Ay, las facturas, qué bien sienta facturar… siempre que te la paguen, claro. Porque en Xolo, que somos perros viejos en todo lo que tenga que ver con la facturación y con cualquier otro aspecto de la vida del freelance, tenemos muy claro que enviar una factura no quiere decir que vayas a cobrarla. Ya sabes: todo un clásico lo de reclamar infinitas veces el pago de un trabajo a un cliente, casi al nivel de los memes de Julio Iglesias llegando a tu WhasApp en este mes de julio.
Y, ya que hablamos de clásicos y facturación, ¿sabes cuál es otro clásico en esto de las facturas no pagadas? Pues el que todo freelance, llegado el momento de la declaración trimestral ante Hacienda, nos pregunte cómo recuperar el IVA de una factura impagada.
Porque, claro, por mucho que tú hayas enviado una factura y no la hayas cobrado, eso a la Agencia Tributaria le importa, básicamente, un pimiento, un pepino, o cualquier otra hortaliza que se te ocurra 🍆. Y, salvo que cumplas con los requisitos para recuperar el IVA de las facturas impagadas, vas a estar condenado a pagar una cantidad por dicho impuesto que ni siquiera has cobrado.
¿Quieres saber cuáles son dichos requisitos? ¿Qué pasos tienes que dar para recuperar el IVA de una factura impagada? Pues has llegado al sitio correcto, porque este artículo lo vamos a dedicar a responder a esas y otras preguntas sobre el IVA de facturas impagadas.
Requisitos para recuperar el IVA de las facturas impagadas
Para recuperar el IVA de las facturas impagadas hay varios métodos:
- Por un lado está el proceso no-recomendado y que conlleva cierta carga de vergüenza ajena para todos: llamar al Torero del Moroso para que manden a un señor vestido con traje de luces a solicitarle el abono de tu factura al cliente que te debe dinero.
- Y, por otro, está el cauce legal que, obviamente, es también el que recomendamos.
Debes tener en cuenta, eso sí, que iniciar un proceso por el cauce legal para recuperar el IVA de una factura impagada cuenta con varios requisitos:
- La factura en cuestión debe estar en los libros de registro de tus facturas emitidas y se le debe haber reclamado su pago al cliente por cualquier medio (email, mensaje, burofax, etc).
- El montante total de la factura debe superar los 50 euros (o 300 euros, si el cliente no es un empresario o profesional).
- Deben haber pasado seis meses desde la fecha de emisión de la factura para que, así, se considere como impagada.
- Y, por último, desde el momento en que la factura haya sido considerada como impagada, tienes seis meses para emitir una factura rectificativa (que sea idéntica a la impagada, pero en la que, para deducir el IVA, el valor de este impuesto se indique en negativo) y un mes para enviar dicho documento rectificativo a la Agencia Tributaria.
Las novedades de 2023 ayudan al autónomo
Aunque, así de entrada, el proceso te pueda resultar un poco tedioso, lo cierto es que los requisitos para recuperar el IVA de facturas impagadas se han simplificado enormemente en el año 2023 gracias a varias resoluciones del Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC).
Hasta ahora:
- la cuantía mínima de una factura para poder recuperar su IVA era de 300 euros (frente a los 50 actuales),
- el plazo para reclamar dicha recuperación era de solo tres meses desde que la factura era declarada impagada (plazo que, en 2023, se ha extendido hasta los seis meses),
- y se necesitaba haber enviado un requerimiento notarial o judicial a los clientes atestiguando la existencia de una deuda (mientras que, ahora, basta con cualquier tipo de comunicación que le deje constancia de dicha deuda al cliente).
Así que, ya sabes: si piensas que el proceso actual para recuperar el IVA de una factura impagada es un peñazo, piensa que, al menos en este sentido, cualquier tiempo pasado ha sido peor.
¿Cuándo se puede recuperar el IVA de una factura impagada?
Visto lo visto, podemos decir que los plazos que marcan las resoluciones del Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC) para recuperar el IVA de una factura impagada son cuatro:
- Primer plazo: mínimo de seis meses para que una factura sea considerada como impagada. Antes de nada, como es obvio, para recuperar el IVA de una factura no cobrada, dicha factura debe haber sido declarada como impagada. ¿Cuánto tiempo conlleva esto? Pues seis meses desde su emisión y envío al cliente.
- Segundo plazo: máximo de seis meses para generar una factura rectificativa. Una vez cumplido ese primer plazo de seis meses para que una factura se declare como impagada, se abre un segundo plazo: uno de un máximo de seis meses para generar una factura rectificativa con la que se deduzca el montante del IVA no pagado.
- Tercer plazo: máximo de un mes para enviar la factura rectificativa a la Agencia Tributaria. Tendrás 31 días naturales para hacerle llegar a Hacienda la factura rectificativa con la que desgravarás el importe del IVA no pagado.
- Cuarto plazo: esperar a la declaración trimestral del IVA para incluir la factura rectificativa. Por último, en la siguiente declaración trimestral del IVA que tengas que llevar a cabo, deberás incluir la factura rectificativa en cuestión.
Así pues, este proceso se puede alargar desde un máximo de hasta casi un año y medio —si el solicitante decide apurar los plazos al máximo— hasta un mínimo de poco más de seis meses —los seis meses correspondientes al primer plazo para que una factura se considere como impagada, más los días que tome realizar los trámites subsecuentes—.
¿Cómo se puede modificar la base imponible de una factura modificada? El proceso para la factura rectificativa
Para modificar la base imponible de una factura ya expedida o, dicho de otro modo, para recuperar el IVA de una factura que nunca hemos cobrado, solo hay un medio: el de la factura rectificativa que hemos venido mencionando en puntos anteriores del artículo.
Pero, claro, te preguntarás, ¿cómo es que se genera una factura rectificativa? Pues vamos con ello:
- El primer paso es cumplir con los plazos que hemos comentado anteriormente: una horquilla temporal mínima de seis meses para que una factura enviada a un cliente sea considerada como impagada y, luego, una máxima de seis meses para que podamos generar nuestra factura rectificativa.
- Generar una numeración distinta y especificar que se trata de una factura rectificativa: antes de nada, como norma, cabe destacar que las facturas rectificativas deben tener una numeración distinta que las facturas ordinarias o simplificadas, y dicha naturaleza debe quedar especificada en el documento.
- Especificar la base imponible y la cuota: es decir, el montante total de la factura expedida y el tipo de IVA (21%, 10%, o 4%) que se aplicó sobre dicha cuantía; así como el montante final tras la rectificación (la deducción del IVA impagado se debe hacer constar en negativo).
- Añadir toda la información complementaria: se debe describir con todo detalle posible la causa tras la emisión de la factura rectificativa (“impago”, en este caso), así como todos los datos pertinentes (fecha, cuantías, descripción del trabajo) de la factura original que se está rectificando.
- Comunicar la modificación a Hacienda e incluir la factura en el libro de registro: tras crear la factura rectificativa habrá un mes para enviarla a la Agencia Tributaria, y deberá ser incluida con todas las otras en los libros de registro del autónomo.
- Y, por último, se debe incluir la factura rectificativa en la siguiente declaración trimestral del IVA que corresponda.
Pasos para recuperar el IVA de una factura impagada: caso práctico
Pero vamos, por si no te ha quedado claro cómo se da este proceso, vamos con un ejemplo con los pasos para recuperar el IVA de una factura impagada, que siempre es lo más efectivo. En concreto, vamos con el caso de Victoria, freelance que se dedica a pasear, peinar y cuidar perros en Medina-Sidonia, Cádiz 🐶.
Pongamos que Victoria tiene muchos clientes, todos muy majos y con perros muy salaos. Pero resulta que uno de sus últimos clientes, que vive en una finca de muchísimas hectáreas y cuyo nombre es B. Osborne, ha decidido no pagarle las facturas que le adeuda. B.O., su cliente, dice que ahora va a tener otro hijo, y que son demasiados gastos, y que bla, bla, bla. Y, claro, Victoria tuvo que hacer frente en la declaración trimestral a un IVA que nunca cobró.
Así pues, ¿qué ha hecho Victoria? Pues llamarnos a nosotros, a Xolo, y seguir los pasos que le hemos recomendado. A saber:
- Después de que se cumpliesen seis meses de la emisión de la última factura no pagada, Victoria le comunicó a B. Osborne todavía le debía dinero por ello, para que así quedase constancia —lo hizo por carta postal, porque dijo que B.O. era un poco “viejuno” y “señoro”, en sus palabras; pero se puede hacer por cualquier otra vía—.
- Luego, Victoria utilizó nuestro programa de facturación para generar una factura rectificativa donde se especificase toda la información sobre las facturas no pagadas por cuidar de Mariachi, que es como se llama el caniche de B. Osborne.
- Posteriormente, nuestra amiga Victoria comunicó la creación de dicha factura a la Agencia Tributaria, la guardó en sus libros de facturación y, por último, la puso a nuestra disposición para presentarla en la declaración trimestral del IVA.
- Finalmente, con el dinero que pudo desgravarse gracias a recuperar el IVA de una factura impagada, Victoria se pagó una cena en Aponiente, en el Puerto de Santa María. Una delicia, y a la salud de B. Osborne.
Xolo, la gestoría en la que sí puedes confiar
Pero que te vamos a contar que no sepas ya: que quizás no puedas fiarte de que todos tus clientes te vayan a pagar todas tus facturas en tiempo, pero si hay algo que es fiable en el mundo freelance, eso somos nosotros, Xolo. Porque más allá de ofrecerte materiales tan interesantes como estos sobre cómo recuperar el IVA de una factura impagada, si te suscribes con uno de nuestros planes tendrás:
✔️ Un programa de facturación propio
✔️ Alta de autónomo GRATIS en la Seguridad Social y Hacienda
✔️ Y un equipo de gestores que presentará las declaraciones de impuestos de forma correcta
Así que ya sabes, también para hacer frente a los morosos, no llames al torero, llámanos a nosotros.
