Raamatupidamine - ettevõtte kuludest ja tuludest arusaamine, nende planeerimine ning maksuküsimuste ekspertiis on eduka ettevõtluse A ja O. Kuigi iga äri toimetab isemoodi, on raamatupidamises head tavad ning süsteem, mis laseb meil kõigil raha ja tehingute arvestust sarnaselt mõista.
Ükski ettevõtlusvorm ei saa toimida ilma raamatupidamiseta. On igati normaalne, et kõike ei pea ise oskama ja küsimuste korral või ettevõtte lihtsamaks halduseks saad abi raamatupidamisteenusest - näiteks pakub Xolo mugavat lahendust, mis mõeldud just väikeettevõtjatele ja OÜdele.
Toome välja mõned nipid ja punktid raamatupidamise ABCst algajale, mida iga ettevõtja, ka raamatupidamisteenuse kasutaja, võiks teada.
Üldine hea raamatupidamistava, uue nimega Eesti Finantsaruandluse Standard
Ühtseks raamatupidamise arusaamiseks on üldine tava, mida järgida. Alates 2017. aastast on “hea raamatupidamistava” pigem ettevõtte “slängimõiste”, mida siin-seal ikkagi vanast harjumusest kuuleme. Ametlik nimetus ühisele raamatupidamisliku arvestuspõhimõtete juhenditele ja kogule on “Eesti Finantsaruandluse Standard”.
Finantsaruandluse Standard on avalikuks kasutamiseks mõeldud rahvusvaheliselt tunnustatud nõuete kogum, mis annab aluse raamatupidamise arvestuse ja aruandluse põhimõtetele.
Eesti finantsaruandluse standardi põhimõtted on kinnitatud raamatupidamise seadusega, neid täiendavad Raamatupidamise toimkonna juhendid.
Raamatupidamise põhinõuded vastavalt standardile
Vastavalt standarditele on raamatupidamise põhinõuded suures pildis:
- Ettevõtte raamatupidamine peab kajastama ettevõtte finantsseisundit, majandustulemusi ja rahavoogusid. Kajastatud info peab olema aktuaalne, objektiivne ning teistega võrreldav.
- Kõikidel toimunud tehingutel peab olema algdokument, millega saab sõltumatutele osapooltele tõendada tehingu toimumist ja detaile.
- Kõik majandustehingud tuleb kirjendada raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist.
- Kohustuslik on esitada pärast majandusaasta lõppu majandusaasta aruanne.
- Kõik raamatupidamislikud dokumendid tuleb säilitada vastavalt raamatupidamisseaduses toodud ajale, mis võib eri dokumentide puhul ka erineda.
Tutvu täpse Eesti Finantsaruandluse Standardiga
Raamatupidaja hea tava kohustused
Raamatupidajale on ettevõtte raha, varade ja kohustuste haldusel antud oluline ja äärmiselt vastutusrikas ülesanne. Sestap on standardid ja hea tava kehtiv ka raamatupidajatele.
Raamatupidaja kohustub:
- pidama arvet eranditult kõigi ettevõtte sissetulekute ja väljaminekute kohta;
- tagama, et ettevõtte dokumentatsioon erinevate finantstehingute (sissetulekud, väljaminekud) kohta on süsteemselt kajastatud;
- korraldama raamatupidamisstandardite ja -seaduste poolt nõutud aruandluse, sh. esitama kohustusliku aastaaruande ja muud perioodilised aruanded;
- aitama ettevõtet maksuküsimustes ja maksude planeerimises;
- säilitama raamatupidamise dokumente vastavalt nõutud perioodi jooksul.
Väiksematel ettevõtetel ja OÜ-del, kel oma raamatupidajat pole, täidavad raamatupidaja kohustusi näiteks teenusepakkujad. Anna meile teada, kui raamatupidamisega abi vajad.
Raamatupidamise algdokument ja selle nõuded
Majandustehingute sisu ja numbrilisi näitajaid, osalisi ning toimumise hetke tõendab raamatupidamise algdokument. Ehk lihtsamalt öeldes on raamatupidamise algdokument ettevõtte mistahes kulu- või tuludokument, mille põhjal kas audiitor või maksurevident saab auditi käigus veenduda ettevõtluse seadusjärgsest korraldamisest.
Raamatupidamislikus algdokumendis peab olema selgelt konkreetset majandustehingut puudutav:
- sisu ja arvnäitajad, sh kogus, hind, summa koos kasutatud valuutaga;
- müüja ja ostja nimi koos kontaktandmetega;
- peridood või kuupäev, millal toimus teenuse osutamine või kauba müük või ost;
- dokumendi nimi, number ja koostamise kuupäev;
- soovitatavalt ka maksekuupäev ning makseinfo.
Et ettevõttel oleks võimalik käibemaksu tagasi küsida, lisanduvad eraldi algdokumentidega tingimused käibemaksukohuslasele. Sel juhul on oluline välja tuua ka käibemaksukohuslase number, käibemaksumäär ning tasumisele kuuluv käibemaks eurodes. Täpsemalt tutvu nõuetega käibemaksuseadusest (KMS § 37 lg 7).
Esineb dokumente, mida peab formaalselt tõendama ettevõtet esindava isiku allkiri ja lisatud leping.
Algdokumentide säilitamine ja puudumine
Raamatupidamuslikke algdokumente või nende digitaalseid koopiaid tuleb seaduse järgi säilitada 7 aastat alates majandusaasta lõpust, mil algdokumendi järgi tehing sooritati.
Juhul, kui aastaaruande koostamise ajaks mõni kulupõhine algdokument puudub, loetakse vastav kulu automaatselt ettevõtlusega mitteseotud kuluks ning sellelt tuleb tasuda tulumaksu. Ettevõtte ootamatute maksukulude vältimiseks on alati soovitatav kõik kuludokumendid nõuetele vastavalt hoolega alles hoida. Lihtsamaks ja mugavaks lahenduseks on täna on turul teenusepakkujaid, sh Xolo, mis aitavad kulumajanduse protsessi Sinu jaoks automatiseerida.
Ettevõtte arve koostamine - sissetuleku alus
Ettevõtte tulu tekib läbi müügiarvete, Muuhulgas on arve majandustehingut tõendav ettevõtte algdokument, mille koostamist reguleerivad standardid ja seadused.
Seetõttu tuleb arvete koostamisel järgida olulisi algdokumendi nõudeid ning märkida igal ettevõtte arvel:
- arve järjekorranumber (nt Arve 111);
- arve koostamise kuupäev (nt 1.02.2022);
- majandustehingu sisu: teenuse nimi ja kirjeldus;
- teenuse esitamise kuupäev või periood, müügikuupäev (nt turundusteenuse osutamine maikuus);
- konkreetsed majandustehingut puudutavad arvnäitajad: kogus, hind, arve summa kokku koos kasutatava valuutaga (nt 5h , 35 €/h. Kokku 175 €).
- müüja ja ostja kontaktandmed, nimi ja aadress (nt Xolo OÜ, Kalasadama 4, Tallinn)
- käibemaksukohuslase korral on tarvis lisada veel:
- Käibemaksukohuslase number;
- Summa ilma käibemaksuta, käibemaksu summa ja summa kokku.
Arve(te) tegemiseks on mitmeid erinevaid mooduseid, alates tavalises Word-dokumendis koostatud arvest, lõpetades mugavate automaatsete lahendustega teenusepakkujate, nagu Xolo, platvormid.
Millist kuludokumenti saab ettevõtluses kasutada?
Alustava ettevõtjana tekib küsimusi ka kuludokumentide osas. Ettevõtjana on Sinu huvi võimalusel kasutada ettevõtlustulu, et mitmed igapäevased ja ettevõtte seisukohalt olulised kulud katta. Näiteks saab kuludokumente vormistada telefoni ja auto kasutamiseks, töövahendite (nt arvuti) soetamiseks jmt.
Nagu arved, on ka kuludokumendid ettevõtte algdokumendid, mille puhul tasub järgida samu seatud standardeid ja nõudeid, mis arvetegi puhul.
Oluline on teada, et kui kuludokument ei vasta nõuetele, võib dokument minna ettevõtlusega mitteseotud kulu alla, mis toob ettevõttele kaasa planeerimatud kulud ja lisamaksud riigile.
Hoolas tasub olla ka tavaliste tšekkide, sh krediitkaardi maksmisel saadud tšekkidega ning vajadusel sinna puuduv info pastakaga otse peale kirjutada.
Raamatupidamise korraldamine - Sinu valik!
Kui raamatupidamine, numbrid, raha ja maksud on Sinu jaoks põnev, siis on võimalus alustava ettevõtjana ise end vajalike maksumäärade, raamatupidamises oluliste kuupäevadega ning bilansi koostamisega kurssi viia. Kui tundub, et kõik käib pisut üle jõu, on alati võimalik kasutada teenusepakkuja abi.
Xolo on loodud, et teha Sinu raamatupidamine kordades lihtsamaks, automatiseerida arved ning pakkuda Sulle raamatupidajate eksperttiimi tuge - täpselt nagu Sul oleks oma isiklik raamatupidaja.