Es posible que desde que trabajas como autónomo sientas que todo lo que entra en tu cuenta bancaria, así como llega, se va… 💸💸 Te entendemos. No estás solo. Sobre todo al principio, es difícil controlar la relación entre ingresos y gastos. Quizás como asalariado no te preocuparas tanto de estas cosas porque tus ingresos eran fijos, pero ahora, debes prestar más atención a tus finanzas, si no quieres quedarte en bancarrota.
Para ello, una Cuenta de Pérdidas y Ganancias será tu mejor aliada. ¿Sabes lo que es y cómo hacer una? ¿No? Pues atento a este artículo, porque te lo contamos TODO sobre una herramienta clave para empresas y autónomos.
¿Es obligatorio llevar las cuentas anuales como autónomo?
Como sabrás, llevar a cabo una actividad empresarial conlleva una serie de obligaciones. Una de ellas es la de llevar libros contables, en los que se incluyen las cuentas anuales. Las 5 cuentas anuales obligatorias son:
- Balance de Situación
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
- Estado de Flujos de Efectivo
- Memoria del ejercicio
Principalmente, son las sociedades las que deben de llevar este tipo de registros, pero también algunos autónomos: los que se encuentren en el régimen de estimación directa normal (o sea, aquellos cuyo beneficio real anual supere los 600.000 € 🤑). Estos trabajadores tienen la obligación de llevarlos, no de legalizarlos ni presentarlos. Es decir, no tienen por qué depositarlos en el Registro Mercantil que les corresponda según su domicilio fiscal. Los demás autónomos, los del régimen de estimación directa simplificada o por módulos (cuyo beneficio real anual es inferior a los 600.000 €), se libran de todo esto.
💡 No estar obligado a llevar las cuentas, no significa que no debas tener controladas tus finanzas y tu contabilidad.
En este artículo, vamos a analizar el segundo de estos documentos: la Cuenta de Pérdidas y Ganancias para un trabajador por cuenta propia.
¿Por qué? Porque es muy sencilla de elaborar y te muestra de una manera muy clara cuál es tu situación financiera y, si trabajas por cuenta propia, poder hacer un seguimiento de tus pérdidas y ganancias es fundamental para tu éxito. Te ayudará a tomar decisiones, a identificar áreas de mejora y a asegurarte de que estás maximizando tus ingresos. Además, es muy sencilla de elaborar. En este artículo te guiamos en el proceso 🙂
¿Qué es la cuenta de pérdidas y ganancias para autónomos?
Pues el nombre lo dice: Cuenta de pérdidas y ganancias (P&G). Es un documento contable que nos ayuda a saber cuánto dinero hemos perdido y ganado en un ejercicio contable. Cuando hablamos de ejercicio contable, por norma general, nos estamos refiriendo a un periodo de 12 meses. Para saberlo, tendremos que sumar los ingresos y restar los gastos de ese ejercicio.
Es una herramienta muy valiosa ya que, en el día a día, hacemos gastos y no reparamos demasiado en ellos. Pero cuando llega fin de mes… ¡sorpresa! Estamos ahogados. Llevar una cuenta de pérdidas y ganancias es un buen ejercicio para que tengas claro en qué estás gastando el dinero y si estás gastando más de lo que deberías. Además, como decíamos antes, esto te ayudará a tomar decisiones, por ejemplo, sobre tus precios. Si las cuentas no cuadran y no puedes reducir más los gastos, igual tienes que subir tus tarifas… También te permitirá ver las tendencias de tu negocio. Si este año has ganado más que el anterior y esto lo mantienes durante los próximos años, ¡buenas noticias! ¡Estás creciendo!
¿Qué información debe incluirse en una cuenta de pérdidas y ganancias?
Una cuenta de pérdidas y ganancias tendrá tres secciones principales:
- Los ingresos del periodo: es decir, todo el dinero que ha entrado en tu negocio durante un periodo determinado, como puede ser un mes o un trimestre. Y no cuentan los 20€ que te dio tu abuela de escaqueo. Es el dinero relacionado con tu actividad. Aunque si quisieras hacer una cuenta de P&G a título personal también podrías, claro. Pero te recomendamos mantenerlas separadas. No mezclemos churras con merinas…
- Los gastos del periodo: es decir, todo el dinero que has gastado en el funcionamiento de tu negocio durante un periodo determinado.
- Resultado del ejercicio: es la cantidad de dinero que te queda después de restar los gastos a los ingresos. Si el resultado es positivo, ha ganado dinero. Si es negativo, has perdido dinero. Si has perdido dinero, lo positivo es que gracias a hacer este ejercicio te estás enterando y podrás corregirlo.
Cómo hacer una cuenta de pérdidas y ganancias como autónomo
Hacer seguimiento de los ingresos como autónomo
Para desarrollar la Cuenta de P&G tendrás que llevar un registro de todo el dinero que ganas asociado a tu actividad. Un excel, es una herramienta perfecta para esto.
Lo primero será diferenciar los ingresos de explotación de los ingresos financieros:
- Los ingresos de explotación son los que obtienes de la venta de productos o de la prestación de servicios relacionados directamente con tu actividad.
- Los ingresos financieros son los rendimientos que puedes obtener de algunas operaciones financieras.
También te recomendamos crear categorías (e incluso subcategorías) para agrupar tus ingresos. Por ejemplo, si eres un creador de contenido, podrías tener las siguientes categorías y subcategorías:
| ✓ Desarrollo de estrategia de contenidos |
| ✓ Creación de contenidos para redes sociales |
| - TikTok |
| - YouTube |
| ✓ Redacción de artículos de blog |
Esto te ayudará a hacer un seguimiento muy preciso de tus ingresos. Podrás saber cuánto estás ganando en total y también por categoría. De este modo, sabrás qué trabajos te salen más rentables y, por tanto, en cuáles te interesa centrarte. También te ayudará a asegurarte de que declaras todos tus ingresos correctamente.
Hacer seguimiento de los gastos como autónomo
Del mismo modo, tendrás que llevar un registro de todos los gastos relacionados con tu actividad y diferenciar entre gastos de explotación y gastos financieros:
- Los gastos de explotación son aquellos gastos necesarios para desarrollar tu actividad profesional.
- Los gastos financieros son los derivados de pedir financiación, por ejemplo comisiones o intereses.
Igual que con los ingresos, te recomendamos agruparlos en categorías. Siguiendo con el ejemplo anterior del creador de contenido, podríamos imaginarnos las siguientes categorías de gatos:
| ✓ Equipos (ordenador, móvil, etc.) |
| ✓ Internet |
| ✓ Material de oficina |
| - Mobiliario |
| - Papelería |
| ✓ Desplazamientos |
| - Dietas |
| - Transporte |
Asignar los gastos a la categoría adecuada te ayudará a realizar un seguimiento más preciso de los mismos. Podrás saber cuánto estás gastando en total y por categoría. Esto te ayudará a ver en qué se te están yendo tus ingresos y qué gastos deberías reducir. También te ayudará a revisar si estás deduciendo el IVA de todos los gastos.
Qué es el resultado de pérdidas y ganancias y cómo interpretarlo
Una vez tienes claro todos los ingresos y gastos, ¡vamos a por el resultado de tu Cuenta de Pérdidas y Ganancias! Vas a tener que diferenciar entre varios resultados:
- El resultado de explotación o Beneficio Antes de Intereses e Impuestos (BAII) te va a indicar los beneficios (o pérdidas) generados por tu actividad durante ese ejercicio.
+ INGRESOS DE EXPLOTACIÓN
- GASTOS DE EXPLOTACIÓN
= RESULTADO DE EXPLOTACIÓN
- El resultado financiero te va a indicar los beneficios (o pérdidas) obtenidos de tus operaciones financieras. Si es que las tienes, claro.
+ INGRESOS FINANCIEROS
- GASTOS FINANCIEROS
= RESULTADO FINANCIERO
- Si al resultado de explotación le añadimos el resultado financiero, tendremos el Beneficio Antes de Impuestos (BAI).
+/- RESULTADO DE EXPLOTACIÓN
+/- RESULTADO FINANCIEROS
= RESULTADO ANTES DE IMPUESTOS (BAI)
Pues, vamos a dar un paso más, porque nos falta un pequeño detalle… Y es que estamos hablando de un resultado ANTES DE IMPUESTOS. Yes my friend, todavía tienes que descontar los impuestos que vas a pagar (¡sorpresa!). Porque Hacienda somos todos y tú no vas a ser menos.
- Una vez restados los impuestos, tendrás el Beneficio Neto. ¡Esto sí! Esto es el dinero que te quedas 😎. Si es que queda algo…
BENEFICIO ANTES DE IMPUESTOS (BAI)
- IMPUESTOS
= BENEFICIO NETO
Estructura de la cuenta de pérdidas y ganancias
La Cuenta de Pérdidas y Ganancias es un documento oficial, por lo que tiene que seguir una estructura determinada (si no estás obligado, tampoco tienes que ser tan exhaustivo). Esta estructura la marca el Plan General de Contabilidad. No hace falta que lo consultes todo (es para morir en el intento…😵). Solo tienes que saber que en la P&G van a aparecer las cuentas de los grupos 6 (compras y gastos) y 7 (ventas e ingresos).
Modelo abreviado
| CONCEPTO | Nº DE CUENTAS *El signo puede ser positivo o negativo |
| 1. Importe neto de la cifra de negocios | 700, 701, 702, 703, 704, 705, (706), (708), (709) |
| 2. Variación de existencias de productos terminados y en curso de fabricación | (6930), 71*, 7930 |
| 3. Trabajos realizados por la empresa para su activo | 73 |
| 4. Aprovisionamientos | (600), (601), (602), 606, (607), 608, 609, 61*, (6931), (6932), (6933), 7931, 7932, 7933 |
| 5. Otros ingresos de explotación | 740, 747, 75 |
| 6. Gastos de personal | (64), 7950, 7957 |
| 7. Otros gastos de explotación | (62), (631), (634), 636, 639, (65), (694), (695), 794, 7954 |
| 8. Amortización del inmovilizado | -68 |
| 9. Imputación de subvenciones de inmovilizado no financiero y otras | 746 |
| 10. Excesos de provisiones | 7951, 7952, 7955, 7956 |
| 11. Deterioro y resultado por enajenaciones del inmovilizado | (670), (671), (672), (690), (691), (692), 770, 771, 772, 790, 791, 792 |
| A) RESULTADO DE EXPLOTACIÓN (1+2+3+4+5+6+7+8+9+10+11) | |
| 12. Ingresos financieros | 760, 761, 762, 767, 769 |
| 13. Gastos financieros | (660), (661), (662), (664), (665), (669) |
| 14. Variación de valor razonable en instrumentos financiero | (663), 763 |
| 15. Diferencias de cambio | (668), 768 |
| 16. Deterioro y resultado por enajenaciones de instrumentos financieros | (666), (667), (673), (675), (696), (697), (698), (699), 766, 773, 775, 796, 797, 798, 799 |
| B) RESULTADO FINANCIERO (12+13+14+15+16) | |
| C) RESULTADO ANTES DE IMPUESTOS (A+B) | |
| 17. Impuestos sobre beneficios | (6300)*, 6301*, (633), 638 |
| D) RESULTADO DEL EJERCICIO (C+17) |
Modelo normal
| CONCEPTOS | Nº DE CUENTAS *El signo puede ser positivo o negativo |
| A. OPERACIONES CONTINUADAS | |
| 1. Importe neto de la cifra de negocios | |
| a) Ventas | 700, 701, 702, 703, 704, (706), (708), (709) |
| b) Prestaciones de servicios | 705 |
| 2. Variación de existencias de productos terminados y en curso de fabricación | (6930), 71*, 7930 |
| 3. Trabajos realizados por la empresa para su activo | 73 |
| 4. Aprovisionamientos | |
| a) Consumo de mercaderías | (600), 6060, 6080, 6090, 610* |
| b) Consumo de materias primas y otras materias consumibles | (601), (602), 6061, 6062, 6081, 6082, 6091, 6092, 611*, 612* |
| c) Trabajos realizados por otras empresas | -607 |
| d) Deterioro de mercaderías, materias primas y otros aprovisionamientos | (6931), (6932), (6933), 7931, 7932, 7933 |
| 5. Otros ingresos de explotación | |
| a) Ingresos accesorios y otros de gestión corriente | 75 |
| b) Subvenciones de explotación incorporadas al resultado del ejercicio | 740, 747 |
| 6. Gastos de personal | |
| a) Sueldos, salarios y asimilados | (640), (641), (6450) |
| b) Cargas sociales | (642), (643), (649) |
| c) Provisiones | (644), (6457), 7950, 7957 |
| 7. Otros gastos de explotación | |
| a) Servicios exteriores | -62 |
| b) Tributos | (631), (634), 636, 639 |
| c) Pérdidas, deterioro y variación de provisiones por operaciones comerciales | (650), (694), (695), 794, 7954 |
| d) Otros gastos de gestión corriente | (651), (659) |
| 8. Amortización del inmovilizado | -68 |
| 9. Imputación de subvenciones de inmovilizado no financiero y otras | 746 |
| 10. Excesos de provisiones | 7951, 7952, 7955, 7956 |
| 11. Deterioro y resultado por enajenaciones del inmovilizado | |
| a) Deterioros y pérdidas | (690), (691), (692), 790, 791, 792 |
| b) Resultados por enajenaciones y otras | (670), (671), (672), 770, 771, 772 |
| A1) RESULTADO DE EXPLOTACIÓN (1+2+3+4+5+6+7+8+9+10+11) | |
| 12. Ingresos financieros | |
| a) De participaciones en instrumentos de patrimonio | |
| a1) En empresas del grupo y asociadas | 7600, 7601 |
| a2) En terceros | 7602, 7603 |
| b) De valores negociables y otros instrumentos financieros | |
| b1) De empresas del grupo y asociadas | 7610, 7611, 76200, 76201, 76210, 76211 |
| b2) De terceros | 7612, 7613, 76202, 76203, 76212, 76213, 767, 769 |
| 13. Gastos financieros | |
| a) Por deudas con empresas del grupo y asociadas | (6610), (6611), (6615), (6616), (6620), (6621), (6640), (6641), (6650), (6651), (6654), (6655) |
| b) Por deudas con terceros | (6612), (6613), (6617), (6618), (6622), (6623), (6624), (6642), (6643), (6652), (6653), (6656), (6657), (669) |
| c) Por actualización de provisiones | -660 |
| 14. Variación de valor razonable en instrumentos financieros | |
| a) Cartera de negociación y otros | (6630), (6631), (6633), 7630, 7631, 7633 |
| b) Imputación al resultado del ejercicio por activos financieros disponibles para la venta. | (6632), 7632 |
| 15. Diferencias de cambio | (668), 768 |
| 16. Deterioro y resultado por enajenaciones de instrumentos financieros | |
| a) Deterioros y pérdidas | (696), (697), (698), (699), 796, 797, 798, 799 |
| b) Resultados por enajenaciones y otras | (666), (667), (673), (675), 766, 773, 775 |
| A2) RESULTADO FINANCIERO (12+13+14+15+16) | |
| A3) RESULTADO ANTES DE IMPUESTOS (A1+A2) | |
| 17. Impuestos sobre beneficios | (6300)*, 6301*, (633), 638 |
| A4) RESULTADO DEL EJERCICIO PROCEDENTE DE OPERACIONES CONTINUADAS (A3+17) | |
| B. OPERACIONES INTERRUMPIDAS | |
| 18. Resultado del ejercicio procedente de operaciones interrumpidas neto de impuestos | |
| A5) RESULTADO DEL EJERCICIO (A4+18) |
Consejos para preparar una cuenta de pérdidas y ganancias
Una idea para sacar el máximo partido a tu cuenta de pérdidas y ganancias es tener tu estructura ya montada para todo el ejercicio e ir agregando los gastos que ya conoces o los que se repiten todos los meses. Así, en tu P&G, también irás haciendo una estimación de los gastos a los que te enfrentas.
☝️ Si perteneces al grupo de autónomos obligado a llevar las cuentas anuales, te recomendamos que lo hagas con un profesional. Porque en este caso, es fundamental que no cometas errores.
Cómo utilizar la cuenta de pérdidas y ganancias para planificar el futuro
Si organizas tu Cuenta de Pérdidas y Ganancias como te comentábamos en el apartado anterior (haciendo previsión de gastos) y la revisas con regularidad, será una herramienta muy útil también para ayudarte a planificar. Porque podrás utilizarla para fijarte objetivos de ingresos y hacerles seguimiento.
Recursos para preparar una cuenta de pérdidas y ganancias
Para terminar esta guía, te dejamos con este ejemplo de cuenta de pérdidas y ganancias. Porque una imagen vale más que mil palabras y, si te quedó alguna duda, esperamos que esta tabla pueda ayudarte.
Ejemplo de Cuenta de Pérdidas y Ganancias
| Cuenta de Pérdidas y Ganancias | |
| 1. Importe neto de la cifra de negocios | 30.000,00 € |
| 2. Variación de existencias de productos terminados y en curso de fabricación | |
| 3. Trabajos realizados por la empresa para su activo | |
| 4. Aprovisionamientos | -5.000,00 € |
| 5. Otros ingresos de explotación | |
| 6. Gastos de personal | |
| 7. Otros gastos de explotación | -5.000,00 € |
| 8. Amortización del inmovilizado | |
| 9. Imputación de subvenciones de inmovilizado no financiero y otras | |
| 10. Excesos de provisiones | |
| 11. Deterioro y resultado por enajenaciones del inmovilizado | |
| A) RESULTADO DE EXPLOTACIÓN (1+2+3+4+5+6+7+8+9+10+11) | 20.000,00 € |
| 12. Ingresos financieros | |
| 13. Gastos financieros | -350,00 € |
| 14. Variación de valor razonable en instrumentos financiero | |
| 15. Diferencias de cambio | |
| 16. Deterioro y resultado por enajenaciones de instrumentos financieros | |
| B) RESULTADO FINANCIERO (12+13+14+15+16) | -350,00 € |
| C) RESULTADO ANTES DE IMPUESTOS (A+B) | 19.650,00 € |
| 17. Impuestos sobre beneficios | -4500 |
| D) RESULTADO DEL EJERCICIO (C+17) | 15.150,00 € |
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Sobre Paula
Paula trabaja como freelance en marketing de contenidos desde inicios del 2022. Se define como una persona creativa y “apasionada por lo bello”: la música, una buena novela, fotografía y moda, la naturaleza… Intenta conjugar esa “mezcla de cosas” que le gustan gracias a trabajar por cuenta propia. Como autónoma, puede moverse por todo el mundo en busca de proyectos que le inspiren y crear contenido para esas marcas. Conecta con Paula en LinkedIn