Profissionais independentes do mundo todo sabem que trabalhar sozinho não significa somente ser um expert na sua área de trabalho, mas também saber tudo sobre empreendedorismo. Isso significa ter conhecimento sobre finanças, contabilidade, invoices, contratos, entre outros. E a primeira pergunta que autônomos fazem no mundo todo é: Posso faturar uma empresa estrangeira sendo Pessoa Física?
Pergunte a qualquer freelancer e eles dirão que faturar e cobrar pagamentos são as partes mais frustrantes do trabalho. Devia ser simples, ne? Você presta um serviço, seu cliente paga. Mas nem sempre é assim.
Talvez você tenha um freela paralelo à sua CLT, ou talvez você seja um freelancer profissional. De qualquer forma, as dúvidas sobre como faturar uma empresa estrangeira são as mesmas. E quais são as maiores questões e desafios, e como você pode resolvê-los? Temos as dicas para você faturar, seja um trabalho full-time ou apenas o contrato de um projeto, em menos tempo e com menos estresse. Vem com a gente!
Dificuldades comuns na hora de emitir Invoices como Pessoa Física
Calcular o VAT como freelancer
Ahhh, o temido VAT, ou Value Added Tax. O VAT corresponde na Europa o que o sales tax é nos Estados Unidos: um imposto agregado a cada produto ou serviço, e que é adicionado a cada vez, na cadeia de suprimentos, em que o produto/serviço ganha valor.. E assim como nos Estados Unidos, cada país da União Europeia tem suas próprias taxas VAT e regras específicas sobre onde, quando e como o imposto é recolhido. Isso significa que é sua função calcular quanto seu cliente deve de VAT, adicioná-lo a cada Invoice Internacional, e enviar o total devido ao governo no fim de cada ano fiscal (cada país tem regras diferentes)
Isso parece uma dor de cabeça gigante, né? E realmente é. Por sorte, existem algumas plataformas que podem te ajudar a automatizar isso, assim você não precisa nem pensar no VAT ou lembrar para que serve. Continue lendo para mais dicas sobre como terceirizar seus problemas com o VAT.
Cobrar pagamentos atrasados
Cobrar pagamentos atrasados é obviamente um grande problema. Não somente causa estresse financeiro, mas também pode ter um impacto grande na saúde mental do profissional, pela perda de tempo e energia que poderia ser usada…em qualquer outra coisa!
A Association of Independent Professionals and the Self-Employed (IPSE) publicou recentemente uma pesquisa que mostra que freelancers gastam uma média de 20 dias por ano cobrando pagamentos atrasados, enquanto até 43% até deixam de cobrar, pela quantidade de tempo que já foi gasta na tarefa.
Isso parece um pouco extremo, mas a realidade é que muitos freelancers não querem desgastar suas relações com os clientes, depois de terem trabalhado duro para construí-las. No entanto, a pesquisa da IPSE mostra qe 71% das disputas entre clientes e freelancers é relacionada a pagamentos atrasados.
Lidar com questões bancárias e contábeis quando você fatura como Pessoa Física.
A boa notícia é que o cliente está pronto para pagar. Mas a má notícia é…onde? Pedir para que eles enviem uma transferência para sua conta bancária pessoal é, claro, uma opção, mas longe do ideal. Aqui está o porquê:
- Não parece profissional. Poucas coisas entregam mais que você é um freelancer novato do que as palavras, “Você pode transferir o valor para minha conta pessoal, talvez?”
- Cria um pesadelo contábil. Onde termina sua vida pessoal e começa seu negócio? Se sua conta bancária tiver que dar a resposta - então não sabemos. E entre o tempo gasto a mais e os impostos - sua declaração de Imposto de Renda fica bem mais difícil!
- Você paga mais impostos Você sabia que no Brasil você paga mais impostos se declarar seus rendimentos como Pessoa Física? O Imposto de Renda de Pessoa Física pode chegar até 27% dos seus rendimentos, e se você tiver um MEI ou Simples Nacional a porcentagem é muito menor.
Melhores dicas sobre Invoices para freelancers e profissionais independentes
Você sabe como evitar conflitos na hora do pagamento e enviar seus Invoices de forma profissional? No fim do dia, um Invoice muito vago ou mal-formatado pode gerar confusão no seu cliente e atrasos no pagamento, então tenha certeza que seu Invoice está bem feito.
O que deve estar incluso em um Invoice gerado por Pessoa Física?
Aqui estão as informações que seu Invoice deve conter:
- Seu nome
- O nome do seu cliente e informações de contato
- Um número único do Invoice
- Datas (de emissão e de pagamento)
- Instruções sobre como o pagamento deve ser feito
Dicas para emitir Invoices para empresas como Pessoa Física
Detalhe a lista dos serviços prestados e valores cobrados.
- Ruim: “Conteúdo de Fevereiro”
- Melhor: “Conteúdo de Fevereiro - 4 posts para blog com 800 palavras cada, otimizados para SEO"
- Ideal: “Conteúdo de Fevereiro - 4 posts para blog com 800 palavras cada” (mais uma lista com o título de cada post)
Proteja-se legalmente ao enviar seu Invoice, certificando-se de que você e seu cliente tenham um contrato de serviço que detalhe as expectativas de cada parte. Isso lhe dará um pouco mais de proteção se o seu cliente decidir não pagar pelo seu trabalho.
Inclua qualquer imposto relativo ao país do seu cliente no Invoice, quando for aplicável, para evitar custos surpresa.
Você também deve enviar seus Invoices logo depois de finalizar seu trabalho. Dessa forma, o trabalho ainda estará “fresco” na mente do cliente e ele provavelmente (assim esperamos) ele pagará mais rápido. You should also take care to be prompt in sending out invoices as soon as the work has been completed.
Se você tiver feito tudo isso e ainda assim houver atraso no pagamento, é melhor não esperar muito antes de enviar um lembrete amigável. Ter um sistema automatizado para enviar esse tipo de lembrete é uma boa ideia porque vai te economizar tempo e fazer a cobrança ser menos estressante. Não tenha medo de adotar outras medidas caso o pagamento não seja feito, especialmente depois de tentar cobrar diversas vezes.
A melhor forma de faturar uma empresa estrangeira como Pessoa Física
Muitos freelancers e profissionais independentes não tem o tempo ou o conhecimento para fazer Invoices detalhados. É fácil se confundir, e a partir de aí pode ficar difícil. Isso é ruim para o seu negócio por duas razões: seu trabalho não parece profissional, e você pode perder dinheiro.
Muitos profissionais independentes estão buscando esse apoio administrativo e contábil através de parcerias com empresas como a Xolo Go para faturar clientes. E por essas razões…
Xolo Go: O jeito mais fácil de faturar clientes no mundo todo
Ao trabalhar com a Xolo Go, você tem uma empresa virtual na Europa que te permite faturar como se você fosse uma empresa europeia, independente de onde você esteja no mundo. O conceito é baseado em um tipo de parceria única que permite que profissionais utilizem a estrutura legal da Xolo, aproveitando dos benefícios de ter uma empresa na Europa, sem ter que registrar uma.
Isso significa que você terá:
- A possibilidade de enviar Invoices para clientes europeus com cálculo do VAT (Value Added Tax). A Xolo calcula e adiciona o VAT automaticamente aos Invoices.
- Uma conta bancária europeia empresarial dedicada (fornecida pela Xolo) através da qual você pode receber pagamentos da forma mais profissional possível.
- A opção de baixar relatórios de rendimentos para facilitar suas tarefas contábeis e fiscais
- Um painel de controle empresarial que te permite manter controle das suas finanças e cobranças no exterior.
A Xolo Go permite também que os profissionais criem projetos online para firmar contratos e escopos de trabalhos, e a partir daí gerar Invoices para receber pagamentos.
Como um freelancer ou profissional independente, ter uma empresa virtual na Europa é possível sem nenhuma burocracia ou papelada. Assim, você pode usar seu tempo para fazer o que é realmente importante - prospectar clientes!
Agora que chegamos ao fim desse post, percebemos que nem falamos ainda das duas principais razões pelas quais os profissionais pensam que a Xolo Go é a melhor ferramenta para faturar clientes estrangeiros:
- A gente só é pago quando você é pago. Sem mensalidades ou tarifas-surpresa. Em troca por nossos serviços, cobramos uma comissão de 5% (+0.9% de tarifa de processamento) em cada saque para sua conta bancária no Brasil.
- Leva menos de 10 minutos para se registrar. É isso que você ouviu - você está a menos de 10 minutos de enviar seu primeiro Invoice Internacional. Tudo que você precisa é de um documento de identidade válido para comelar.
O que você está esperando? Profissionalize sua carreira internacional!
