Rimborso spese per freelance: tutto quello che c’è da sapere

Il freelance svolge spesso un lavoro dinamico e può spostarsi di frequente per svolgere le proprie mansioni al meglio. Pranzi e incontri con clienti, partecipazione ad eventi organizzati dal committente, corsi di formazione concordati con le aziende clienti: in tutte queste occasioni un freelance può sostenere in anticipo delle spese di spostamento, vitto e alloggio che possono essere poi addebitate al cliente attraverso un rimborso spese. 

Ma per quali spese è possibile chiedere un rimborso e in che modo? Come impatta il rimborso spese sul reddito annuo e in che misura è soggetto a tassazione? Per rispondere a queste domande è bene scendere nei dettagli: il tema rimborso spese per il freelance è infatti molto ampio e tra quelli di maggiore interesse per i lavoratori autonomi che si trovano a sostenere spese extra legate a progetti cliente.

Entriamo allora nel vivo di questa guida e cerchiamo di capire quando è possibile e conveniente richiedere un rimborso spese per il freelance e in che modo farlo.

Rimborso spese per freelance: tipologie

In primis è importante chiarire che un freelance ha la possibilità di concordare un rimborso delle spese sostenute ogni qual volta si trova in trasferta, ossia quando, su richiesta del cliente e per un periodo determinato, deve svolgere il proprio lavoro lontano dalla sede concordata contrattualmente. In quest’occasione, il professionista può trovarsi nella condizione di sostenere delle spese inerenti al vitto, l’alloggio, il mezzo di trasporto, che possono poi rientrare nella richiesta di rimborso.

Attualmente la legge italiana prevede tre forme di rimborso:

• rimborso forfettario
• rimborso analitico
• rimborso misto

Analizziamo dunque nel dettaglio ciascuna di queste tipologie.

Rimborso spese forfettario

Il rimborso spese forfettario non obbliga a raccogliere documenti come scontrini e ricevute a supporto della richiesta: è sufficiente concordare un importo che viene riconosciuto al freelance per sostenere tutte le spese di vitto e alloggio, mentre sono da considerare a parte quelle di viaggio.

Rimborso spese analitico

Nel rimborso spese analitico, invece, è importante conservare ogni documento fiscale delle spese sostenute per vitto, alloggio e trasporti: il cliente potrà riconoscere al professionista solo gli importi documentati.

Rimborso spese misto

Nel rimborso spese misto, infine, sono previsti entrambi i sistemi: al freelance viene garantita una quota fissa a forfait come indennità di trasporto, oltre al rimborso delle spese di vitto e alloggio documentate.

Un approfondimento a parte merita, poi, il rimborso chilometrico: un tipo di rimborso che molte aziende offrono sia a lavoratori dipendenti sia a lavoratori esterni che utilizzano un’auto propria o noleggiata per gli spostamenti. Calcolare l’importo del rimborso chilometrico può essere molto semplice grazie alle tabelle ACI: in base a tipo e modello di auto è possibile individuare un costo chilometrico da moltiplicare per il numero di chilometri percorsi. È importante ricordare che il rimborso chilometrico non funge da compenso, è bensì un’indennità e per questo non è soggetta a tassazione.

Tipologie di spese, forme di rimborso e tassazione

Le spese di un freelance possono essere di vario tipo e, a seconda di esso, possono prevedere o meno un rimborso e impattare sul reddito imponibile. Vediamo le principali tipologie di spese, come gestirle e i rimborsi (ove previsti) per ognuna di esse.

1. Spese sostenute dal cliente: in questo caso tutte le spese sono direttamente sostenute dal committente al quale vanno intestate anche le fatture, che possono comunque riportare un riferimento al freelance in quanto utilizzatore del servizio acquistato. Queste spese non prevedono quindi alcuna forma di rimborso, non rientrano nel compenso del freelance e non devono essere in alcun modo riportate nelle fatture emesse dal freelance nei confronti del cliente.

2. Spese sostenute dal freelance a nome e per conto proprio: tutte le spese intestate e pagate dal professionista in partita iva concorrono alla formazione del reddito imponibile. Gli importi sostenuti dal freelance e inseriti nella fatturazione al cliente rientrano, infatti, nel compenso ricevuto per la prestazione: saranno considerati ricavi a tutti gli effetti e per questo compresi nel calcolo delle imposte e dei contributi fiscali e/o previdenziali. 

3. Spese sostenute dal freelance a nome e per conto del cliente: è questo l’unico caso in cui i costi di vitto, alloggio e trasporto sostenuti dal lavoratore autonomo non rientrano nel calcolo del reddito imponibile. La situazione di esempio tipica è quella in cui il freelance effettua il pagamento effettivo del servizio, ad esempio un biglietto del treno, intestando però la fattura direttamente al committente. Al termine della trasferta, il freelance può richiedere il rimborso delle spese sostenute semplicemente specificando in fattura l’importo e inserendo la dicitura “spese anticipate ex art. 15 DPR 633/72”.

Attenzione però alla tipologia di rimborso spese che si sta utilizzando. Rimborsi di tipo forfettario, con importi forfait per trasferta, sono considerati ricavi e concorrono alla formazione del reddito imponibile. 

Semplificando, nell’ipotesi che un cliente richieda una trasferta al proprio freelance, potrebbero venire a delinearsi i seguenti scenari:

1. cliente e freelance si accordano affinché tutte i costi siano sostenuti dal cliente: non ci sono spese per il freelance, né rimborsi da richiedere e tasse da pagare;

2. il freelance non prende accordi con il cliente e sostiene in autonomia tutte le spese necessarie: il rimborso spese richiesto successivamente al cliente contribuisce alla formazione di reddito e sarà oggetto di tassazione;

3. il freelance concorda di sostenere tutte le spese che, però, vengono intestate al cliente: il rimborso spese non costituirà reddito e non sarà soggetto a imposte e contributi.

4. il freelance concorda di sostenere tutte le spese tramite una carta di credito rilasciata direttamente dall’azienda ed intesta tutti i giustificativi direttamente all’azienda “committente.

Rimborso spese e regime forfettario: come funziona

L’importo del rimborso può concorrere alla formazione del reddito imponibile? Le spese rimborsate devono essere inserite nelle fatture ai clienti? Questo tipo di domande su rimborso spese e regime forfettario sono più che necessarie, se si vuole essere certi di non superare la soglia dei 85.000,00€ annui di fatturato, e poter quindi continuare ad operare in regime agevolato.

Quindi, ora che abbiamo definito le diverse forme e le tipologie di spese, vediamo in che modo il rimborso spese impatta sul reddito imponibile per i freelance in regime forfettario.

Partiamo dalla considerazione che il regime forfettario è l’unico regime fiscale agevolato attualmente esistente in Italia e che, a fronte dei numerosi vantaggi garantiti al contribuente, impedisce peró di dedurre le spese sostenute per svolgere le proprie attività. Il rimborso spese tuttavia, almeno in un caso, può costituire una eccezione alla regola. 

In linea generale i rimborsi spese contribuiscono alla formazione del reddito imponibile e sono quindi da considerare nel raggiungimento della soglia annuale massima prevista dal regime forfettario, ad eccezione dei casi in cui le spese sostenute dal freelance sono a nome e per conto del committente.

Rimborso spese in regime forfettario: un esempio pratico

Immaginiamo che Alice, freelance in regime forfettario, debba affrontare una trasferta per conto di una azienda committente. Durante il viaggio dovrà certamente sostenere delle spese. Le si presenteranno a questo punto due  principali opzioni:

• Anticipare le spese, ma far intestare le fatture all’azienda committente (previo accordo tra le parti). In questo caso il rimborso spese di Alice non contribuirà alla formazione dei ricavi e non sarà soggetto ad imposte e contributi.

• Anticipare le spese e farsi intestare le fatture. In questo caso il rimborso spese che Alice riceverà dall’azienda committente concorrerà sia alla formazione del suo fatturato, sia al suo reddito imponibile.

Nota spese per freelance: come farla

Ora che abbiamo passato in rassegna le diverse tipologie di spese, le varie forme di rimborso e il loro impatto sulla tassazione e sul fatturato del regime forfettario, passiamo alla pratica e vediamo assieme in che modo bisogna procedere per richiedere un rimborso spese.

Lo strumento piú comune per chiedere il rimborso è la nota spese. Solitamente è il cliente a fornire il documento pronto da compilare oppure è possibile crearne uno attraverso l’ausilio di qualche software specifico o utilizzare strumenti più classici come word o excel.

Quali dati bisogna inserire nella nota spese? 

Le informazioni essenziali da inserire nella nota spese sono i seguenti:

• Dati del cliente a cui si richiede il rimborso: ragione sociale, partita IVA, sede, ecc
• Dati del freelance: nome, cognome e tipo di collaborazione
• Dati relativi alla trasferta: data, luogo e durata
• Entità e tipo di spesa: costi sostenuti per vitto, alloggio e spostamenti
• Eventuali note aggiuntive

Nota importante: unitamente alla nota spese è sempre necessario presentare e allegare tutte le ricevute che giustificano le spese inserite nella richiesta di rimborso. 

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