Si establecer presupuestos como nuevo freelance ya es incómodo, imagina que una vez que hayas terminado el trabajo tengas que ir detrás del cliente cual cobrador del frac. Muchos freelance han pasado por esa tensa situación y se han preguntado:
¿Cómo puedo solicitar el pago a un cliente amablemente y que me haga caso?
En el top de preocupaciones de los freelance, está el afrontar y manejar los pagos con retraso de sus clientes. Es fuerte, pero es real. Cuando te quieres dar cuenta ya es mitad de mes y todavía hay facturas pendientes de pago. Parece que tengan que alinearse los astros para que un freelance cobre una factura a tiempo. Por eso es importante que tengas claro que, aunque no debería formar parte de tu trabajo como freelance, tendrás que aprender a gestionar las facturas impagadas sin sentirte culpable por ello y ser lo insistente que haga falta.
Cuándo solicitar el pago a los clientes
En el momento en el que envías tu factura como freelance a un cliente puedes indicar el plazo que tienen para hacerte el pago, que en general suele ser de 30 días. La Ley de Morosidad Ley 15/2010 establece que la fecha de vencimiento máxima en una factura debe fijarse en un máximo de 60 días.
Una vez que se acerca la fecha de vencimiento y todavía no has recibido el ingreso puede empezar a pensar cómo solicitar el pago. No hay fórmula mágica para que un freelance consiga que le paguen en el plazo establecido, pero estos consejos te ayudarán a sentirte menos culpable cuando solicites un pago a un cliente tardón. ¡Sigue leyendo!
1. Pedir el pago a un cliente por correo electrónico
¿Quizás fue un despiste? Lo mejor es empezar por sugerir amablemente a ese cliente que se le ha “olvidado” pagarte. No mal pensemos, no tiene por qué ser algo personal, puede incluso haber sido un error del banco. Nunca está de más hacer un recordatorio por email y depende del grado de confianza que tengas con ese cliente, incluso puedes hacerlo con un poco de humor, en plan: ¿Sabíais que hoy es el Día Internacional de Pagar a tu Freelance Contratado?
Recuerda que el email debe ser: corto, directo, claro y escrito en un tono simpático y profesional. Aquí te dejamos un ejemplo de plantilla de recordatorio de pago amistoso para que puedas darle a ‘enviar’ sin querer esconderte debajo de la mesa.
1.1 Plantillas de correo electrónico para solicitar el pago al cliente
La seriedad del correo electrónico que envíes como freelance para solicitar un pago será proporcional al retraso y reacción del cliente. No es lo mismo que se exceda un día en el plazo y responda al momento que que pasen varias semanas y encima no recibas respuesta. Antes de hacer un segundo o tercer recordatorio recuerda probar a llamar directamente y si no hay respuesta proceder a informar de las llamadas sin respuesta que se han hecho previamente.
Para que los correos sean consistentes recuerda adjuntar la documentación necesaria para solicitar el pago
¿Qué documentación debería adjuntar en un correo electrónico para solicitar un pago?
Desde reenviar de nuevo la factura destacando la fecha y el periodo de 30 días en el que debería haber sido abonada, acuerdos contrato e incluso capturas de pantalla de WhatsApp que hayas podido enviarles o las llamadas perdidas que has hecho tratando de ponerte en contacto.
Plantillas de recordatorio para solicitar el pago a un cliente
Plantilla de recordatorio para solicitar pago de manera amistosa
Asunto correo electrónico: Recordatorio de factura [nombre del proyecto]
Cuerpo de texto:
Hola [nombre de cliente]
Supongo que estarás muy liado estos días, te escribo para recordarte que aún no he recibido el pago de la factura [nombre del proyecto]. Avísame si faltase cualquier información para poder tramitarla, te la adjunto de nuevo.
Gracias
Documentos adjuntos: Factura enviada
Plantilla de segundo recordatorio para solicitar pago de manera formal (en caso de no tener respuesta)
Asunto correo electrónico: Factura [nº de factura y concepto] con [nº días] de retraso en el pago
Cuerpo de texto:
Hola de nuevo [nombre de cliente]
Vuelvo a escribirte porque todavía no he recibido el pago de la factura [nº de factura y concepto] ni he vuelto a tener noticias tuyas. El plazo indicado era de 30 días y ya han pasado [nº días] desde que te la envié. Por favor, ponte en contacto conmigo lo antes posible para poder solucionarlo y recibir los [cantidad exacta a recibir] que habíamos acordado.
Gracias
Documentos adjuntos: Factura enviada destacando el plazo de días en los que debería realizarse el pago, captura de pantalla de correo electrónico anterior, pruebas de llamadas o WhatsApp enviados sin respuesta
Plantilla de tercer recordatorio para reclamar el pago de la factura
Asunto correo electrónico: Impago de la factura [nº y concepto] y comunicación legal
Cuerpo de texto:
Hola [nombre de cliente]
No he vuelto a tener noticias sobre la factura [nº y concepto] y se han superado [nº días] desde que fue enviada. Siento tener que llegar a esta situación pero en caso de no recibir ninguna información tendré que iniciar un proceso monitorio y enviar el caso a mi abogada utilizando todas las comunicaciones que he intentado establecer contigo y durante las cuales no he tenido respuesta. Las encontrarás incluidas como documentos adjuntos en este correo electrónico.
Me gustaría que esta situación se solucionase cuanto antes para que no acabe repercutiendo en la reputación de tu empresa y evitar procesos desagradables para ambos.
Espero tener noticias pronto.
Documentos adjuntos: Factura enviada destacando el plazo de días en los que debería realizarse el pago, capturas de pantalla de correos electrónicos anteriores, pruebas de llamadas o WhatsApp enviados sin respuesta.
2. Pedir el pago a los clientes por teléfono
Todos sabemos la pereza que da tener que hacer la típica llamada en plan: ¿me pagas la factura ya? Thank you, besis. Pero, dicen que a veces los emails se traspapelan en la carpeta de spam (¿eso realmente pasa?) o se quedan abajo de la bandeja de entrada, así que una rápida llamada puede ayudarte a agilizar las cosas.
Además, mucha gente es capaz de esconderse detrás de un email y hacerse el longuis cuando un freelance le solicita el pago de una factura. Pero en cuanto tienen que enfrentarse a la voz de la otra persona, eso ya es otra historia. Aunque suene triste, puedes incluso llamarle desde otro teléfono para que no pueda ignorarte al ver tu nombre aparecer en su pantalla.
Ante todo, sé profesional y explícaselo de manera cordial. Tómatelo con calma y no dejes que tus emociones se apoderen de ti. Recuerda que al final tú estás en tu pleno derecho, ya que has hecho tu trabajo como freelance y que te paguen no debería ser un favor. Así que siéntete seguro de ti mismo y reclama el dinero que te deben.
¡Ah! Y no olvides enviar un email para que quede escrito lo que hayáis decidido por teléfono.
3. Cobra tus facturas atrasadas emprendiendo acciones legales
Si ya has agotado los métodos de diálogo y mediación para solicitar el pago de tu factura pero el cliente sigue sin dar noticias, es el momento de pasar a tomar acciones legales. Aunque sea una experiencia por la que sería mejor no tener que pasar, recuerda que estás defendiendo tu trabajo como freelance y que te servirá de precedente para futuros trabajos.
3.1 Envía un burofax para cobrar tu factura
Enviar un burofax con acuse de recibo y certificación del contenido, reclamando una vez más de forma amistosa el pago de una factura es una prueba fehaciente de que el cliente es consciente y ha sido informado del impago. Dentro de la información enviada puedes incluir la posibilidad de presentar una demanda judicial a través del proceso monitorio para reclamar la cantidad que se te debe.
3.2 Demanda legal para solicitar el pago de una factura
El proceso más rápido de reclamación de deudas por impago de facturas es la demanda legal. Para decidirte por este proceso necesitas que se cumplan tres factores:
- Que la deuda sea económica
- Que se haya superado el tiempo establecido para recibir el importe de la factura
- Adjuntar la documentación necesaria que justifique la relación comercial y los acuerdos que se habían establecido: contrato de colaboración, correos electrónicos, facturas, etc.
En caso de que el pago de factura que estés solicitando sea menor de 2000€ no necesitarás un abogado. Tan solo tendrás que presentar todos los documentos que demuestren el impago de la factura.
Si la cantidad a deber es superior a los 2000€, sí necesitarás el servicio de abogados y procurados, lo que supondrá inevitablemente un gasto extra para ti.
3.3 Emprender una acción judicial para solicitar el pago de tu factura
En el momento en el que hayas hecho la petición de monitorio en el Juzgado, con o sin abogado, se demostrará que se trata de un impago, así que su reclamación será legitimada.
Desde ese momento tendrás que esperar 20 días para saber la respuesta de tu cliente, que en términos legales sería el deudor, y podría actuar de las siguientes maneras:
- Reconocer su impago y realizar la transferencia oportuna (¡ojalá!)
- Que no sea localizado y tendrías que acudir a otros procedimientos
- Que el deudor no quiera pagar y que se inste al embargo de alguno de sus bienes
- Que el deudor presente alegaciones y se alargue el proceso
Si necesitas conocer algún caso real, en este episodio de Somos Knowmads, titulado ‘El lado oscuro de ser un freelance’ se abre el melón sobre los impagos cuando eres freelance y tienes que tomar medidas para conseguir cobrar por tu trabajo.
4. Pide que te paguen por adelantado o redacta tus términos y condiciones de contratación
Ya sabemos que esto ya no te sirve para esta vez y de verdad esperamos que no tengas que encontrarte nunca en esta situación, aunque es cierto que de los “errores” se aprende. Seguro que a partir de ahora, cada acuerdo que firmes como freelance con un cliente tendrá condiciones de pago por adelantado en el que incluso puedan aparecer recargos en caso de retraso en el cobro de la factura. De esta forma no tendrás que volver a repetir esta pesadilla de perseguir al remolón de turno para solicitar el pago de tu factura.
Aquí te dejamos el testimonio de Samuel Corpas, un diseñador gráfico que ha aprendido que la mejor fórmula para ahorrarse dolores de cabeza con las facturas es cobrar por adelantado.
En resumen, nunca te sientas mal por reclamar un impago de una factura que te deben ni mucho menos creer que estás siendo pesado por reclamar. Recuerda que tu tiempo y tu trabajo son valiosos.
Con Xolo puedes crear facturas de forma fácil y segura, que incluyen toda la información necesaria, desde los impuestos a pagar hasta las condiciones de pago (fecha límite y comisión por impago).
Creemos que deberías invertir tu tiempo en lo verdaderamente importante, tu trabajo. Por eso nos ocupamos de todas aquellos trámites tediosos que te lo roban. Vuelve a dormir tranquilo.
Sobre Marta
Marta Puerto, escribe artículos sobre el trabajo freelance en este blog desde 2021. Apasionada por la comunicación, el storytelling, los idiomas y el branding, es actualmente Marketing Manager de Xolo en España, una gestoría digital que combina un equipo de gestores con una plataforma de facturación y contabilidad pensada exclusivamente para autónomos.
A pesar de ser empleada, trabajar completamente en remoto y en la industria del trabajo freelance le ha dado las herramientas para empatizar al máximo con este sector.