La gestión de proyectos para freelance: todo lo que debes saber

Xolo
Escrito por Xolo
el 01 de diciembre, 2022

Es viernes, 15:00 horas de la tarde, y estás en tu escritorio del coworking, con ojeras de no dormir más de cinco horas durante toda una semana 😵. “El lunes tiene que estar todo el tema gráfico listo”, te dijo uno de tus clientes más importantes, el de la panadería. El organizador del festival de música dijo, hace tres días, que el cartel lo necesitaba para “ayer”. Y a otros dos clientes prefieres ni llamarlos, porque también vas tarde con las entregas.

¿Qué necesitas? Tiempo. ¿Qué te vendría bien? Que te tocase el Euromillón (dos veces, a poder ser). ¿Hay alguna forma de solucionar este embrollo? Dormir menos de cinco horas, quizás cuatro, o tres. ¿Hay alguna forma de evitar caer en este berenjenal la próxima vez? Y, por fin, la respuesta positiva: porque sí, hay una solución a los agobios propios del autónomo; y es que le eches un vistazo a esta guía de gestión de proyectos para freelance que te presentamos aquí.

Porque en Xolo, ya sabrás, somos unos auténticos expertos en todo lo que tenga que ver con el trabajo de los autónomos. Y en ese “todo”, claro, se incluye la gestión de altas, las presentaciones trimestrales, los programas de facturación… pero, también, los sabios consejos que te podemos dar gracias a nuestros años de experiencia.

Y el primero, y quizás más importante, es este: si no quieres ahogarte como autónomo, lo que tú necesitas es aplicarte una buena gestión de proyectos para freelance.

¿Qué es la gestión de proyectos para un freelance?

Según esa biblia del mundo moderno que es la Wikipedia, la gestión de proyectos es “la disciplina que estudia el planeamiento, la organización, la motivación y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos”. 

Por su parte, según la reputada UCSP peruana, por gestión de proyectos se entiende “una serie de perspectivas teóricas y prácticas que se aplican para administrar, diseñar y orientar los esfuerzos dentro de un proyecto corporativo, civil o tecnológico de principio a fin”.

Para nosotros, en Xolo, por ponerlo más sencillo, la gestión de proyectos significa buscarte la vida para entregar a tiempo todos los trabajos, siempre a base de priorizar y establecer jerarquías, sin morir en el intento.

Tips para trabajar en varios proyectos freelance

Pero todo eso suena muy fácil, así, puesto en papel, dirás. Luego, al enfrentarse a la realidad del trabajo diario del autónomo, con miles de proyectos y demandas y clientes y cosas que salen mal, la gestión es mucho más difícil de lo que parece. 

Y tienes razón. Por ello, para darte una solución práctica, te traemos varios consejos básicos para la gestión de proyectos para freelance, extraídos de nuestros años de experiencia:

La gestión de proyectos es una cuestión de prioridades

Apúntate esta frase en un post-it y pégala en la pared de tu oficina, habitación, almacén, o cuarto de baño en el que trabajes: “Responsabilidad significa pagar el precio y la renuncia que toda acción exige”.

La muy recomendable cita del intelectual italiano Claudio Magris viene a explicar algo básico para la vida y, también, para la gestión de proyectos para freelance: la importancia de saber renunciar y priorizar.

Asume que unos clientes van a tener más galones que otros para ti. Que, llegado un momento, quizás tengas que perjudicar a unos para darle prioridad a otros (y no perjudicarte a ti mismo). Así que no lo dudes, y discrimina positivamente.

Externalizar no es un pecado

Cuando estés inmerso en una oleada de trabajo incontrolable, de esas en las que ni siquiera puedas conciliar el sueño en las pocas horas que te es posible, recuerda que tienes varias opciones:

  • No hacer caso a las señales que te envía tu cuerpo, ser un inconsciente, y seguir hacia adelante hasta que petes. Lo cual, como puedes imaginar, no es lo más recomendable, ni desde la perspectiva de la gestión de proyectos ni desde la de intentar llegar vivo a la jubilación.
  • Hacerte maestro zen tras un viaje a Katmandú, masterizar el arte de la meditación, el yoga, el tai-chi, las infusiones legales y no-legales, y el mindfulness. E intentar, así, no vivir mortalmente estresado con tanto curro.
  • O, más fácil y más recomendable, externalizar.


Porque, ay amigo, en esta cultura católica que nos ha tocado vivir, la abnegación, el esfuerzo, el sufrimiento, el dolor, todo ello está muy bien visto. Pero nah, olvídate. Lo mejor que puedes hacer cuando estás hasta arriba de trabajo es externalizar, confiar en la ayuda que te pueden ofrecer otros autónomos. ¿Cobrarás menos? Sí. ¿Vivirás más? Sin duda.

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Buscar aplicaciones que te supongan una ayuda

Más adelante, veremos aplicaciones que te pueden ayudar con la gestión general de un proyecto como autónomo, pero también puedes buscar aquellas que te ayuden con un tema en concreto.

Ten claro que hay aplicaciones para todo en lo que necesites una ayudita externa: organización de archivos y documentos, administración del tiempo, plataformas para trabajos colaborativos, para buscar trabajo, etc. Sin ir más lejos, al darte de alta con nosotros, con Xolo, tendrás acceso a nuestro propio software de facturación.

Y ojo, que el caso también puede ser el contrario: si sientes o intuyes que una aplicación te está quitando más tiempo del que te da, no lo dudes, liquídala.

Aprender a decir que NO

Por finalizar nuestros consejos, tenemos que decirte que hay una palabra maravillosa en el español, cuyo uso no está muy extendido, pero que mola un montón: NO.

Deberías utilizarla con:

  • Clientes que piensan que solo trabajas para ellos y te ponen plazos inhumanos..
  • Proyectos mal pagados a los que te da rabia decir que no, por eso de “¿y si el mes que viene tengo poco trabajo?”.
  • Esos momentos en los que te plantees pasarte la noche en vela para poder cumplir los plazos de un proyecto.

Una técnica de gestión de proyectos para freelance

Luego, más allá de estos consejos básicos, están las técnicas de gestión de proyectos para freelance. Métodos por el estilo hay miles, algunos más complejos y otros más sencillos, pero nosotros te queremos mostrar el nuestro: una técnica fácil de entender, adaptable a cualquier tipo de trabajo, y que pone el foco sobre la estructura organizativa

Nuestra técnica consiste de cuatro sencillos pasos que debes seguir a rajatabla:

Planificación inicial

No empieces a trabajar en nada antes de plantearte una visión general del conjunto del proyecto: cuánto tiempo te puede llevar, qué recursos necesitas y si vas a necesitar, o no, ayuda externa.

A partir de ahí será cuando puedas empezar a tomar decisiones.

Administración temporal

Tras la planificación inicial en la que has tomado una medida aproximada de cuánto te tomará el trabajo, debes repartir las horas en un plazo de tiempo determinado. Para ello:

  • Adjudica unas horas concretas diarias al proyecto.
  • Marca tres tipos de plazos: excelente, óptimo y admisible.
  • Y aplica toda la disciplina que puedas para, efectivamente, trabajar en el proyecto durante las horas marcadas, ni más, ni menos.


¿Qué beneficios aporta este método de administración del tiempo? Por un lado, trabajar las horas necesarias sin exprimirse más de la cuenta y, por otro, tener bajo control los plazos de entrega.

Ejecución y comunicación con clientes

Después de estos dos pasos, y para no quedarte en el eterno limbo de la planificación, deberás pasar a la fase de ejecución cuanto antes.

A partir de aquí, siempre deberás mantener una comunicación abierta con el cliente, pero sin entrar en una sobrecarga de información por ninguna de las dos partes, una que suponga un obstáculo más que una ayuda para el trabajo. En el medio, como casi siempre, está la virtud.

Valoración, corrección y repetición

Y, una vez finalizado el trabajo, es hora de valorar y hacerse las preguntas correspondientes: ¿te ha funcionado bien el sistema? ¿Ha merecido el esfuerzo a cambio de la recompensa económica? ¿Qué se puede mejorar?

Una vez las hayas respondido, estarás capacitado para empezar desde el punto uno con un nuevo proyecto.

Herramientas para la gestión de proyectos para freelance

Vamos, por último, con un tema en auge en nuestro mundo freelance: el de los softwares para la gestión de proyectos.

Cómo elegir una herramienta de gestión de proyectos siendo freelance

A este respecto, habrá que responder a unas preguntas básicas:

    • ¿Qué necesitas? Dependiendo de cuál sea tu mayor falla o punto débil (planificación, organización temporal, contacto con el cliente), podrás decantarte por una aplicación u otra. 
  • ¿Es una necesidad puntual o a largo plazo? La decisión no se afrontará de igual manera en un caso u otro. 
    • ¿Es asumible el coste del software? Hay aplicaciones con licencias gratuitas y otras cuyas suscripciones están pensadas, únicamente, para profesionales. Todo depende de la rentabilidad que vayas a sacarle.
  • ¿Tiene buenas valoraciones, sobre todo de profesionales conocidos? No hay nada como informarse antes de tomar una decisión y, además, hacerlo con gente de confianza. Porque sí, en internet podrás encontrar muchas reviews, pero ninguna es tan de fiar como la del compañero que te conoce a ti y a tu situación. 

Las mejores herramientas de gestión de proyectos para freelance

Y para que comiences a barajar opciones de cara a responder esas preguntas, aquí te dejamos una lista con las herramientas de gestión de proyectos más recomendadas, habituales y que más suelen triunfar en el mercado freelance:

  • Planner: completísima, abarca todas las etapas de un proyecto. Recomendada para la gestión de entornos de complejidad media-alta.
  • Microsoft Project (MPS): también abarca cada paso del proyecto, y lo mejor es que es integrable con el resto de aplicaciones de Microsoft. ¿Lo peor? Que no es la más intuitiva.
  • Asana: quizás la herramienta más popular, gracias a que tiene versiones gratuitas y de pago. Muy recomendable para proyectos que no sean de gran complejidad.
  • Upwork: no es una herramienta de gestión propiamente dicha, sino más bien una plataforma de trabajos freelance, pero sí cuenta con funciones suficientes para organizar todo tu trabajo en ella. Una buena opción si cuentas con clientes basados en Upwork.
  • TaskJuggler: tiene licencia GPL, por lo que es gratuita. Sencilla, intuitiva y muy fácil de usar. Apta para freelance de ámbitos no muy técnicos como el periodismo, el diseño, la consultoría, etc.

En Xolo, siempre dispuestos a echarte un cable

Para el final del artículo hemos dejado el consejo más importante de cara a la gestión de proyectos para freelance: que dejes en nuestras manos, las de Xolo, cualquier cosa que tenga que ver con tu papeleo de autónomos. Te ofrecemos:

✔️ Un programa de facturación propio, donde podrás calcular gastos, ingresos y beneficios mensuales

✔️ El alta de autónomo GRATIS en la Seguridad Social y Hacienda, si es que la necesitas

✔️ Y, sobre todo, la presentación de los impuestos trimestrales de forma correcta y sin que te tengas que preocupar lo más mínimo

Porque gestionar proyectos como freelance, al final, es el método para gestionar y eliminar preocupaciones. Y nadie cuidará tus impuestos y presentaciones trimestrales de forma tan efectiva como nosotros.

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