Guida alla fatturazione elettronica per liberi professionisti

A partire dal 2024 tutti i soggetti dotati di Partita IVA hanno l’obbligo di emettere fattura elettronica per poter ricevere il pagamento relativo a una prestazione svolta per un cliente. La fatturazione elettronica non è una pratica immediata, soprattutto per chi è alle prime armi: in questa guida completa vediamo nel dettaglio che cos’è e come funziona la fattura elettronica, come leggerla correttamente, come correggerla e annullarla e che cos’è il codice univoco per la fatturazione elettronica.

Che cos’è e come funziona la fatturazione elettronica

La fattura elettronica è un documento realizzato tramite il computer, lo smartphone o il tablet in formato digitale, eseguita in formato xml attraverso appositi software e piattaforme come FatturaPA, inviata al destinatario tramite il Sistema di Interscambio (SdI) e che, a partire dal 1° luglio 2022, è diventata obbligatoria per quasi tutti i soggetti tenuti ad emettere fattura e in possesso di partita IVA.

Il concetto di fatturazione elettronica è stato introdotto con la Legge Finanziaria del 2008 su richiesta dell’Unione Europea, con l’obiettivo di gestire in modo più efficiente il complesso sistema di fatturazione e rendere più efficaci i relativi controlli fiscali, i cui risparmi possono così essere reinvestiti in altre istanze della spesa pubblica, e per favorire la dematerializzazione dei processi delle imprese e l’evoluzione verso il digitale. La fatturazione elettronica, infatti, consente l’azzeramento dei costi di stampa e di spedizione delle fatture, la riduzione del rischio di errore, la riduzione del rischio di emissione di documenti falsi e di duplicazione di documenti, l’automazione del processo di fatturazione e pagamento e una maggiore possibilità di controllo del fisco per contrastare il problema, molto presente in Italia, dell’evasione fiscale. 

La fatturazione elettronica, oltre a tutti i dati presenti nella fatturazione cartacea, prevede anche l’inserimento nel documento del codice univoco oppure l’indirizzo PEC (posta elettronica certificata).

Liberi professionisti: come leggere una fattura elettronica?

Scopriamo innanzitutto come leggere correttamente e come interpretare i dati contenuti all’interno di una fattura elettronica, partendo dal servizio di consultazione messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate fino ad arrivare ai programmi e alle app dedicati da installare sul proprio computer o dispositivo mobile.

Il servizio di consultazione fatture e ricevute dell’Agenzia delle Entrate

Per un libero professionista alle prime armi, leggere una fattura elettronica può sembrare complicato, ma si tratta, in realtà, di una procedura molto semplice. Basta infatti andare sul sito web dell’Agenzia delle Entrate ed entrare nel portale “Fatture e Corrispettivi”, cliccando alla voce Consultazione. Qui, il libero professionista con partita IVA può trovare tutte le fatture e le ricevute emesse in modo facile e veloce.

All’interno di questa sezione, sono disponibili due link:

• dati rilevanti ai fini IVA, cliccando sul quale si accede a una pagina di riepilogo, in cui sono elencate tutte le fatture emesse e ricevute nel corso dell’ultimo trimestre. È facile anche leggere le fatture elettroniche antecedenti: il sistema, infatti, consente di impostare un range di date, in modo da visualizzare tutte le fatture inerenti al periodo selezionato. Non solo: è anche possibile effettuare una ricerca avanzata, immettendo dati come la partita IVA del cliente o il numero identificativo che il Sistema di Interscambio ha assegnato alla fattura. Per ogni fattura, inoltre, sono visibili tutti i dettagli e, cliccando sull’icona della lente di ingrandimento, si potrà aprire il documento e visualizzarlo per intero. Una cosa importante da sottolineare, riguarda lo status delle fatture: quelle contrassegnate dal simbolo di spunta di colore verde sono i documenti regolarmente consegnati, mentre quelle marcate dal simbolo di alert rosso sono le fatture non consegnate da prendere in visione;
• monitoraggio dei file trasmessi, che permette di accedere a una pagina dedicata alla ricerca dei documenti in archivio. Selezionando la voce “File fattura” è possibile impostare un range di date e visualizzare tutte le ricevute relative alle fatture, come per esempio quelle di scarto, di consegna e di impossibilità di consegna emesse durante l’arco di tempo considerato. Anche all’interno di questa sezione, si può effettuare una selezione più accurata digitando altre chiavi di ricerca.

Fatturare utilizzando un nuovo formato, diverso da quello a cui si è abituati, può intimorire, soprattutto se si ha poca familiarità con tecnologia o contabilità. In realtà la fatturazione elettronica semplifica molti processi. La nostra piattaforma ha da sempre previsto l’opportunità di emettere fatture elettroniche. Il team di Xolo è quindi pronto a supportarti e a guidarti passo dopo passo per  affrontare questo cambiamento con serenità e senza sentirti mai solo. Che aspetti? Iscriviti e lasciati guidare dai nostri esperti! 

Come aprire i file xml e xml.p7m per leggere le fatture elettroniche

Uno dei motivi per cui spesso non si sa come leggere le fatture elettroniche riguarda i loro formati, xml e xml.p7m, apparentemente difficile da aprire. Oltre a considerare l’opzione della consultazione online tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate, è possibile utilizzare strumenti gratuiti per aprire i file xml e xml.p7m. I due formati si differenziano principalmente per il fatto che, mentre il primo permette di leggere la fattura elettronica vera e propria, il secondo riguarda invece i documenti firmati digitalmente.  

In entrambi i casi, per visualizzare le fatture elettroniche occorre installare programmi ad hoc. Per i file in formato xml, se si utilizza Windows come sistema operativo, si può installare il programma gratuito “Visualizza fattura elettronica”, disponibile nello store di Microsoft. Il software, inoltre, consente di visualizzare anche alcuni documenti con firma digitale, quindi in formato xml.p7m. 

Un altro programma molto utile e compatibile con Windows, Mac e Linux è “AssoInvoice”, che permette di visualizzare un vero e proprio calendario con riportate tutte le fatture emesse e ricevute.

È possibile visualizzare le fatture anche direttamente online, attraverso alcuni siti web che consentono di convertire le fatture elettroniche in formato PDF. Il loro funzionamento è davvero molto semplice e intuitivo: basta infatti inserire il file xml o xml.p7m all’interno dell’interfaccia e cliccare sul pulsante “Converti”, in modo da avere subito a disposizione la versione in PDF della fattura elettronica che interessa. 

Come leggere una fattura elettronica via smartphone

Con la diffusione dei dispositivi mobili, era necessario prevedere una modalità con cui capire come leggere le fatture elettroniche via smartphone. A questo proposito, l’Agenzia delle Entrate ha creato un’applicazione specifica, chiamata “FatturAE”, che permette ai liberi professionisti di consultare tutte le fatture comodamente tramite il proprio telefono cellulare.

Quali sono i liberi professionisti obbligati ad emettere la fatturazione elettronica

Fino al 2023, non tutti i liberi professionisti che possedevano la partita IVA erano obbligati ad emettere la fatturazione elettronica: alcuni erano esonerati da questa pratica e potevano emettere una semplice fattura cartacea.

A partire da Gennaio 2024 le cose sono cambiate, e tutti i soggetti dotati di Partita IVA hanno contratto l'obbligo alla fatturazione elettronica, anche chi aderisce al regime forfettario, come vedremo meglio in un paragrafo successivo. 

Chi è escluso dalla fatturazione elettronica

Restano esclusi dall’obbligo di fatturazione elettronica:

• i medici, i farmacisti, gli psicologi, i fisioterapisti e tutti gli altri operatori del settore sanitario, che non solo sono esonerati, ma che anzi dal 2019 hanno un espresso divieto, confermato in vigore anche per tutto l’anno 2022, rispetto all’emissione della fattura elettronica (ma solo se compiono questa operazione nei confronti di pazienti privati – si veda quanto decretato nel dicembre 2018 dal Garante della Privacy a tutela dei dati sensibili dei pazienti che possono venire riportati nelle fatture elettroniche). Per quanto riguarda i dati fiscali che vengono trasmessi al S.T.S. (Sistema Tessera Sanitaria), essi sono al servizio esclusivo delle pubbliche amministrazioni al fine di applicare le disposizioni tributarie e doganali e per monitorare la spesa pubblica e quella privata.
  

Chi non è escluso dalla fatturazione elettronica

Per tutte le altre categorie professionali in possesso di partita IVA, anche in regime forfettario, vige invece l’obbligo di fatturazione elettronica secondo le tempistiche e le modalità prestabilite, pena l’incorrere in sanzioni anche molto severe.

Inoltre, sempre al fine di contrastare l’evasione fiscale, dal 2017 l’obbligo di fatturazione elettronica è stato esteso al settore del B2B; tale obbligo potrebbe essere ulteriormente esteso anche in caso di fatturazione tra privati e B2B.

Ricordiamo anche che l’Agenzia delle Entrate ha previsto dei nuovi codici Tipo Documento, che vanno da TD01 a TD27, per descrivere in modo più preciso e corretto le diverse operazioni e agevolare l’adeguata compilazione della fattura elettronica: ad esempio, TD01 indica la fattura ordinaria, TD02 l’anticipo su fattura o l’acconto, TD04 è la nota di credito, TD05 è la nota di debito, TD17 viene usato per il documento di integrazione per servizi da prestatori intra-Unione Europea o per l’autofattura per servizi da prestatori extra-Unione Europea, mentre TD24 viene usato per indicare la fattura differita.

Quando i liberi professionisti devono emettere la fattura elettronica

Sia all’interno del regime fiscale ordinario che nel regime fiscale forfettario dunque è necessario emettere e gestire correttamente la fatturazione elettronica: ma quando bisogna emettere la fattura affinché sia valida a livello contabile? Entro quando? Ci sono infatti delle regole da rispettare per non incorrere in pesanti sanzioni a causa di un invio tardivo della fattura.

Per capire quando è necessario emettere fattura, è bene fare due premesse, una riguardante la data di invio e una riguardante la distinzione tra tre tipologie di fatture.

1. La fattura elettronica riporta una data: essa corrisponde sia alla data di emissione che alla data di invio e di trasmissione della fattura stessa; questi termini in linea teorica si equivalgono.
2. La fattura elettronica può essere immediata, differita o anticipata.
   
   

Se non si emette la fattura elettronica nei tempi prestabiliti, si può incorrere in multe che vanno dal 90% all’180% dell’imponibile che non viene correttamente documentato (a partire da un minimo di 500 €), e da 250 a 2.000 €, se la violazione dei termini non ha inciso sulla liquidazione corretta del tributo.

• Quando emettere la fattura elettronica immediata

In caso di fattura elettronica, per essere considerata valida essa deve essere emessa, cioè inviata, al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, e lo stesso SdI provvede a inviare la fattura al destinatario. 

In caso di fattura elettronica immediata, secondo quanto stabilito dal D.L. Crescita n. 34/2019, il fornitore ha tempo 12 giorni dalla prestazione del servizio o dalla vendita del prodotto per inviare la fattura al Sistema di Interscambio – meglio ancora sarebbe entro 24 ore dal giorno della vendita o della prestazione. In ogni caso, nella fattura bisogna inserire la data effettiva di esecuzione dell’attività.

•  Quando emettere la fattura elettronica differita

La fattura elettronica differita è regolamentata dall’articolo 21, comma 4 lett.a) del D.p.r. n.633/72 e può essere emessa:

• in caso di cessione di beni la cui consegna o spedizione risulta da un documento di trasporto (DDT) o da un altro documento analogo (si veda il D.p.r. n. 472/96);
• in caso di prestazione di servizi individuabili attraverso idonea documentazione, effettuate nello stesso mese solare nei confronti del medesimo soggetto.

La fattura elettronica differita può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell'operazione, a patto che nel documento siano inseriti gli estremi del documento di trasporto e il codice “tipo documento” TD24.

• Quando emettere la fattura elettronica anticipata

C’è un terzo caso previsto dal comma 4 dell’articolo 6 del D.p.r. n. 633/72, che riguarda le deroghe sulle date di emissione delle fatture elettroniche, ed è quello della fattura anticipata. Se la fattura viene emessa prima del verificarsi della stipula del contratto per i beni immobili, della consegna di beni mobili e il pagamento del corrispettivo per la prestazione di servizio, l’operazione viene considerata comunque effettuata e rilevante ai fini fiscali, e la data dell’emissione va a coincidere con quella dell’effettuazione dell’operazione. 

Anche in caso di fattura anticipata si ha un massimo di 12 giorni dalla data di riferimento per poter trasmettere il documento al Sistema di Interscambio.

• Quando emettere fattura elettronica: altre eccezioni 

In caso di prestazione di servizi per soggetti passivi all’interno di uno stato membro dell’Unione Europea e in caso di prestazioni di servizi resi o ricevuti da un soggetto passivo che è stabilito fuori dall’Unione Europea, la fattura elettronica viene emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

Nel caso in cui la cessione di un bene viene eseguita dal cessionario verso un soggetto terzo tramite il proprio cedente, la fattura elettronica viene emessa entro il mese successivo a quello in cui è stata effettuata la spedizione o la consegna dei beni.

L’autofattura elettronica: che cos’è e come si compila correttamente

Come suggerisce il termine stesso, l’autofattura elettronica è un documento fiscale che il libero professionista emette verso se stesso al fine di certificare una vendita di beni o servizi effettuata nei propri confronti.

Bisogna emettere l’autofattura elettronica quando si verifica una delle seguenti casistiche:

• nei rapporti B2B, cioè tra due soggetti titolari di Partita IVA, in riferimento alle fatture passive 
• quando il fornitore non inserisce l’IVA nel momento della vendita, bensì applica il sistema cosiddetto di reverse charge esterno 
• quando vengono emesse fatture da fornitori italiani con franchigia IVA, (reverse charge interno)

Come una fattura “normale”, l’autofattura deve contenere le stesse tipologie di elementi obbligatori, ad eccezione di due sostanziali differenze:

• la figura del cedente e quella del cessionario corrispondono allo stesso soggetto e dunque l’operazione risulta effettuata a titolo gratuito
• la figura dell’emittente corrisponde a quella del cessionario del bene o del servizio, cioè il committente che paga l’imposta al posto del primo 

L’autofattura deve sempre essere emessa in formato elettronico e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio, ad eccezione delle autofatture per le prestazioni relative a soggetti residenti al di fuori dell’Unione Europea.

L’autofattura, per poter essere considerata corretta, deve sempre contenere i seguenti elementi:

• indicazione dell’IVA (per le operazioni imponibili)
• indicazione del titolo di non imponibilità (per le operazioni esenti da imposta)
• la dicitura “autofatturazione di cui all’articolo 21, comma 5, del DPR n. 633/72”

I termini di emissione dell’autofattura variano nei diversi casi:

• per la prestazione di servizi specifici e per la cessione di beni, è necessario emettere l’autofattura nel momento stesso in cui viene effettuata l’operazione, e deve essere annotata nel registro delle fatture che vengono emesse entro il 15 del mese successivo (l’articolo 23, comma 1, primo periodo del DPR n. 633/72;) e all’interno del registro degli acquisti che vengono fatti anteriormente alla liquidazione periodica (Articolo 25 del DPR n. 633/72)

• per la prestazione di servizi generici bisogna emettere l’autofattura nel momento in cui viene effettuata l’operazione, per tali servizi si considera effettuata la prestazione soltanto nel momento in cui essa viene ultimata, e cioè con riferimento alla data in cui i corrispettivi vengono maturati, nel caso in cui la prestazione sia di carattere continuativo o periodico (articolo 6, comma 6, del DPR n. 633/72).

Come correggere o annullare la fattura elettronica per i liberi professionisti

Quando un libero professionista emette la fattura elettronica, può commettere un errore e trovarsi nella necessità di doverla correggere o annullare. 

Eseguire queste operazioni è possibile: vediamo la procedura corretta da seguire.

Bisogna innanzitutto tenere in considerazione le situazioni possibili in cui si presenta questa necessità, e cioè:

• la fattura non è ancora stata inviata;
• la fattura è stata rigettata dal SdI (Sistema di Interscambio);
• la fattura sbagliata è già stata ricevuta dal destinatario;
• la fattura è stata rifiutata dalla Pubblica Amministrazione.

Prendiamo ora in esame ciascun caso.

• Come correggere una fattura elettronica non ancora inviata

Se non è stata ancora inviata, la procedura per correggere una fattura elettronica è molto semplice: senza nemmeno modificarne il numero, è sufficiente rivedere i dati errati, fare un ulteriore controllo e, infine, inviarla normalmente.

• Come annullare una fattura elettronica scartata dal Sdl

Nel processo di verifica della fattura, il SdI può riscontrare degli errori formali e, di conseguenza, rigettarla. In questo caso, entro cinque giorni dall’invio, il sistema cambia lo status della fattura, che da “inviata” passa, appunto, a “scartata”. 

Il dato errato può essere legato al contenuto, alla dimensione o al formato del documento inviato o, ancora, all’autenticità della firma; in ogni caso, spesso, nel momento in cui arriva la notifica di scarto, questa è accompagnata sia dal numero dell’errore che da un riassunto del motivo per cui il file è stato rigettato.

A questo punto, per annullare una fattura elettronica scartata dal SdI occorre, entro e non oltre 5 giorni da quando è stato notificato lo scarto, correggerla e procedere a un nuovo invio, lasciando invariati numero e data di quella precedente. È tuttavia possibile emettere una fattura con una data e un numero nuovi, seguendo le indicazioni fornite dall’Agenzia delle Entrate.

• Come correggere una fattura elettronica sbagliata già ricevuta dal destinatario

Spesso, però, il vero problema è capire se è possibile annullare una fattura elettronica già inviata e ricevuta dal destinatario: può infatti accadere che la fattura venga accettata dal SdI, in quanto priva di errori formali, ma che contenga dati errati. 

In questo frangente, la fattura non può essere modificata, poiché considerata regolarmente emessa; di conseguenza, la soluzione più comune consiste nell’emettere una nota di variazione la cui funzione è appunto quella di rettificare una fattura già regolarmente registrata. La scelta più comune, in questi casi, consiste nell’emettere una nota di credito in riferimento al totale riportato sulla fattura sbagliata e, in seguito, redigere una nuova fattura con i dati corretti. 

La nota di variazione non deve invece essere emessa nelle seguenti situazioni:

• il codice destinatario o l’indirizzo PEC di riferimento è errato (in questi casi è sufficiente avvisare il cliente e ricordargli che la fattura è comunque disponibile all’interno del portale dedicato a Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate);
• l’IBAN sul quale ricevere il compenso è sbagliato: anche in questo frangente, basta comunicare al cliente quello corretto;
• l’errore rientra tra i campi facoltativi da compilare all’interno della fattura. Un’altra situazione per cui è possibile comunicare direttamente al cliente i dati corretti, senza dover espletare altre formalità.

• Come annullare una fattura elettronica rifiutata dalla Pubblica Amministrazione

Al contrario di professionisti, privati e aziende, la Pubblica Amministrazione può rifiutare una fattura, anche se approvata dal SdI, seguendo due principali modalità:

• con la notifica di esito negativo, che arriva tramite il software di fatturazione (così come le notifiche di scarto del SdI). In questo caso, bisogna modificare la fattura, mantenendo comunque invariati numero e data, e inviarla nuovamente al SdI;
• con un rifiuto dopo averla accettata o dopo 15 giorni dalla ricezione. Se ci si trova in questa situazione, probabilmente un operatore della Pubblica Amministrazione contatterà direttamente il professionista, chiedendo di redigere una nuova fattura elettronica, previa emissione di una nota di credito nella quale viene segnalato lo storno totale della fattura precedente. In ogni caso, è importante seguire le indicazioni fornite direttamente dalla PA, in modo che la nuova fattura venga accettata senza problemi. 

Cos’è il codice univoco nella fatturazione elettronica dei liberi professionisti

Una delle informazioni più importanti che un libero professionista deve inserire in fattura elettronica è il codice univoco, noto anche con la sigla CUU o come Codice IPA: per eliminare ogni dubbio e chiarire i vari aspetti legati a questo codice, vediamo insieme nel dettaglio che cos’è il codice univoco per la fatturazione elettronica, a che cosa serve, dove è possibile trovarlo e come poterlo richiedere.

Il codice univoco è un dato fondamentale per il sistema di fatturazione elettronica, poiché ha la funzione di identificare in modo, appunto, univoco il destinatario del documento e consente al Sistema di Interscambio (SdI) di processare e inviare la fattura correttamente.

Bisogna fare attenzione, però, a non confondere il codice univoco con il codice destinatario: seppure abbiano lo stesso scopo, i due codici non sono interscambiabili, dal momento che il codice univoco possiede 6 caratteri e si utilizza esclusivamente nelle fatture verso la Pubblica Amministrazione (B2G), mentre il codice destinatario possiede 7 caratteri e si usa per le fatture tra soggetti privati, B2B o B2C.

A cosa serve il codice univoco per la fatturazione elettronica

Il nome completo del codice univoco è “codice univoco d’ufficio”, si abbrevia con la sigla CUU e può essere chiamato anche “codice IPA” – i due termini sono dunque sinonimi, si equivalgono e identificano lo stesso strumento. Esso è un codice alfanumerico composto da sei cifre che sta a indicare uno specifico ente pubblico, un istituto o un ufficio della Pubblica Amministrazione. Inserendolo nella fattura elettronica destinata alla Pubblica Amministrazione (FatturaPA), il Sistema di Interscambio può recapitare il documento fiscale al corretto destinatario.

Dove poter recuperare il codice univoco per la fatturazione elettronica

Il codice univoco, o codice IPA, deve essere ricavato dall’elenco IPA, acronimo che sta a indicare l’indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi: esso si trova in una apposita sezione del sito dell’Agenzia delle Entrate, e consiste in un lungo elenco di codici, ciascuno corrispondente ad un ufficio pubblico, ed è provvisto anche del motore di ricerca “Consultazione” per agevolare la ricerca in base alle informazioni che si hanno in possesso. In aggiunta al codice univoco, in questo elenco sono disponibili anche il domicilio digitale, l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) e il codice fiscale di fatturazione elettronica dell’ufficio o ente pubblico, informazioni utili per la compilazione dei diversi campi della fattura elettronica destinata alla Pubblica Amministrazione.

È inoltre da ricordare il fatto che un singolo ente può possedere la corrispondenza con diversi codici univoci: questo avviene perché ciascuno dei CUU è associato a un differente ufficio appartenente alla stessa Pubblica Amministrazione.

Come viene generato il codice univoco per la fatturazione elettronica

Il codice univoco viene creato automaticamente dal sistema quando i gestori di pubblici servizi, gli Enti nazionali di previdenza e di assistenza sociale e tutte le pubbliche amministrazioni (dai Comuni alle Province alle Regioni, dalle scuole alle Camere di Commercio, ecc.) terminano la procedura di accreditamento sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

In questo articolo abbiamo passato in rassegna tutte le principali novità legate alla fatturazione elettronica. Sappiamo che ogni cambiamento porta con sé una buona dose di timori, specialmente quando si ha a che fare con il Fisco. Con Xolo potrai non solo emettere fatture elettroniche illimitate, ma dimenticarti la paura di commettere errori: semplicemente perché penseremo a tutto noi! Iscriviti alla nostra piattaforma!