Cómo calcular y especificar la base imponible en una factura como autónomo

Si has llegado hasta aquí seguramente te estás iniciando en el maravilloso mundo de los trabajadores por cuenta propia (aka autónomos o freelance) y todavía estás un poco perdido con algunos palabros. Tranquilo, ¡no estás solo! En Xolo sabemos lo complejo puede llegar a ser ponerse al día en los temas de contabilidad y fiscalidad para autónomos, de ahí la existencia de este blog.

Hoy venimos a contártelo todo sobre un concepto que seguro que te suena: la base imponible. Y si no te suena… Te tiene que sonar, no queda otra. La base imponible es de 1º de freelance. Algo muy básico que debes saber para poder emitir tus facturas.

Además, si eres autónomo o tienes una empresa, conocer la base imponible te ayudará a facturar correctamente y evitar sustos con Hacienda (sustos = sanciones). Y aunque no seas autónomo ni tengas una empresa, que sepas que este artículo también te será muy útil. Te ayudará a entender por qué algunas veces te cobran más de lo esperado por un producto o servicio y cuál es su precio real (el que pondría el vendedor sin tener en cuenta impuestos o retenciones).

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¿Qué es la base imponible en una factura?

La base imponible es uno de los conceptos más importantes en el ámbito de la fiscalidad, porque se trata del valor monetario sobre el que se calculan los impuestos que vas a pagar.

¿Qué es la base imponible de una factura? Pues es el dinero que hay que tener en cuenta antes de aplicar los impuestos o retenciones que correspondan. Como freelance, lo más importante que tienes que saber es que la base imponible es el dinero que tú quieres recibir por tu producto o servicio, para luego añadir el IVA o cualquier otro impuesto o retención (que con eso no te vas a quedar, ya lo sabes… 💸).

Imagina que has desarrollado una web por valor de 1.000 euros. Cuando realices la factura, esos 1.000 euros van a ser tu base imponible, sobre los que tendrás que calcular y sumar el % de IVA que corresponda. Aunque por norma general se suele aplicar un 21% de IVA, puede variar según la actividad y el país de facturación.

Por otra parte, sobre esos 1.000 euros también tendrás que calcular y restar el % de retención de IRPF (si es que aplica en tu caso). En términos generales, es de un 15% y solo lo incluirán los autónomos profesionales.

En cualquier caso y aunque no existen bases imponibles distintas, es importante que tengas en cuenta que sí existen diferentes tipos de impuestos y que cada uno tiene hechos imponibles distintos para hacer el cálculo. En el caso que comentábamos, el del Impuesto al Valor Añadido (IVA), la base imponible es el coste final de los productos o servicios que consumes. Sin embargo, en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), la base imponible es el conjunto de ingresos obtenidos por una persona física durante un año natural. Otro ejemplo sería el caso del Impuesto sobre Sociedades (IS), donde la base imponible es el beneficio obtenido por una empresa en un ejercicio económico. Sobre esas distintas bases, se aplica el impuesto que corresponda.

Fácil hasta aquí, ¿no?

Cómo calcular la base imponible de una factura

En una factura, la base imponible suele aparecer detallada junto al precio unitario de cada producto o servicio que se está facturando. Normalmente, se suele indicar el total sin impuestos, luego se detallan los impuestos que se han aplicado y, finalmente, el importe total.

En tu caso, como trabajador por cuenta propia, lo más habitual es que tengas que aplicar la siguiente fórmula:

BASE IMPONIBLE + IVA - IRPF = IMPORTE TOTAL

Retomando el ejemplo anterior, así es como lo veríamos en una factura: 

Cuando emitas facturas, te recomendamos que la base imponible esté claramente detallada, para que tu cliente pueda saber exactamente cuánto está pagando por el producto o servicio antes de que se apliquen los impuestos.

Ahora veámoslo del revés 🙃. Ya sabes, muchas veces entender algo es simplemente cuestión de cambiar la perspectiva con la que miramos.

Puede que en algún caso te encuentres con el importe final y lo que quieras sea saber la base imponible. En ese caso, tendrás que calcularlo. Aprender este cálculo te será realmente útil. Sobre todo para lo siguiente:

1. Quieres que el precio final para tu cliente sea uno concreto, ya con impuestos y retenciones incluidas. Pues, para ello, tienes que saber cuál es la base imponible sobre la que aplicar dichos impuestos y retenciones.
2. Te llega una factura de un proveedor en la que solo aparece el importe final (¡¡Mal hecho por su parte!!) y quieres saber la cantidad que realmente te está costando ese producto o servicio, es decir, quieres saber cuál es la base imponible. 

Puedes obtener la base imponible de cualquier factura de una manera muy sencilla, tanto si te encuentras facturas con IVA como con IRPF o, incluso, con ambos.

Cómo calcular la base imponible de una factura con IVA

En el caso de una factura con IVA, calcular la base imponible es tan fácil como dividir el importe total de la factura entre 1 + %IVA / 100.

A ver, visto en la fórmula no parece tan fácil pero, si lo traducimos, nos queda esto:

Tomando las cifras anteriores, si a ti te venden un servicio web por valor de 1.210 euros y haces la división de 1.210 € / 1,21 el resultado será la base imponible, en este caso, 1.000 euros. Es decir, tu proveedor te está cobrando (sin impuestos) 1.000 euros, los 210 restantes no son para él, son para Hacienda (jeje).

Como comentábamos en apartados anteriores, la base imponible puede estar sujeta a diferentes tipos de impuestos, no solo al IVA. Por ejemplo, en algunos casos se puede aplicar el IRPF a la base imponible de una factura.

¡Veámoslo!

Cómo calcular la base imponible de una factura con IRPF

Volviendo al IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas), puede que te hayas preguntado en algún punto de este artículo qué pinta el IRPF en una factura, siendo un impuesto que se aplica sobre los ingresos obtenidos a lo largo del año.

¡Te lo aclaramos!

En algunos casos, cuando se emite una factura, se aplica un % de retención del IRPF sobre la base imponible de la misma. Básicamente, se hace para anticipar una parte del impuesto que se pagará en la declaración de la renta del año siguiente (como si no nos hiciese falta cada mes… 😅).

NOTA: es importante entender que la retención del IRPF no es un impuesto adicional que deba pagar la empresa o cliente que recibe la factura sino que este último ingreso a nombre del emisor de la factura.

Esta retención del IRPF afecta a los autónomos profesionales y, en términos generales, es de un 15%. También existe un tipo reducido del 7% durante el primer ejercicio (si estás leyendo esto, seguramente este sea tu caso).

La forma de calcular la base imponible en una factura que lleva una retención del IRPF sería dividiendo el importe total entre 1 - %IRPF / 100.

Ejemplo de cálculo de la base imponible de una factura con IVA e IRPF

¿Y si tenemos una factura con IVA e IRPF? Que sepas que, si eres freelance y operas en España, este es el caso más habitual con el que te vas a encontrar. Y aunque llegados a este punto, seguro que ya lo tienes todo bajo control, vamos a verlo con un ejemplo (por si se quedó alguna duda en el tintero).

Imagina que el precio final que quieres que pague el cliente por la web es de 1.000 euros (y no los 1.140 euros que nos salían antes de importe total). Entonces, tendrás que calcular la base imponible sobre la que, a posteriori, aplicarás los siguientes impuestos y retenciones:

1. El 21% de IVA.
2. El 15% o el 7% de reducción del IRPF.

En este caso, la forma de calcular la base imponible en una factura sería dividiendo el importe total entre 1 + (%IVA -%IRPF) / 100.

Es decir, que si quieres que el precio final para el cliente sea de 1.000 euros, haces la división de 1.000 € / 1,14 y el resultado será tu base imponible, en este caso, 877,19 euros.

Y así es como te quedaría la factura:

Diferencias entre la base imponible y la base liquidable

Aunque estos dos conceptos están íntimamente ligados, no son lo mismo. Y desconocer el significado de alguno de ellos te puede llevar a confusión, es decir, a cometer algún error.

La base liquidable es el resultado de aplicar reducciones a la base imponible disminuyéndola. Estas reducciones están establecidas en las leyes que regulan cada impuesto y suelen estar relacionadas con condiciones como la maternidad, cuidado de hijos, incapacidad, etc.

Si este es tu caso, lo que harás será descontar de la base imponible las reducciones correspondientes para obtener la base liquidable y utilizarás esa base liquidable para calcular la cuota tributaria.

Conclusiones

Conocer el concepto de base imponible y asegurarse de que se está calculando correctamente es fundamental, ya que de ella depende el cálculo de los impuestos a pagar.

Y no queremos equivocarnos pagando impuestos, que ya nos conocemos las consecuencias… 

En caso de duda, lo mejor siempre es consultar con un profesional en la materia. 😌

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Sobre Paula

Paula trabaja como freelance en marketing de contenidos desde inicios del 2022. Se define como una persona creativa y “apasionada por lo bello”: la música, una buena novela, fotografía y moda, la naturaleza… Intenta conjugar esa “mezcla de cosas” que le gustan gracias a trabajar por cuenta propia. Como autónoma, puede moverse por todo el mundo en busca de proyectos que le inspiren y crear contenido para esas marcas.

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