🤓 Este artículo ha sido posible gracias a la colaboración de nuestro equipo de gestores expertos en autónomos.
Hemos llegado al tema preferido de todos los freelance: ¡los gastos deducibles!
Parece que los freelance solo tengan que pagar, pagar y pagar. Pero cuando llega el momento de hacer la declaración al final del trimestre, es cuando las cosas se ponen interesantes porque es cuando pueden ahorrarse algo de dinerillo de sus gastos (ojito, siempre relacionados con su actividad☝️).
¿Conoces todos los gastos que te puedes desgravar como autónomo si trabajas desde casa?
Tener claro qué gastos son deducibles como autónomo viene a ser lo mismo que la sensación de ir al duty free cuando estás en el aeropuerto para el resto de los mortales. En este artículo te explicaremos cuáles son los requisitos necesarios para que Hacienda acepte un gasto como deducible y cuáles de ellos puedes empezar a incluir al final del trimestre.
1. ¿Qué es un gasto deducible para un autónomo?
Para llevar a cabo su actividad, el autónomo tiene que asumir una serie de gastos. Gastos que le harán difícil llegar a fin de mes [leer con voz en off de documental de animales de domingo por la tarde en la 2].
Pero ahora en serio, la definición de manual para los gastos deducibles de autónomo es:
Aquellos gastos que son esenciales para el desarrollo de tu actividad profesional o empresarial y que Hacienda te permite contemplar para tus declaraciones de IVA (modelo 303) o renta, pago del IRPF (modelo 130) y así pagar menos impuestos.
En líneas generales, un gasto deducible es aquel que resultará imprescindible para poder desarrollar tu actividad, y por el cual podrás reducir tu rendimiento neto (ingresos - gastos) a final de cada trimestre. Como la ropa deportiva para un entrenador personal o el dominio de una web para un freelance que está montando su tienda online.
😭 Tengo dudas a la hora de desgravar un gasto, ¿qué hago? Los requisitos para que un gasto sea deducible es que sea necesario y exclusivo. Si no cumple eso, si dudas, es que probablemente no puedas deducirte ese gasto. Pero si todavía estás inquieto y no quieres liarla, no worries my friend! Nosotros te asesoramos, pa’ eso estamos. Contáctanos mediante chat, email o solicita una llamada y estaremos encantados de resolver cualquier pregunta que tengas.
2. Gastos deducibles para un autónomo que trabaja desde casa
Los gastos de alquiler, hipoteca o suministros no son deducibles en su totalidad. Hacienda permite deducir un 30% del porcentaje de la vivienda que se usa para la actividad y que así se ha informado en Hacienda.
Por ejemplo, si vives en una casa de 80 metros cuadrados y para tu actividad utilizas 15 metros, tendrás que afectar un 18%.
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El alquiler
Como comentábamos antes, no se podrá desgravar el 100%, así que tendrás que calcular el porcentaje de la vivienda que utilizas para desarrollar tu negocio.
Atención: necesitarás que en el contrato no aparezca una cláusula que impida incluir el alquiler como gasto o, en caso de que exista, hablar con el propietario para redactar un anexo.
Además, tienes que contar también si eres el único que aparece en el contrato de alquiler o hay más arrendatarios. -
Si tienes una vivienda en propiedad
En el caso de que sea tu casa podrás desgravar los intereses aplicados a la cuota, los gastos de comunidad o el IBI. Igual que en el caso anterior tendrás que calcular el porcentaje de vivienda que usas para tu actividad. Como consejo te recomendamos que esa zona de trabajo sea fácilmente identificable y que use de manera exclusiva para trabajar, así no tendrás ningún problema a la hora de presentarlo a Hacienda -
Los suministros del hogar (agua, luz, gas o internet)
Se aplican las mismas normas de deducción: se podrá deducir el 30% del porcentaje del total de metros cuadrados dedicados a la actividad. Aunque a final de mes no se puede apreciar una gran diferencia, notaremos un ahorro anual significativo. Un ejemplo:
Marta trabaja como psicóloga autónoma desde casa, desde un piso 100 m2. La consulta en la que atiende a sus pacientes de 40 m2, por lo tanto, utiliza un 40% de la casa para desarrollar su actividad. De ese 40% calculamos la deducción del 30% de suministros y nos queda un 12%, que es porcentaje de deducción que puede aplicar a los suministros que utiliza. -
Otros suministros (teléfono móvil, material de oficina, gestoría para autónomos…)
Si tu casa es tu oficina, ¿el material de oficina es también doméstico? ¿Qué fue primero, el autónomo o el gasto deducible?
Aunque estos gastos son los más sensibles a la hora de presentarlos a Hacienda, lo importante es que sea sencillo justificar que ese gasto es imprescindible para el desarrollo de tu actividad como autónomo también cuando trabajas desde casa.
Una impresora o una silla para trabajar son materiales de oficina que pueden incluirse como gasto deducible.
Atención: si el gasto es superior a los 300€ será necesario desgravar cada año un porcentaje del valor de compra
Si tienes contratado un servicio de gestoría para que te lleve tu papeleo de autónomo, como por ejemplo Xolo, el gasto de la suscripción mensual es 100% deducible y la factura se subirá automáticamente en nuestra plataforma.
3. Requisitos para que Hacienda acepte un gasto como deducible si eres autónomo y trabajas desde casa
Para que entre Hacienda y tú todo fluya, es importante que a la hora de deducir tus gastos como autónomo que trabajas desde casa tengas claros los siguientes requisitos:
1. Conservar la factura: imprescindible para deducirse los gastos de autónomo
Para no cometer errores a la hora de deducir gastos debemos conservar la factura y que esté a nuestro nombre. Y queremos enfatizar en que es factura lo que se necesita y no un recibo, porque si no no es válido y no te lo podrás deducir (ningún freelance quiere que eso pase). Así que no te olvides de conservar tus facturas, ya que Hacienda es muy estricta con eso (en realidad te pueden pedir explicaciones hasta 5 años después 🤯).
¿Cuál es la diferencia entre factura y recibo?
Para que una factura se considere como tal, tiene que contener lo siguiente:
- Número de factura
- Fecha de emisión
- Datos del proveedor: nombre, DNI y dirección fiscal
- Datos del cliente: nombre y apellidos, DNI y dirección fiscal
- Descripción del bien o servicio adquirido
- Precio del bien o servicio adquirido libre de impuestos (el precio “real” antes de aplicarle impuestos. Vaya, precio sin IVA)
- Porcentaje de IVA aplicado (recuerda que las facturas provenientes de fuera de la UE o dentro de la UE cuando se es operador intracomunitario no llevan IVA)
- Importe total
Con Xolo, podrás subir todas tus facturas de gasto sin esfuerzo: puedes hacer que se envíen directamente a nuestra plataforma. Lo tendrás todo en un mismo sitio y así no se te escapará nada. Y si no sabes qué puedes deducirte nosotros te asesoramos, ¡para que pagues menos impuestos!
2. El gasto deducible al trabajar como autónomo desde casa debe estar directamente relacionado con nuestra actividad
¿Puedo incluir la factura del Spotify Premium si tengo una playlist para aumentar mi concentración como autónomo mientras trabajo desde casa? Sorpresa, no.
La idea es que todo aquel gasto que vayas a deducir sea imprescindible para poder desarrollar tu actividad, incluso cuando trabajas desde casa.
¿Podrías gestionar tu negocio sin internet? La inmensa mayoría de los autónomos responderían que no, por lo tanto, es más fácil que Hacienda entienda que es un gasto deducible.
Nuestro consejo es que no intentes ‘forzar la máquina’ incluyendo gastos deducibles que puedan generar dudas a la hora de justificarlos.
3. Los gastos deducibles deben estar registrados contablemente
En el caso de tener una inspección (sonido de sirenas) será mucho más sencillo superarla teniendo debidamente registrados todos los gastos deducibles en libros de gastos e inversiones, o en la versión digital de los mismos. Si cuentas con una gestoría especializada en autónomos podrán ayudarte a registrar de manera adecuada todos los gastos deducibles que supone trabajar desde casa, entre otros.
4. ¿Cómo se deducen los gastos si se trabaja desde un local alquilado o en propiedad?
En el caso de que hayas alquilado o comprado un local u oficina para llevar a cabo tu actividad como autónomo, no se aplican las normas de deducción como si trabajaras en casa; si te encuentras en este caso, podrás deducir el 100% de los gastos relacionados con el local.
Esto quiere decir que las facturas de luz, agua, gas e internet se deducirán al 100%.
En caso de que el espacio sea alquilado, el gasto también se deducirá al 100% pero tienes que tener en cuenta que algunos arrendadores incluyen un 19% de retención en las facturas de arrendamiento de locales.
Lo que tendrás que hacer con esta retención es informarla e ingresarla trimestralmente en Hacienda mediante el modelo 115.
Ahora que ya sabes qué gastos puedes deducirte, puedes probar nuestro sistema para subir todas las facturas a nuestra plataforma y que podamos preparar tu declaración del trimestre sin que te enteres. Porque trabajar desde casa como autónomo puede tener más puntos positivos de los que pensabas 💪