Freelance: consigli e tools indispensabili per gestire i tuoi progetti

Freelance: tutti i tools e i consigli per un’ottimale gestione dei progetti 

Chi decide di lavorare come freelance deve riuscire a sviluppare necessariamente alcune competenze e abilità che sono in parte diverse da quelle che possiede chi lavora come dipendente: il freelance, infatti, è il capo di se stesso, e per questo deve saper gestire al meglio e in modo autonomo tutti i progetti che segue – anche più di uno contemporaneamente – i propri clienti, il proprio tempo e i propri spazi, le proprie risorse economiche e finanziarie, le proprie energie e via dicendo. 

Naturalmente questo non è sempre facile, ma il segreto sta principalmente nell’imparare ad avere un’ottimale gestione dei progetti, in modo da poter avere sempre sotto controllo il quadro generale della propria vita professionale (e di conseguenza anche di quella privata). In questo articolo vediamo dunque alcuni consigli, strategie e strumenti fondamentali per una perfetta gestione dei progetti da parte dei lavoratori freelance, da diversi punti di vista.

Come gestire più progetti diversi contemporaneamente come freelance

Una delle situazioni a cui può andare frequentemente incontro un freelance è quella di dover seguire al meglio più progetti diversi nello stesso momento: riuscire a fare questo però è spesso fondamentale, poiché si sa che un periodo dove si accavallano più lavori può alternarsi a un periodo in cui non si ha nemmeno un progetto. Riuscire a seguire al meglio più progetti non è impossibile, bisogna però avere alcune accortezze:

• pianificare ogni attività per tutti i progetti in corso: la parola chiave del project management è senza dubbio pianificazione. È necessario dunque strutturare un piano strategico e di azione che metta nero su bianco tutte le attività da svolgere per ogni singolo progetto – da quelle di tipo organizzativo a quelle di tipo fiscale a quelle più creative – suddividendole per priorità, per budget e per tempistiche. Per questo lavoro di pianificazione ogni freelance deve riuscire a trovare l’approccio a lui più congeniale: c’è chi stila dei lunghi elenchi, chi utilizza dei file Excel ma soprattutto al giorno d’oggi la maggior parte dei freelance sceglie di affidarsi a uno degli ottimi tools di project management che sono stati appositamente sviluppati, come per esempio BaseCamp, Asana, Workfront e tutti gli altri che illustreremo meglio nel paragrafo dedicato

• stabilire le priorità: come accennato al punto precedente, è fondamentale saper decidere quali sono le priorità di ogni progetto per non essere risucchiati in una spirale di infinite attività che, se manca questo passaggio, finiscono per essere svolte male e in modo caotico e disordinato. È bene dunque fissare le priorità, tenendosi un po’ larghi ed elastici con le tempistiche: il freelance, infatti, deve sempre calcolare un margine per degli imprevisti che, purtroppo, possono essere dietro l’angolo

• scegliere bene i propri clienti: un altro segreto per poter gestire al meglio più progetti contemporaneamente riguarda la scelta di chi i progetti li affida al freelance, e cioè i clienti. Quando si è all’inizio della propria carriera, in modo comprensibile si tende ad accettare qualsiasi tipo di lavoro da parte di qualsiasi tipo di committente, ma con il tempo e l’esperienza un freelance deve riuscire a saper valutare quando un progetto merita di essere seguito e quando invece rischia di diventare solo una perdita in termini di tempo, di energie e dunque anche di denaro. È perciò importante, nel momento in cui economicamente ce lo si può permettere, saper dire no e rifiutare alcuni clienti, cercando di lavorare per quanto possibile con persone e aziende che risultano in sintonia con il proprio modo di lavorare: la qualità e la riuscita del progetto ne risentiranno senza dubbio!

• scegliere bene i propri eventuali collaboratori: per lo stesso motivo, è bene imparare a scegliere anche le persone che dovranno collaborare con il freelance, se questo è previsto dal progetto e dal budget. Lavorare in piccoli team, saper delegare e condividere i progetti con altri professionisti di cui ci si può fidare e da cui si può imparare è un ottimo modo per riuscire a portare a termine al meglio diversi progetti contemporaneamente

• avere cura di ogni fase di sviluppo dei singoli progetti: in particolare se il freelance decide di avvalersi di collaboratori a cui delegare una parte del progetto, egli deve sempre monitorare ogni fase di sviluppo, senza perdere di vista il quadro generale. Ogni step del lavoro è infatti fondamentale e deve essere seguito sempre con la massima cura.

ROI management: che cos’è e perché è utile per il lavoro del freelance

Prima di analizzare i diversi tools di project management è bene che il freelance impari a fare quello che è noto come ROI management: l’acronimo sta per l’espressione inglese return on investment, cioè la gestione del ritorno sull’investimento, e sta a indicare la pratica, molto importante per un freelance, di analizzare in modo consapevole e sistematico tutte le attività e i progetti che svolge in ottica di quanto guadagno questi portano. In altre parole, poiché per un freelance il tempo è denaro, ogni progetto che egli sceglie di intraprendere rappresenta un investimento, ed è utile saper valutare a monte se e quanto l’investimento sarà fruttuoso o meno.

Ci sono essenzialmente due modalità per fare ROI management: valutando il ritorno sull’investimento sulla base di periodi temporali (mesi, settimane o anche singoli giorni) oppure sulla base dei progetti. Vediamo entrambe le modalità, che non sono alternative bensì complementari.

ROI management sulla base di un periodo temporale

questa valutazione parte dall’assunto già ricordato per cui “il tempo è denaro”, e cioè dal fatto che ogni attività che svolgiamo toglie del tempo – e dunque anche del guadagno – a un’altra attività potenzialmente più remunerativa e bisogna per questo saper valutare bene a cosa si sceglie di dedicare tempo e attenzione.

Per fare una corretta analisi di ROI management a livello temporale, bisogna come prima cosa stabilire quanto si intende guadagnare come minimo in un anno, quanti giorni di “ferie” si vogliono prendere e per quante ore al giorno si vuole lavorare, in modo da avere il quadro della situazione completo per fare il calcolo di quanto vale in termini economici una nostra giornata o un nostro mese. 

Per fare un esempio: Matteo, copywriter freelance, ha stabilito di voler fatturare 60.000 € all’anno, lavorando per 6 ore al giorno per 5 giorni alla settimana, con 26 giorni di ferie in un anno. Bisogna ora calcolare i giorni lavorativi in un anno, cioè 240; si deve poi dividere 60.000 per i 235 giorni e si otterrà 255 € al giorno, 1.275 € a settimana e 5.100 € al mese. Questo calcolo indicativo è utile per Matteo per tenere sotto controllo in modo consapevole il guadagno che produce (o eventualmente non produce) in relazione a quanto intende guadagnare, e questo è importante anche nella valutazione dei progetti da prendere in carico.

ROI management sulla base di un progetto

Anche il progetto, ovviamente, ha un valore economico misurabile, sia in rapporto al tempo impiegato per svilupparlo sia in rapporto al fatturato che esso porta nelle tasche del freelance.

Prendiamo come esempio sempre il copywriter freelance Matteo: la sua tariffa oraria è pari a 60 € all’ora e ha preso in carico un progetto da 6.000 € di budget complessivo. Esso, affinché risulti remunerativo, dovrà necessariamente essere svolto nell’arco di 100 ore: al di sotto di questa soglia, infatti, Matteo andrà in perdita. Questo esempio mette in luce come sia fondamentale per un freelance conoscere bene la propria tariffa oraria e le tempistiche entro cui indicativamente riuscirà a svolgere ogni attività del progetto, in modo da riuscire a scegliere solo progetti economicamente redditizi.

Come coordinare un progetto con più freelance coinvolti

Se il progetto è ampio e richiede la competenza di più figure professionali, è bene che il freelance non lo svolga completamente da solo ma che anzi si appoggi a una rete di collaboratori ben selezionati, dai quali imparare sfaccettature diverse del proprio lavoro o da cui farsi affiancare. Inoltre, affidarsi ad altri freelance può essere utile in ottica di delegare a qualcun altro quando questo è conveniente in termini di risparmio di prezioso tempo. Ma come coordinare e gestire al meglio un team di collaboratori?

• Innanzitutto, ciascuno dei professionisti coinvolti deve avere ben chiaro il proprio ruolo: è utile quindi che colui che è il project manager, cioè il coordinatore del progetto, realizzi uno schema preciso e immediatamente comprensibile che illustri la struttura del progetto e di chi vi collabora, con il dettaglio delle attività di ciascun freelance e le scadenze di ciascuno.

• È inoltre fondamentale avere una rete di risorse fidate a cui attingere e rivolgersi per i progetti più complessi: dopo qualche anno come freelance, è normale crearsi un proprio network di contatti con cui nel tempo ci si è trovati a lavorare, e che costituiscono risorse preziose sul piano professionale e, spesso, anche umano. 

• È dunque importante che il team di lavoro si conosca ed entri in sintonia e in relazione empatica per lavorare al meglio sul progetto riuscendo a darvi anche una marcia in più.

• Il project manager deve riuscire a mettere in armonia tutte le parti del team creando una vera e propria squadra unita per un unico obiettivo, condividendo sempre e in modo trasparente le informazioni importanti e cercando di avere costantemente chiaro il quadro della situazione e lo stato di ogni step di lavorazione del progetto.

Strumenti, app e tools per il project management dei freelance

Come abbiamo già illustrato in un’intera guida dedicata (link), sono ormai disponibili tantissimi tool, siti e app, sia gratis che a pagamento, pensati e sviluppati appositamente per il project management. Essi sono molto utili per il freelance che voglia strutturare al meglio i propri progetti senza perdere mai di vista l’aspetto economico, quello delle scadenze e i vari step di lavorazione, oltre a rimanere sempre aggiornato e in contatto con i collaboratori scambiandosi materiali e file.

Ognuno ha i propri sistemi di sviluppo dei progetti: ecco alcuni dei principali tool che un freelance deve conoscere per gestire al meglio il project management.

• Asana: è un’app che consente di creare degli elenchi di attività, delle to-do list, suddividere i collaboratori all’interno di gruppi di lavoro, assegnare i task entro tempistiche prestabilite, chattare e condividere file con i collaboratori. Ha una versione gratuita e una, con più servizi, a pagamento, e l’interfaccia grafica risulta molto intuitiva e di immediato utilizzo. Prevede un’ulteriore estensione chiamata Instagantt che ha lo scopo di organizzare e monitorare le diverse fasi di un progetto e le relative scadenze, sulla base del diagramma di Gantt.
• BaseCamp: è uno dei tools più completi ad oggi disponibili, poiché ha diverse funzioni in una unica app, dalla chat alla creazione di liste, dall’archivio di file all’organizzazione in cartelle.
• Trello: è basato sul sistema giapponese del Kanban e si focalizza sul suddividere i diversi step di sviluppo del progetto in altrettante cartelle e sotto-cartelle che possano fornire una visione d’insieme del progetto complessivo durante le varie fasi di avanzamento. Anche in questo caso sono disponibili sia una versione gratuita che una, più completa, a pagamento.
• Toggl: si concentra specificamente sul controllo e la gestione del tempo, informando il freelance di quanto tempo egli ha trascorso lavorando su ciascuna attività di un progetto, nel corso di un mese, per un determinato cliente etc.
• Remember the milk: questa app è pensata per migliorare la gestione del tempo del freelance attraverso tre tipi di liste. “Attività”, una sorta di spazio per le to-do list e i task della giornata, “Cassaforte”, per le note di obiettivi da svolgere a breve termine, “Dream Catcher”, invece per gli obiettivi a lungo termine o le idee estemporanee da annotare subito, prima di dimenticarle.
• Calendari virtuali: come Calendly o Google Calendar, sono delle agende virtuali per tenere sotto controllo i diversi impegni e schedulare le riunioni e i meeting per ogni progetto.
• Sistemi di archivio cloud e back up: come Dropbox o Google Drive, sono fondamentali per archiviare e condividere con i collaboratori tutti i file, i documenti e i materiali inerenti allo sviluppo di un progetto.
• Contabilità online: esistono diversi servizi che aiutano il freelance a gestire di contabilità, fatturazione, tasse e altri oneri amministrativi. Se hai una partiva Iva in regime forfettario, ti consigliamo..Xolo!

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