Guía para hacer una factura de autónomo

Xolo
Escrito por Xolo
el junio 16, 2021

Ser autónomo no es tarea fácil, pero si dispones de los conocimientos adecuados saldrás airoso y podrás empezar a disfrutar de las ventajas del mundo freelance. Una de las dudas más habituales tiene que ver con la forma de hacer facturas. ¿Cuál es la manera correcta? Es algo verdaderamente sencillo si conoces los puntos clave, los cuales te vamos a regalar en el presente artículo 😉 

Qué es una factura

Lo más básico pasa por comprender el concepto de factura y su finalidad. Se trata de un documento de carácter mercantil, que se emplea para albergar y probar la información relativa a transacciones comerciales de bienes y servicios. 

¿Qué legislación se aplica en estos casos? La normativa vigente es el Reglamento de Facturación, encargado de coordinar a autónomos y empresarios. Estos actores obtienen beneficios al emitir facturas, y por lo tanto deben integrarse en un marco legal común. 

Cómo hacer una factura correctamente 

La información básica y fundamental que debe contener es la siguiente: 

  1. Numeración. Hay que mantener un orden estricto para no perderse, ya que a lo largo del año se emiten muchos de estos documentos. Las series pueden seguir las pautas que se quieran (cifras o números), siempre iniciándose una serie nueva en cada ejercicio anual. Si se genera caos documental, esta situación puede derivar en problemas futuros de gran calado. 
  2. La fecha de su expedición. Esencial para los seguimientos y regulaciones. 
  3. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa de quién expide y recibe el servicio o producto. 
  4. Número de identificación fiscal generado por la administración de nuestro país o por cualquier estado miembro de la Unión Europea con el que se colabore de manera puntual o continua en el tiempo. 
  5. Domicilios del emisor y receptor. 
  6. Descripción de los servicios otorgados, plasmándose la información completa para la determinación de la base imponible del impuesto. También ha de incluirse la cuantía sin impuestos, así como cualquier descuento o rebaja que se aplique según la situación. 
  7. El porcentaje de IVA y el porcentaje relativo a la retención por IRPF. 
  8. El importe total a pagar.
  9. Las fechas correspondientes a las acciones ejecutadas. 

Formas de hacer una factura 

Cada maestrillo tiene su librillo, pero en general podemos hablar de dos formas generales de diseñar y emitir facturas: 

  1. Con una hoja de Excel. La herramienta por excelencia, con más potencial del que la gente cree. Una vez dentro, basta con crear una hoja específica y generar una tabla con todas las funciones relativas a los cálculos. Se imprime o se envía digitalmente, correctamente editada y actualizada. A día de hoy es raro emitir facturas en papel (es más costoso y menos eficiente, dificultando posibilitando el control y chequeo de los movimientos). 
  2. Con un programa de facturación. Otra idea es utilizar un software ad-hoc para tales efectos, algo que puede ser de gran utilidad para aquellos que estén empezando. De esta manera se generan facturas personalizadas, rápidas y efectivas, adaptadas a cada contexto y situación. 

Aspectos técnicos sobre facturas

Cómo autónomo o empresario es tu deber crear e indexar una carpeta con facturas, que justifique tus actividades y permita establecer un historial demostrable de cada movimiento. Insistimos en la importancia de una correcta planificación y catalogación. Las copias de seguridad son un must que no todo el mundo cumple, y no disponer de las mismas puede desembocar en futuros escenarios de caos e infracciones. 

Recuerda que has de estar dado de alta en hacienda para emitir esos documentos. También es prioritario conservar las facturas ajenas, emitidas por otros empresarios o profesionales con los que se colabore. 

Respecto al IVA, vamos a ver algunas cuestiones fundamentales que has de entender si no quieres cometer errores insalvables:

  • Las operaciones con IVA tienen que quedar reflejadas de algún modo, incluyendo actividades profesionales liberadas y aquellas que, aun grabadas normalmente, quedan exentas por alguna razón. Esto tiene un sentido en aquellos casos con un régimen especial de IVA. 
  • En ciertos momentos la factura no es un instrumento de carácter obligado. Has de estar familiarizado con las excepciones para saber identificarlas:
    • Quedan exentas las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial del recargo de equivalencia.
    • Quedan exentas las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
    • Quedan exentas las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

Por último, nunca olvides que es obligatorio emitir facturas cuando el cliente es empresario o profesional en activo, y cuando este te solicite información para ejercer o demandar cualquier derecho tributario. De cualquier modo, siempre es recomendable acudir a un asesor especializado, que resuelva dudas y posibilite que todo sea mucho más fluido. A veces conviene gestionar una parte por uno mismo y dejar ese refuerzo para tramos concretos en los que se compliquen las cosas.  

Plazo para remitir una factura

Ya sabes hacer correctamente una factura, pero, ¿cuándo es necesario enviarla? ¿en qué momento es obligatorio? Sobra decirlo: en el instante en que se concluye un servicio o trabajo.

Es recomendable (o más bien obligatorio), que la emisión se efectúe dentro del mes contado y antes del día 16 del siguiente. Aquí adquiere especial sentido la numeración y el registro de las fechas de emisión, ya que serán pruebas tangibles ante posibles irregularidades o impagos. 

La factura simplificada 

El Reglamento de Facturación ha hecho posible la aplicación de la llamada factura simplificada. Esta nueva entidad viene a sustituir al borrador que se venía manejando en operaciones de hasta 3000 euros con IVA incluido.

Los duplicados de facturación

La ley establece que solo puede expedirse un original de cada factura generada. Sin embargo, como en toda legislación vigente, la excepción se aplica sobre determinados duplicados, siempre y cuando quede especificada su propia naturaleza de “réplica”. Este documento es perfectamente válido, y sirve como equivalente para situaciones determinadas:

  1. Cuando tenemos varios destinatarios implicados en un mismo proceso. Aquí entran en juego los duplicados mencionados a partir de un documento origen, con información sobre base imponible y cuotas repercutidas. 
  2. Siempre que se pierda el original y se tenga que recurrir obligatoriamente a estos sustitutivos. Como ves, su principal cualidad es la de garantizar una copia de seguridad ante posibles contingencias. 

Tipos de factura

En líneas generales podemos hablar de facturas simplificadas (que ya vimos en un punto anterior), ordinarias y electrónicas. Estas serían el núcleo duro, el que emplean la mayor parte de empresarios y autónomos, pero existen otras posibilidades a tu alcance. No suelen darse con tanta regularidad, pero conviene entenderlas: 

Factura rectificativa

Como el propio nombre indica, se emplea para hacer correcciones sobre facturas previas. ¿Por qué se hace necesario rectificar? Por no haber cumplido ciertas normativas, por devoluciones ocasionales, o por la aplicación de descuentos o bonificaciones. Es decir, escenarios que cambian las bases tal y como estaban preestablecidas. 

Estas facturas dejan sin efecto los hechos acontecidos con anterioridad y debe notificarse al respecto al destinatario de la factura. En cuanto se apliquen los fenómenos o variaciones que dan lugar a este caso, ha de emitirse el documento con carácter inmediato, con un tope de 4 años tomando como referencia la fecha en que se emitió la versión inicial. 

Factura recapitulativa

Esta factura tiene la función de sintetizar, en una unidad concreta, las distintas operaciones ejecutadas con un mismo actor. Pueden manejarse distintas fechas, siempre y cuando tengan lugar dentro de un mismo mes. 

Si el destinatario es un profesional o empresario en activo, la expedición ha de realizarse antes del día 16 del mes (como ya dijimos anteriormente), para establecer horizontes bien definidos.  

Factura proforma

Las facturas proforma se conciben en base a una finalidad informativa, relativa a una oferta comercial de productos o servicios. Por lo tanto, buscan ayudar al usuario en su proceso de toma de decisiones. 

Sobra decir que no tiene valor legal ni oficial, por lo que no es necesario numerarla, sellarla o firmarla, a no ser que se solicite de manera explícita con anticipación.  

 

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