Come correggere o annullare una fattura elettronica

I lavoratori autonomi che hanno partita IVA a regime ordinario sono tenuti a emettere fattura elettronica. Ma cosa succede se inavvertitamente si sbaglia a compilare qualche dato? In questo breve vademecum scopriremo come annullare e correggere una fattura elettronica per essere sempre in regola sia con i clienti sia dal punto di vista fiscale.

Quando è necessario correggere o annullare una fattura elettronica

Bisogna innanzitutto tenere in considerazione le situazioni possibili in cui si presenta questa necessità, e cioè:

• la fattura non è ancora stata inviata;
• la fattura è stata rigettata dal SdI (Sistema di Interscambio);
• la fattura sbagliata è già stata ricevuta dal destinatario;
• la fattura è stata rifiutata dalla Pubblica Amministrazione.

Prendiamo ora in esame ciascun caso.

Come correggere una fattura elettronica non ancora inviata

Se non è stata ancora inviata, la procedura per correggere una fattura elettronica è molto semplice: senza nemmeno modificarne il numero, è sufficiente rivedere i dati errati, fare un ulteriore controllo e, infine, inviarla normalmente.

Come annullare una fattura elettronica scartata dal Sdl

Nel processo di verifica della fattura, il SdI può riscontrare degli errori formali e, di conseguenza, rigettarla. In questo caso, entro cinque giorni dall’invio, il sistema cambia lo status della fattura, che da “inviata” passa, appunto, a “scartata”. 

Il dato errato può essere legato al contenuto, alla dimensione o al formato del documento inviato o, ancora, all’autenticità della firma; in ogni caso, spesso, nel momento in cui arriva la notifica di scarto, questa è accompagnata sia dal numero dell’errore che da un riassunto del motivo per cui il file è stato rigettato.

A questo punto, per annullare una fattura elettronica scartata dal SdI occorre, entro e non oltre 5 giorni da quando è stato notificato lo scarto, correggerla e procedere a un nuovo invio, lasciando invariati numero e data di quella precedente. È tuttavia possibile emettere una fattura con una data e un numero nuovi, seguendo le indicazioni fornite dall’Agenzia delle Entrate.

Come correggere una fattura elettronica sbagliata ma già ricevuta dal destinatario

Spesso, però, il vero problema è capire se è possibile annullare una fattura elettronica già inviata e ricevuta dal destinatario: può infatti accadere che la fattura venga accettata dal SdI, in quanto priva di errori formali, ma che contenga dati errati. 

In questo frangente, la fattura non può essere modificata, poiché considerata regolarmente emessa; di conseguenza, la soluzione più comune consiste nell’emettere una nota di variazione la cui funzione è appunto quella di rettificare una fattura già regolarmente registrata. La scelta più comune, in questi casi, consiste nell’emettere una nota di credito in riferimento al totale riportato sulla fattura sbagliata e, in seguito, redigere una nuova fattura con i dati corretti. 

La nota di variazione non deve invece essere emessa nelle seguenti situazioni:

• il codice destinatario o l’indirizzo PEC di riferimento è errato (in questi casi è sufficiente avvisare il cliente e ricordargli che la fattura è comunque disponibile all’interno del portale dedicato a Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate);
• l’IBAN sul quale ricevere il compenso è sbagliato: anche in questo frangente, basta comunicare al cliente quello corretto;
• l’errore rientra tra i campi facoltativi da compilare all’interno della fattura. Un’altra situazione per cui è possibile comunicare direttamente al cliente i dati corretti, senza dover espletare altre formalità. 

Come annullare una fattura elettronica rifiutata dalla Pubblica Amministrazione

Al contrario di professionisti, privati e aziende, la Pubblica Amministrazione può rifiutare una fattura, anche se approvata dal SdI, seguendo due principali modalità:

• con la notifica di esito negativo, che arriva tramite il software di fatturazione (così come le notifiche di scarto del SdI). In questo caso, bisogna modificare la fattura, mantenendo comunque invariati numero e data, e inviarla nuovamente al SdI;
• con un rifiuto dopo averla accettata o dopo 15 giorni dalla ricezione. Se ci si trova in questa situazione, probabilmente un operatore della Pubblica Amministrazione contatterà direttamente il professionista, chiedendo di redigere una nuova fattura elettronica, previa emissione di una nota di credito nella quale viene segnalato lo storno totale della fattura precedente. In ogni caso, è importante seguire le indicazioni fornite direttamente dalla PA, in modo che la nuova fattura venga accettata senza problemi. 

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