Che cos’è la prima nota e perché è importante per i freelance
Conoscere esattamente le tasse da pagare è forse l’aspetto più delicato e importante per un freelance: la quota imposte è, infatti, una voce di costo che ogni lavoratore autonomo deve tenere in considerazione per seguire l’andamento della propria attività, calcolare il guadagno reale e prevedere quanta parte di questo potrà essere utilizzato per investimenti futuri.
In questi casi è utile avere una traccia precisa e continuativa di tutte le entrate e le uscite che sono state generate. Il reddito di un libero professionista, infatti, viene calcolato secondo il cosiddetto principio di cassa, ossia sottraendo il totale delle spese pagate nel periodo di imposta dal totale degli incassi percepiti nello stesso periodo. Per questo è necessario avere traccia di tutti questi movimenti.
La prima nota risponde alla necessità di freelance e liberi professionisti di documentare ognuna di queste entrate e uscite, ed è per questo uno strumento davvero molto efficace per gestire gli aspetti contabili dell’attività.
Ma di cosa si tratta esattamente? E che differenza c’è tra la prima nota cassa e quella fuori cassa? Entriamo nel dettaglio e facciamo chiarezza su qualche tecnicismo.
Prima nota: differenza tra prima nota cassa e prima nota fuori cassa
La prima nota è un semplice registro, completo di tutte le entrate e uscite di un freelance, un libero professionista o un’attività commerciale. Comprende la tracciatura di incassi e pagamenti gestiti in contanti, la cosiddetta prima nota cassa, e di tutte le operazioni documentate con cambiali, fatture, assegni per le quali non c’è stata una movimentazione in denaro contante, chiamata invece prima nota fuori cassa.
Grazie a questo registro è possibile avere in un’unica vista l’intera gestione economica: la prima nota mette insieme, infatti, sia le operazioni svolte con il denaro contante, che così facilmente sfuggono al controllo di un’attività autonoma, sia tutte quelle registrate presso una banca, dando un quadro preciso dell’andamento di una piccola impresa o attività autonoma. Si tratta quindi di un espediente che può semplificare molto la vita di freelance e lavoratori indipendenti.
Ma è un documento obbligatorio? E quali sono i reali vantaggi di una prima nota? Cosa deve contenere e come si fa a crearne una? Scopriamo di più!
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La prima nota è obbligatoria per i freelance?
Il primo chiarimento da fare è che la prima nota per i freelance non è obbligatoria.
Anche se nessuna normativa lo impone, la creazione di una prima nota è, però, molto utile per tre motivi:
- permette di tenere sotto controllo in autonomia i flussi economici dell’attività;
- semplifica la gestione della contabilità al commercialista e permette di evitare spiacevoli errori nel calcolo delle tasse da pagare;
- se viene compilata correttamente, è un valido strumento per la redazione delle scritture contabili che entrano nel libro giornale, la documentazione fiscale effettivamente richiesta dalla legge.
In un unico caso la prima nota diventa obbligatoria: nell’articolo 24 del DPR n.633/1972 viene stabilito che il registro prima nota è obbligatorio per quei commercianti al minuto che sono esonerati dall’obbligo di certificazione dei corrispettivi. Oppure quando il registro dei corrispettivi si trova in un luogo diverso rispetto a quello dove si svolge l’attività.
Vantaggi di compilare la prima nota per i freelance
Finora abbiamo quindi approfondito quale sia lo scopo di una prima nota per freelance: registrare tutte le transazioni che quotidianamente avvengono nel business. Vediamo ora con quali vantaggi.
La prima nota aiuta i professionisti a tenere una contabilità ordinata e ben amministrata, portando così almeno tre validi benefici nella vita di un lavoratore indipendente.
- Il libro giornale diventa più semplice da preparare: la registrazione di ogni movimentazione in denaro all’interno di un registro prima nota fornisce un’ottima base per la preparazione del libro giornale.
- Il saldo cassa è sempre aggiornato e ben visibile: grazie ad una registrazione puntuale delle operazioni finanziarie e di cassa, sarà sempre possibile tenere sotto controllo la liquidità aziendale, oltre che la regolare tenuta della contabilità. Bisogna sempre fare attenzione, infatti, ad un saldo cassa negativo che può indicare irregolarità, errori di registrazione, o incassi non tracciati che vanno corretti e regolarizzati per evitare, nel caso di una verifica fiscale, ipotesi di ricavi non contabilizzati.
- In caso di criticità, la prima nota può essere una valida prova a supporto di una corretta conduzione finanziaria da parte del contribuente.
Ecco perché non ci sono motivi validi perché un libero professionista non debba redigere una prima nota.
Che differenza c’è tra prima nota e libro giornale?
Anche se richiedono operazioni simili, questi due documenti sono in realtà molto diversi tra loro. La prima nota non è un vero attestato fiscale e non è obbligatorio per freelance, il libro giornale invece ha un valore fiscale ed è pertanto richiesto per legge.
Esiste, però, un caso in cui la prima nota diventa un libro giornale: la Risoluzione del Ministero delle Finanze n.9/101 del 1979 ha stabilito, infatti, che la prima nota “Diviene un vero e proprio libro giornale con validità giuridica e fiscale quando è regolarmente numerato e bollato prima dell’uso e contiene tutte le operazioni di gestione di un’impresa”.
A chi serve la prima nota? I consigli per i freelance
La prima nota è un documento centrale nell’attività di freelance e piccole imprese.
Grazie a questo registro, i professionisti possono tracciare qualsiasi entrata e uscita, avendo sempre sotto controllo le spese e i contanti che si hanno in cassa. Il consiglio è quello di compilare quotidianamente la prima nota in modo da evitare errori dovuti ad un accumulo di informazioni da inserire o alla ricostruzione di movimentazioni in contanti. Una volta che è completa, la prima nota può essere inviata al commercialista, che sarà così agevolato nella stesura delle scritture contabili.
Ogni quanto consegnare la prima nota? Trattandosi di un documento non obbligatorio, non c’è una scadenza standard ma una prassi efficace è quella di condividere il registro con una cadenza mensile oppure trimestrale.
La prima nota, in particolare la prima nota cassa, è poi molto utile per le piccole aziende, che possono così tracciare i flussi di cassa e inserirli in bilancio.
Come si fa la prima nota come freelance?
Non esistono dei modelli predefiniti per la compilazione di una prima nota per freelance. Ci sono, però, una serie di indicazioni che permettono di compilare questo registro nel modo più completo e corretto possibile.
Ricordiamo, inoltre, che nella prima nota sono ammessi errori e cancellazioni ma, in ogni caso, meglio non esagerare con i refusi e mantenere il più possibile ordine e precisione.
Tra le informazioni minime necessarie per fare una prima nota come freelance ci sono il tipo di operazioni da poter inserire e la modalità con cui farlo. Vediamole nel dettaglio.
Cosa si deve inserire nella prima nota per freelance
I movimenti finanziari da inserire nella prima nota sono solitamente a discrezione del soggetto, è bene però che siano sempre considerate le operazioni di seguito:
- incasso relativo all’emissione di una ricevuta fiscale o di una fattura;
- il pagamento di una ricevuta di acquisto;
- versamenti di contanti in banca;
- prelievi di contanti in banca o presso sportello bancomat;
- pagamenti di imposte e tasse (ad esempio, modelli F23, F24, ecc.)
- pagamenti di spese varie (affitto, bollette, assicurazione, ecc.)
- incasso corrispettivi giornalieri;
- pagamento di retribuzioni;
- erogazione di un finanziamento;
- accreditamento di un finanziamento.
Modi per redigere la prima nota per freelance
Una volta individuate le operazioni di cassa e banca utili alla compilazione, vediamo come redigere il registro prima nota. Su qualsiasi supporto si decida di realizzarla, la prima nota si presenta sempre come una tabella nella quale ogni riga corrisponde ad un movimento economico, in entrata o in uscita. Per ogni movimento è poi bene specificare alcuni dettagli che vadano a definire il flusso economico, così da evitare eventuali errori o sviste.
Nello specifico, le informazioni da collocare per ogni riga saranno:
- data dell’operazione: utile a tenere un ordine cronologico dei movimenti;
- descrizione dell’operazione: il movimento va categorizzato come “entrata” oppure “uscita”;
- riferimento o codice identificativo del documento contabile associato all’operazione: numero dello scontrino, fattura, ecc. (importante: conserva sempre una copia del documento fiscale registrato nella prima nota);
- importo dell’operazione;
- partite fuori cassa, ossia tutte le operazioni che non sono state gestite tramite contante come, ad esempio, i bonifici;
- note: una possibile descrizione più estesa del movimento;
- saldo progressivo aggiornato al termine di ogni operazione.
Se non sai su quale supporto creare la tua prima nota per freelance, ecco alcuni dettagli e indicazioni sulle possibili soluzioni.
- Blocco di fogli cartacei con tabella prestampata: è ancora possibile preparare una prima nota con un supporto fisico anche se questo rimane il più soggetto a errori e irregolarità, dovuti al fatto di aggiornare i calcoli manualmente.
- Foglio di calcolo elettronico (es. Excel): è sicuramente un modo più sicuro per una corretta compilazione e per il calcolo automatico del saldo progressivo. In questo caso il consiglio è quello di avere un file per ogni anno e un foglio per ogni mese, soprattutto se si superano i 20 movimenti mensili.
- Software gestionali: ce ne sono molti in commercio e permettono una più facile e sicura archiviazione e consultazione delle informazioni.
Gestione prima nota come freelance
Concludendo, il lavoro di un libero professionista richiede un’enorme dedizione e spesso implica un impegno di tempo ed energie superiore a quello di un impiego da dipendente.
A volte per mancanza di tempo, altre perché i freelance non hanno sempre la possibilità di attingere ad informazioni chiare e attendibili o ad un supporto consulenziale, l’importanza di redigere la prima nota, come di occuparsi di altri adempimenti fiscali e amministrativi, può essere sottovalutata.
Per questo abbiamo voluto riepilogare tutte le informazioni più utili relative alla gestione di una prima nota come freelance, che si pone invece come una delle attività più importanti da fare, non solo per mantenere una corretta amministrazione della propria contabilità ma anche e soprattutto per facilitare un calcolo preciso delle tasse da applicare alle proprie entrate nette.
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