata a buon fine o, in caso contrario, una ricevuta di scarto della fattura. Se la fattura viene scartata l’invio non è andato a buon fine ed è dunque necessario inviare nuovamente la fattura elettronica: se si esegue questa operazione entro 12 giorni dalla ricevuta di scarto, non sarà necessario modificare la data o la numerazione della fattura. Attenzione a non lasciare passare troppo tempo per il nuovo invio, al fine di evitare multe e sanzioni a causa del ritardo.
Il fornitore ha anche in questo caso l’obbligo di assolvere all’imposta di bollo, che deve essere pagata tramite il versamento con apposito modello telematico F24 entro 120 giorni dalla data di invio della fattura elettronica.
In ogni caso, vige l’obbligo di conservazione delle fatture, sia cartacee (stampate, per 10 anni) sia elettroniche, tramite l’apposito sistema digitale, all’interno della sezione “Fatture e Corrispettivi” sul sito dell’Agenzia delle Entrate (conservazione sostitutiva).
Per riassumere, possiamo identificare sette passaggi fondamentali per la corretta compilazione ed emissione della fattura elettronica, e cioè:
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In questa guida abbiamo analizzato come compilare ed emettere correttamente una fattura, sia in formato cartaceo che in formato elettronico, all’interno del regime forfettario.
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