L’attività da freelance, si sa, presenta una doppia faccia: ha senza dubbio molti rischi, principalmente legati all’incertezza della continuità lavorativa e dunque di un guadagno costante, ma ha anche molti vantaggi, tra cui spicca la possibilità di gestire il lavoro nelle modalità e nelle tempistiche che si preferisce, a patto naturalmente di rispettare le consegne e le scadenze previste.
Un bravo freelance deve dunque imparare a essere il più produttivo possibile e a gestire il proprio tempo nel modo migliore: in questo caso non c’è, infatti, un capo che supervisiona o un cartellino da timbrare, non esiste l’obbligo di lavorare in orari fissi dalle 9.00 alle 18.00 o un numero minimo di ore alla settimana, ma attenzione, questo non significa che il freelance lavori meno di un dipendente, anzi.
Il rischio è proprio l’opposto: non essendoci orari prestabiliti, il lavoratore autonomo potrebbe trovarsi nella condizione di riuscire a staccare più difficilmente, oppure a svolgere un’attività in modo disorganizzato.
Proprio per questo, è essenziale che un freelance, soprattutto con un ampio giro di clienti, sappia gestire al meglio il proprio tempo, per essere produttivo sul lavoro, assicurarsi un buon guadagno e parallelamente avere del tempo libero per coltivare passioni, interessi e relazioni, mantenendo nel giusto equilibrio la vita professionale e quella privata.
Noi di Xolo conosciamo molto bene le dinamiche dell’attività di un freelance, e in questo articolo vogliamo darti dieci consigli per gestire al meglio e ottimizzare il tuo tempo: vediamoli insieme!
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1. Organizza una routine quotidiana con un programma giornaliero
La primissima cosa da fare per gestire al meglio il tuo tempo è organizzarlo nel dettaglio: via libera dunque alle to-do list, ai planner, ai calendari e a qualsiasi strumento ti aiuti a schematizzare la giornata scandendo le attività in diversi blocchi, e cerca di rispettare il più possibile la tua tabella di marcia.
Per iniziare, butta già la lista di tutte le attività che dovrai svolgere nella giornata, suddividendole per priorità, e successivamente assegna a ciascuna di esse uno slot di tempo (calcolato in modo realistico, magari tenendo conto anche di eventuali imprevisti) in cui svolgerle.
In questa lista puoi inserire anche le attività non strettamente lavorative: è bene infatti che tu possa organizzare il tuo tempo prevedendo anche momenti con gli amici, per fare sport, per svolgere commissioni o anche solo pause di relax. Ovviamente il programma non deve essere troppo rigido, anzi, deve essere pensato proprio sulla base delle tue predisposizioni: per esempio, se sei una persona che riesce a rendere di più al mattino, concentra in quella fascia oraria le attività lavorative più complesse; se invece dai il meglio di te lavorando la sera, organizza la giornata tenendo conto di questo.
Ricorda: stabilire una routine quotidiana organizzando le diverse attività non deve essere visto come una gabbia limitante, anzi, serve proprio per il motivo opposto, cioè cercare di acquisire sempre più flessibilità e libertà di gestione del tempo, avendo ben chiari i propri obiettivi. Vedrai che questo avrà un effetto benefico sia sulla tua vita professionale che sulla tua vita privata.
2. Organizza lo spazio
Dopo aver organizzato il tuo tempo, non dimenticare di organizzare per bene anche il tuo spazio di lavoro: non sottovalutare questo aspetto, perché influisce sulla concentrazione, e quindi sulla produttività, molto più di quanto possa sembrare. Organizza dunque il tuo spazio in modo che non ci siano fonti di distrazione, cerca di lavorare in un ambiente dedicato solo all’attività professionale (anche se lavori in smart working, dedica una stanza – o una porzione di essa – solo al lavoro), arredalo soltanto con gli oggetti essenziali e funzionali, e fai il possibile per mantenere il tuo spazio sempre pulito e ben in ordine: l’ordine esterno, si sa, riflette l’ordine interno e aiuta a lavorare in modo sereno.
Lo stesso discorso vale anche per lo spazio “virtuale” che utilizzi per lavorare, dunque per esempio il desktop del computer e i sistemi di archiviazione dei file online: nomina sempre in modo chiaro i file e organizzali all’interno di cartelle e sottocartelle ben strutturate, cosicché tu riesca a trovare facilmente tutto quello che ti serve senza perdere tempo in inutili e faticose ricerche.
3. Evita il multitasking
Al contrario di ciò che comunemente si può credere, il multitasking (cioè svolgere più attività contemporaneamente) non è affatto una buona idea in termini di maggiore produttività: infatti non è realmente efficace, non riduce i tempi di ciascun lavoro, ma anzi li allunga, poiché non ci si riesce a concentrare al 100% né su una cosa né sull’altra. Il consiglio è dunque di svolgere un’attività alla volta, passando alla successiva solo quando si è certi di aver terminato la prima, in modo da non perdere tempo su due fronti ma anzi ottimizzare il più possibile il tempo dedicato a ciascun lavoro. Una piccola curiosità: si stima che solo una minuscola porzione dell’intera popolazione mondiale possa svolgere davvero bene i compiti in modalità multitasking; dunque, cerca di non farti prendere dall’ansia di voler terminare in fretta tutte le tue attività perché rischia solo di essere controproducente.
4. Suddividi i compiti e i “ruoli”
Il freelance, si sa, deve svolgere più ruoli contemporaneamente: oltre alla propria professione principale, infatti, si deve occupare anche dell’amministrazione della propria attività, del marketing (è importante essere ben posizionati sul mercato e acquisire un giro di clienti sempre più ampio), del networking con colleghi e persone dell’ambiente, e via dicendo, senza contare tutte le attività non strettamente professionali come la cura della persona, la cura della casa etc.
È bene dunque che tu suddivida per tipologia i diversi compiti da svolgere nell’arco della giornata – o della settimana, o del mese – in modo da non caricarti eccessivamente e da evitare di fare troppe cose diverse insieme. Inoltre, se ne hai la possibilità, cerca di automatizzare alcuni processi (esistono ormai decine di app e tool per le più svariate attività) o di delegare o farti aiutare dove riesci e se lo ritieni opportuno: in questo modo avrai più tempo per te e più energie mentali e fisiche a disposizione, evitando l’effetto burnout.
5. Non controllare ossessivamente le notifiche di e-mail e smartphone
Siamo ormai abituati a ricevere valanghe di notifiche dalle varie app che abbiamo sul telefono o sul computer: vedere lo schermo dei nostri dispositivi elettronici illuminarsi è parte delle nostre giornate. Questo, però, provoca una costante distrazione, e riprendere la concentrazione non è sempre facile o immediato: se questo processo viene replicato decine di volte in un’ora, la perdita di tempo diventa notevole. La soluzione è perciò che tu ti imponga di non controllare le notifiche ossessivamente, ma solo in certi momenti prestabiliti, al termine di una parte dell’attività lavorativa, in modo da evitare continue distrazioni.
Questo principio vale per tutte le notifiche: sia quelle di app dedicate allo svago, come quelle dei social network, sia per quelle più professionali, come le e-mail o i messaggi: in quest’ultimo caso è ovviamente fondamentale controllare la posta elettronica e le app di messaggistica più volte al giorno, in modo da non tralasciare comunicazioni importanti, ma solo in certi momenti. Eventualmente, una soluzione è quella di impostare un risponditore automatico che avvisi delle tue tempistiche di risposta, oppure – più drasticamente – eliminare le notifiche quando stai lavorando. Esistono anche tool in grado di aiutarti in questo, come vedremo nel decimo consiglio di questo elenco.
6. Sii operativo nei tempi morti
Un altro trucco facile da applicare per non perdere tempo prezioso è proprio quello di sfruttare i “tempi morti” a cui in qualche modo siamo obbligati. Se per esempio si è in viaggio in treno o ci si ritrova a dover aspettare in coda in posta o dal medico, puoi provare a rendere utile quel tempo, che altrimenti sarebbe sprecato a livello produttivo, per svolgere le tue attività: è sufficiente avere sempre con sé il proprio computer, lo smartphone e una buona connessione internet portatile (spesso basta l’hotspot del cellulare) per riuscire a lavorare anche fuori dal proprio ufficio e sfruttare così un momento morto risparmiando tempo prezioso che potrà poi essere dedicato ad altre attività, magari di piacere.
7. Metti in chiaro le tue regole con i clienti
Se sei un freelance non hai un capo che ti controlla e che supervisiona il tuo lavoro e i tuoi orari, ma hai comunque dei clienti a cui dovrai rendere conto, ai quali dovrai consegnare progetti rispettando le scadenze prefissate, con cui dovrai confrontarti in riunioni e call. È molto importante che tu ti mostri disponibile con loro, ma è altrettanto importante mettere in chiaro da subito le proprie “regole” in modo che nessuno abusi del tuo tempo e della tua professionalità. Chiarisci dunque i confini della tua attività lavorativa (ad esempio, potresti renderti disponibile per piccole consulenze oltre al progetto principale che stai seguendo, ma solo a determinate condizioni) e delle tue disponibilità temporali, assicurandoti di fornire la giusta assistenza ma mettendo anche i paletti necessari affinché il tuo tempo non venga rubato da infinite telefonate nei momenti più inopportuni. Potresti stabilire con i clienti degli slot a loro disposizione o programmare in anticipo le riunioni, in modo che entrambe le parti siano soddisfatte e nessuno disattenda le aspettative dell’altro.
8. Ascolta i tuoi bisogni e i segnali del tuo corpo
Nonostante l’impostazione della routine quotidiana e la messa in pratica di tutti i consigli visti fino a qui, potrebbe capitare che in qualche periodo tu ti possa sentire sopraffatto dagli impegni lavorativi e personali: il tuo corpo e la tua mente te lo faranno capire senza ombra di dubbio, mandandoti inequivocabili segnali. Non ignorarli, non pensare di essere Superman, ma anzi dài loro ascolto e agisci di conseguenza: è molto meglio fermarsi e riposare per un breve periodo piuttosto che rischiare un burnout più importante se trascini lo stress troppo a lungo.
Per questo, impara a dire qualche “no” se ti accorgi che hai preso in carico troppi compiti e cerca di ricaricarti con una giornata, un weekend o una settimana di “ferie”, magari organizzando un piccolo viaggio o un’attività rilassante che ti aiuti a staccare il cervello per un po’ (non serve andare chissà dove, può bastare anche un pomeriggio al parco!). Dai al riposo la stessa importanza che dai al lavoro e rispetta i momenti che vi hai dedicato: è fondamentale per il tuo benessere fisico e mentale, anche in ottica di mantenere un buon livello di produttività, oltre che per godere di meritati momenti di svago.
9. Fai networking
Chi lavora come freelance spesso lavora da solo: sia per l’attività professionale che per l’aspetto umano e relazionale è sempre bene cercare di avere un confronto con colleghi e persone che ruotano nel settore. È importante dunque dedicare del tempo anche al fare rete, fare networking: questo è utile per entrare in contatto con potenziali nuovi clienti e collaboratori, per conoscere nuove tecniche e strumenti professionali e via dicendo. Per fare networking, le migliori occasioni sono le fiere e gli eventi di settore, ma è utile anche lavorare, almeno qualche volta, in uno spazio di lavoro condiviso, un co-working, dove appunto si possono ritrovare diversi freelance e possono nascere scambi di idee e relazioni interessanti.
10. Utilizza un tool per organizzare al meglio il lavoro
Abbiamo visto come avere una agenda super dettagliata e una routine giornaliera ben organizzata sia fondamentale per un’ideale gestione del tempo, sia quello da dedicare al lavoro che quello da dedicare alla propria vita privata. A volte, però, può essere difficile capire come suddividere i diversi compiti e quanto tempo è necessario per le diverse attività: ma niente paura, al giorno d’oggi esistono moltissimi tool in grado di aiutarti in questo!
Tra i più utilizzati tool di organizzazione del lavoro ci sono Asana, un software molto intuitivo e pratico per la condivisione dei progetti con collaboratori e clienti, e Trello, che ti aiuta nel tracciamento e nella gestione del tempo e nel raggiungimento di precisi obiettivi in tempi prefissati. Esistono poi altri tool che aiutano a mantenere la concentrazione bloccando le notifiche in arrivo e mostrandoti quanto tempo trascorri su app non dedicate al lavoro, come AppBlock, RescueTime, StayFocused, Toggl e Anti-social.
Dedica il tuo tempo a quello che conta: al resto, ci pensa Xolo!
Per una corretta gestione del tempo risulta essenziale anche demandare alcune attività e chiedere aiuto: lascia che sia Xolo a prendere in carico la gestione della tua contabilità e di tutti gli oneri fiscali e amministrativi legati alla tua Partita Iva! Dedica il tuo tempo a far decollare la tua attività, a tutto il resto pensiamo noi!
