🤓 Este artículo ha sido posible gracias a la colaboración de nuestro equipo de gestores expertos en autónomos.
Hemos llegado al tema preferido de todos los freelance: ¡los gastos deducibles!
Parece que los freelance solo tengan que pagar, pagar y pagar. Pero cuando llega el momento de hacer la declaración al final del trimestre, es cuando las cosas se ponen interesantes porque es cuando pueden ahorrarse algo de dinerillo de sus gastos (ojito, siempre relacionados con su actividad☝️).
¿Conoces todos los gastos que te puedes desgravar como autónomo si trabajas desde casa?
Tener claro qué gastos son deducibles como autónomo viene a ser lo mismo que la sensación de ir al duty free cuando estás en el aeropuerto para el resto de los mortales. En este artículo te explicaremos cuáles son los requisitos necesarios para que Hacienda acepte un gasto como deducibles y cuáles de ellos puedes empezar a incluir al final del trimestre.
1. ¿Qué es un gasto deducible para un autónomo?
Para llevar a cabo su actividad, el autónomo tiene que asumir una serie de gastos. Gastos que le harán difícil llegar a fin de mes [leer con voz en off de documental de animales de domingo por la tarde en la 2].
Pero ahora en serio, la definición de manual para los gastos deducibles de autónomo es:
Aquellos gastos que son esenciales para el desarrollo de tu actividad profesional o empresarial y que Hacienda te permite contemplar para tus declaraciones de IVA (modelo 303) o renta, pago del IRPF (modelo 130) y así pagar menos impuestos.
En líneas generales, un gasto deducible es aquel que resultará imprescindible para poder desarrollar tu actividad, y por el cual recibirás una ‘compensación’ a final de cada trimestre. Como la ropa deportiva para un entrenador personal o el dominio de una web para un freelance que está montando su tienda online.
😭 Tengo dudas a la hora de desgravar un gasto, ¿qué hago? Los requisitos para que un gasto sea deducible es que sea necesario y exclusivo. Si no cumple eso, si dudas, es que probablemente no puedas deducirte ese gasto. Pero si todavía estás inquieto y no quieres liarla, no worries my friend! Nosotros te asesoramos, pa’ eso estamos. Contáctanos mediante chat, email o solicita una llamada y estaremos encantados de resolver cualquier pregunta que tengas.
2. Cuáles son los gastos deducibles para un autónomo que trabaja desde casa
Aunque trabajar desde casa parezca algo muy novedoso para los asalariados, lo cierto es que los autónomos lo llevan haciendo desde siempre. Profesiones como la psicología, por ejemplo, llevan años desarrollándose en viviendas particulares.
Entonces, si un autónomo que tiene su propio local puede deducirse el precio del alquiler, la luz o el agua, ¿no debería aplicarse la misma fórmula para los autónomos que trabajan desde casa?
La respuesta es casi sí, es decir, un autónomo que trabaja desde casa puede deducirse esos mismos gastos imprescindibles para desarrollar su actividad pero no al 100%, ya que se entiende que parte de esos gastos también tienen un uso personal y no solo están enfocados a su negocio.
Ejemplo: Luisa es autónoma y tiene un restaurante, puede deducirse el 100% del local porque cuando termina su jornada Luisa se va a su casa. Ramón trabaja como arquitecto freelance desde casa, y como su vivienda también es su estudio, no puede deducir el 100% de su alquiler.
Gastos deducibles para un autónomo que trabaja desde casa
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El alquiler
Como comentábamos antes, no se podrá desgravar el 100% así que tendrás que calcular el porcentaje de la vivienda que utilizas para desarrollar tu negocio.
Atención: necesitarás dos contratos de alquiler a tu nombre, uno como inquilino y otro como centro de trabajo en el que tendría que verse reflejado el IVA -
Si tienes una vivienda en propiedad
En el caso de que sea tu casa podrás desgravar gastos como el seguro del hogar, los gastos de comunidad o el IBI. Igual que en el caso anterior tendrás que calcular el porcentaje de vivienda que usas para tu actividad. Como consejo te recomendamos que esa zona de trabajo sea fácilmente identificable y que use de manera exclusiva para trabajar, así no tendrás ningún problema a la hora de presentarlo a Hacienda -
Los suministros del hogar (agua, luz, gas o internet)
Si ya es complicado entender qué parte de la vivienda es exclusiva para el desarrollo de tu negocio mientras trabajas desde casa, imagínate con los suministros. Así que la fórmula que aplica la Agencia Tributaria es la siguiente: se podrá deducir el 30% del porcentaje del total de metros cuadrados dedicados a la actividad. Aunque a final de mes no se puede apreciar una gran diferencia, notaremos un ahorro anual significativo. Un ejemplo:
Marta trabaja como psicóloga autónoma desde casa, desde un piso 100 m2. La consulta en la que atiende a sus pacientes de 40 m2, por lo tanto, utiliza un 40% de la casa para desarrollar su actividad. De ese 40% calculamos la deducción del 30% de suministros y nos queda un 12%, que es porcentaje de deducción que puede aplicar a los suministros que utiliza. -
Otros suministros (teléfono móvil, material de oficina, gestoría para autónomos…)
Si tu casa es tu oficina, ¿el material de oficina es también doméstico? ¿Qué fue primero, el autónomo o el gasto deducible?
Aunque estos gastos son los más sensibles a la hora de presentarlos a Hacienda, lo importante es que sea sencillo justificar que ese gasto es imprescindible para el desarrollo de tu actividad como autónomo también cuando trabajas desde casa.
Una impresora o una silla para trabajar son materiales de oficina que pueden incluirse como gasto deducible.
Atención: si el gasto es superior a los 300€ será necesario desgravar cada año un porcentaje del valor de compra
Si tienes contratado un servicio de gestoría para que te lleve tu papeleo de autónomo, como por ejemplo Xolo, el gasto de la suscripción mensual es 100% deducible y la factura se subirá automáticamente en nuestra plataforma.
3. Requisitos para que Hacienda acepte un gasto como deducible si eres autónomo y trabajas desde casa
Para que entre Hacienda y tú todo fluya, es importante que a la hora de deducir tus gastos como autónomo que trabajas desde casa tengas claros los siguientes requisitos:
1. Conservar la factura: imprescindible para deducirse los gastos de autónomo
Para no cometer errores a la hora de deducir gastos debemos conservar la factura y que esté a nuestro nombre. Y queremos enfatizar en que es factura lo que se necesita y no un recibo, porque sino no es válido y no te lo podrás deducir (ningún freelance quiere que eso pase). Así que no te olvides de conservar tus facturas, ya que Hacienda es muy estricta con eso (en realidad te pueden pedir explicaciones hasta 5 años después 🤯).
¿Cuál es la diferencia entre factura y recibo?
Para que una factura se considere como tal, tiene que contener lo siguiente:
- Número de factura
- Fecha de emisión
- Datos del proveedor: nombre, DNI y dirección fiscal
- Datos del cliente: nombre y apellidos, DNI y dirección fiscal
- Descripción del bien o servicio adquirido
- Precio del bien o servicio adquirido libre de impuestos (el precio “real” antes de aplicarle impuestos. Vaya, precio sin IVA)
- Porcentaje de IVA aplicado (recuerda que las facturas provenientes de fuera de la UE o dentro de la UE cuando se es operador intracomunitario no llevan IVA)
- Importe total
Con Xolo, podrás subir todas tus facturas de gasto sin esfuerzo: puedes hacer que se envíen directamente a nuestra plataforma. Lo tendrás todo en un mismo sitio y así no se te escapará nada. Y si no sabes qué puedes deducirte nosotros te asesoramos, ¡para que pagues menos impuestos!
2. El gasto deducible al trabajar como autónomo desde casa debe estar directamente relacionado con nuestra actividad
¿Puedo incluir la factura del Spotify Premium si tengo una playlist para aumentar mi concentración como autónomo mientras trabajo desde casa? Sorpresa, no.
La idea es que todo aquel gasto que vayas a deducir sea imprescindible para poder desarrollar tu actividad, incluso cuando trabajas desde casa.
¿Podrías gestionar tu negocio sin internet? La inmensa mayoría de los autónomos responderían que no, por lo tanto es más fácil que Hacienda entienda que es un gasto deducible.
Nuestro consejo es que no intentes ‘forzar la máquina’ incluyendo gastos deducibles que puedan generar dudas a la hora de justificarlos.
3. Los gastos deducibles deben estar registrados contablemente
En el caso de tener una inspección (sonido de sirenas) será mucho más sencillo superarla teniendo debidamente registrados todos los gastos deducibles en libros de gastos e inversiones, o en la versión digital de los mismos. Si cuentas con una gestoría especializada en autónomos podrán ayudarte a registrar de manera adecuada todos los gastos deducibles que supone trabajar desde casa, entre otros.
4. Gastos deducibles como autónomo después de la ley de reformas urgentes
En octubre de 2017 se aprobaba la ley de reformas urgentes en la que se incluían dos nuevos gastos deducibles que los trabajadores autónomos pueden declarar en la actualidad:
Suministros
Como comentábamos en puntos anteriores, esta modificación es especialmente interesante para aquellos autónomos que trabajan desde casa, si es tu caso, podrás notificarlo a través del modelo 037 o 036 y obtendrás una deducción del 30% en los gastos de agua, luz, gas o internet.
Dietas
Con esta ley queda establecido que un autónomo puede deducirse un total de 26,67€ diarios si no pernocta y 53,34€ si es necesario dormir fuera de casa dentro de España. Para poder justificarlo todo será necesario tener facturas de cada uno de estos gastos.
Deducciones especiales
En este apartado se unen desde los gastos que genera el coche de empresa al nuevo equipamiento de oficina que has tenido que comprar para trabajar desde casa como autónomo. La cuestión es demostrar que todos estos gastos son imprescindibles para el correcto desarrollo de tu negocio.
Un ejemplo de gastos deducibles: Martín, el fotógrafo autónomo
Para terminar, te dejamos un ejemplo para que todo acabe de estar claro y transparente (y porque, ¿a quién no le gusta un buen ejemplo?):
Martín es fotógrafo freelance y tiene que presentar sus impuestos trimestrales (como le corresponde como autónomo para evitar sanciones con la Agencia Tributaria) y uno de estos impuestos será el IVA.
En este caso Martín tiene unos ingresos totales de 6.000€, podremos diferenciar entre la base y el IVA, es decir, 4.958,68 de base y 1.041,32 del 21% de IVA, este último sería su IVA devengado.
Por otra parte tiene unas facturas de gastos por un total de 6.300€, su base será 5.206,61 y 1093,39 del 21% de IVA siendo este su deducible.
Tras contabilizar estos ingresos y estos gastos se sacará la diferencia de ambos IVA, 1.041,32 menos 1093,39 con un total de -52,07€.
En esta ocasión Martín está presentando el 1r trimestre, por lo que compensará esta cantidad para el siguiente trimestre. ¿Qué significa esto? Pues bien, en caso de que en el segundo trimestre le saliese a pagar 150€, por ejemplo, podrá restar los 52,07 que tenía a cuenta en el anterior quedando una cantidad a pagar de 97,93€.
Ahora que ya sabes qué gastos puedes deducirte, puedes probar nuestro sistema para subir todas las facturas a nuestra plataforma y que podamos preparar tu declaración del trimestre sin que te enteres. Porque trabajar desde casa como autónomo puede tener más puntos positivos de los que pensabas 💪
Sobre Marta
Marta Puerto, escribe artículos sobre el trabajo freelance en este blog desde 2021. Apasionada por la comunicación, el storytelling, los idiomas y el branding, es actualmente Marketing Manager de Xolo en España, una gestoría digital que combina un equipo de gestores con una plataforma de facturación y contabilidad pensada exclusivamente para autónomos.
A pesar de ser empleada, trabajar completamente en remoto y en la industria del trabajo freelance le ha dado las herramientas para empatizar al máximo con este sector.