Strumenti e app per automatizzare il tuo lavoro da freelance

Chi lavora come freelance lo sa: il tempo è prezioso e deve essere ben calibrato in modo che ci sia un buon equilibrio tra la propria vita professionale e quella privata. Per riuscire a ottimizzare al massimo il tempo dedicato al lavoro e non venirne inghiottito, il freelance deve saperlo gestire al meglio: esistono alcuni trucchi e segreti di cui abbiamo parlato in un altro articolo (link), ma la prima cosa da fare è automatizzare alcune attività e imparare a utilizzare i vari strumenti, servizi online e app che sono a disposizione oggi sul mercato pensati appositamente per snellire, sistematizzare e facilitare il lavoro del freelance.

Vediamo insieme in questa guida tutti i tools essenziali per chi lavora come freelance, dai calendari agli strumenti per l’archiviazione di documenti, da quelli per facilitare le comunicazioni ai sistemi per gestire le questioni legali, dalle app di grafica a quelle per gestire le finanze, fino a tutti  tools per migliorare le capacità di produttività e concentrazione: tutti questi strumenti sono una risorsa davvero utile e imprescindibile per chi desidera lavorare – e guadagnare bene, mantenendo un buon equilibrio tra vita professionale e vita privata – come freelance.

Tools per l’archiviazione su cloud e back-up 

Gli strumenti di archiviazione online sono fondamentali per il freelance (ma non solo) per una duplice funzione: permettono la condivisione in tempo reale di file e documenti con i collaboratori o i clienti, e inoltre svolgono anche funzione di backup, in modo da essere sicuri di non perdere il proprio lavoro conservandolo solo sul proprio computer.

I tools più usati per questo scopo sono Dropbox e Google Drive.

• Google Drive: incorporato nel pacchetto Google di Gmail, è molto intuitivo da utilizzare e consente di lavorare contemporaneamente ad altre persone in tempo reale sullo stesso file. Esistono sia documenti di tipo word che excel che slide e il salvataggio online è automatico.
• Dropbox: si può utilizzare sia online che installando l’app nel proprio computer, sincronizzando così l’archiviazione dei file. Esiste un limite di spazio di archiviazione gratuita, così come per Google Drive.

Calendari 

Il calendario digitale, che quasi ovunque ha ormai sostituito la vecchia agenda cartacea, è un tool da inserire certamente nei must-have: la settimana del freelance, infatti, non segue una routine sempre uguale, anzi, ed è dunque importante avere uno strumento che possa sempre ricordare gli appuntamenti, le riunioni e le scadenze giorno per giorno, e che possa essere aggiornato in tempo reale. Visualizzare gli slot con i diversi impegni quotidiani, oltre ad aiutare a non dimenticare nulla, è un perfetto modo per ottimizzare il proprio tempo.

Tra i tools più utilizzati come calendario troviamo Calendly, Google Calendar, Todoist e AnyDo.

• Calendly: è un’app molto utile quando bisogna trovare uno slot per una riunione con una o più persone. Consente infatti di inviare all’esterno un link in cui sono visualizzabili le disponibilità del freelance, in modo tale che gli altri possano selezionare solo momenti in cui lui è libero, accorciando di molto la ricerca di una data utile per il meeting.
• Google Calendar: incorporato nel pacchetto Google di Gmail, è uno degli strumenti più apprezzati ed efficaci, con molte funzioni che includono anche le videochiamate. Inoltre, consente di inserire e condividere con altri delle note utili per i meeting, la posizione della riunione ed è inoltre possibile scegliere di essere avvisati con un promemoria prima dell’appuntamento.
• Todoist: anche questa è un’agenda virtuale che indica quotidianamente le riunioni in programma e i tasks da svolgere. Si può pianificare il lavoro mettendo in comunicazione l’app con Google Calendar, in modo da integrare anche le riunioni e gli appuntamenti esterni.
• AnyDo: simile a Todoist, aiuta a creare liste ed elenchi di tasks da svolgere e di impegni da portare a termine.

Tools di comunicazione scritta 

Gli strumenti di comunicazione scritta, che potrebbero essere assimilati a delle chat, sono molto utili perché più snelli e informali delle e-mail; dunque, in molti casi risultano più immediati e facilitano le comunicazioni sia tra collaboratori che verso i clienti. Inoltre, aiutano a gestire al meglio le e-mail. Tra i tools più diffusi troviamo Slack, Boomerang e Hunter.io.

• Slack: questa app è una chat che funziona sia per le comunicazioni one-to-one sia per canali, dunque per gruppi di lavoro diversi, e permette di condividere file, immagini e link.
• Boomerang: è molto utile per gestire le e-mail, in particolare per programmare l’invio se si lavora in orari fuori da quelli d’ufficio e per vedere se le comunicazioni inviate all’esterno sono state aperte o meno.
• Hunter.io: questo strumento ricerca gli indirizzi mail delle diverse persone che lavorano in un’azienda in base alla posizione lavorativa, così il freelance può trovare direttamente la persona che è più indicato contattare per presentare una determinata proposta.

Tools di comunicazione video

Aumentati in modo esponenziale nel periodo della pandemia e del lockdown in sostituzione alle riunioni in presenza, gli strumenti per le comunicazioni video, cioè le video-call, sono ancora molto utilizzati ancora oggi, anche perché consentono di far incontrare persone che lavorano in parti del mondo molto lontane. 

I più diffusi sono Google Meet, Skype e Zoom e funzionano tutti più o meno allo stesso modo, consentendo di fissare una video-riunione e accedervi tramite un semplice link. Si possono anche condividere gli schermi e presentare documenti.

Tools per il project management

Il freelance, come abbiamo più volte sottolineato, deve avere una perfetta gestione del proprio tempo e dei propri progetti: per questo sono fondamentali gli strumenti di project management, che aiutino a ottimizzare il tempo e a eliminare tutto ciò che non è efficiente o utile per i progetti.

Tra questi, i più utilizzati sono Trello, Asana e Basecamp.

• Trello: questa app consente una visualizzazione e pianificazione dell’intero progetto in colonne o “piastrelle” e permette di assegnare compiti e scadenze ad altri collaboratori coinvolti. Si possono condividere link, immagini e documenti, si possono creare schede e bacheche per visualizzare le diverse attività e addirittura creare veri e propri piani editoriali.
• Asana: è molto utile se si collabora con altre persone e ha funzionalità di project management molto elevate. Consente di pianificare attività e impegni assegnandoli anche all’esterno.
• Basecamp: questo tool, molto completo, racchiude sia la funzione di chat che di pianificazione dei progetti, oltre a quelle di to-do-list e archiviazione in cloud.

Strumenti per i documenti legali e contrattuali

Anche – e soprattutto – se si lavora da freelance è fondamentale stipulare con i propri clienti un contratto formale che regolamenti i confini dell’attività, gli accordi economici e temporali e via dicendo, a tutela del proprio lavoro e della propria figura professionale. Esistono oggi molti strumenti pensati per questo scopo, tra cui i principali sono Bonsai, LegalZoom, HelloSign, DocuSign e Scrive.

• Bonsai: questo tool permette di creare dei veri e propri contratti a partire da template preimpostati da compilare; inoltre consente di gestire la firma elettronica tra il freelance e il cliente controparte.
• HelloSign, DocuSign e Scrive: sono principalmente strumenti che permettono di far firmare elettronicamente un contratto e di archiviarlo.
• LegalZoom: questo tool, a pagamento, propone diversi tipi di contratto pre-impostati, da scegliere in base alle proprie necessità, offrendo anche la possibilità di richiedere il supporto di un “vero” avvocato.

App per grafiche e design 

Ad un freelance, oggi, è sempre più richiesto che sappia utilizzare anche strumenti di graphic design anche se non si occupa prettamente di grafica: questo succede soprattutto se fornisce servizi di marketing o di social media management. Per fortuna in suo supporto ci sono diverse app e tools semplici da usare e con una buona resa, tra cui Canva, Behance, Concepts e InVision, oltre a strumenti dall’uso più complesso come Photoshop, Adobe Creative Cloud e Affinity Designer and Photo. 

• Canva: fornisce diversi template per la creazione di contenuti visivi, da inviti a storie per Instagram, consentendo di cambiare sfondi, font e dettagli nello stile più indicato per ciascuno scopo o ricorrenza.
• Behance: utile per creare e mostrare ai clienti il proprio portfolio di lavori artistici e grafici.
• Concepts: questa app permette di creare facilmente dei progetti con elementi sia testuali che visivi.
• InVision: consente di creare dei prototipi interattivi a partire da progetti statici, da migliorare con animazioni e transizioni.

App per gestire il tempo e migliorare  concentrazione e produttività

Per il freelance, ancor più che per gli altri lavoratori, il tempo è letteralmente denaro, poiché egli è il padrone assoluto del proprio tempo: per questo deve sapere gestirlo al meglio senza perdersi in attività inutili, massimizzando la produttività senza perdere la concentrazione, in modo da avere poi più tempo libero per le proprie passioni e relazioni. A questo scopo sono state ideate diverse app: le più diffuse sono RescueTime, StayFocusd, Toggl, Noisli e Harvest.

• RescueTime: monitora il tempo e il tipo di attività che si compie su uno schermo, dunque consente di capire su quali siti eventualmente si perde tempo per correggere questa rotta.
• StayFocusd: anche questo strumento funziona più o meno allo stesso modo, fa parte del pacchetto di Google Chrome e può limitare il tempo che si trascorre su alcuni siti.
• Toggl: è un’app che consente di tracciare il tempo trascorso per svolgere ciascuna attività, è uno dei time-tracker più diffusi tra i freelance.
• Noisli: è un tool che aiuta a mantenere la concentrazione grazie alla produzione di suoni rilassanti che aiutano a stare focalizzati e a non lasciarsi distrarre dai rumori esterni. I suoni prodotti vanno dalla pioggia alle onde del mare, dal canto degli uccellini ad altri rumori di fondo come il rumore bianco e il rumore grigio.
• Harvest: questo strumento di monitoraggio del tempo è molto utile perché si integra con altri tools di project management che abbiamo analizzato come Trello o Asana, consentendo una reale visione di quanto tempo il freelance dedica a ciascun task della giornata. 

In merito alla produttività vera e propria, ecco alcuni strumenti tra i più diffusi: IFTTT, 1Password, LastPass, Evernote, Pocket.

• IFTTT: questa sigla è l’acronimo dell’inglese If this, than that e consente l’automatizzazione di diverse attività attraverso l’integrazione tra loro di più piattaforme e app.
• 1Password e LastPass: memorizzano in un unico luogo tutte le credenziali (password e nomi utente) dei diversi account e siti che il freelance utilizza.
• Evernote: questa app permette la creazione di archivi tematici o notebook, suddivisibili per progetto e/o per cliente, dove raccogliere documenti, link, immagini; in generale è uno strumento per tenere a mente e memorizzare informazioni, fare brainstorming e prendere appunti veloci.
• Pocket: consente di salvare in unico luogo link e risorse che si trovano navigando in internet per poi leggerli e analizzarli in un secondo momento.

Infine, per ottimizzare il tempo e la produttività è sempre utile saper automatizzare alcune attività, per esempio usando appositi template o impostando le regole di Gmail. 

Tools per gestire le finanze

Si sa, il freelance deve sempre avere un occhio particolare per le proprie finanze, che deve saper gestire al meglio, imparando innanzitutto a distinguere gli incassi lordi dai guadagni netti in vista del pagamento di tasse e contributi. Per avere sempre ben chiaro il quadro della situazione e gestire i pagamenti, esistono alcuni strumenti di budgeting che aiutano proprio a monitorare le finanze, come Mint, Quickbooks o PayPal.

• Mint: permette di tenere sotto controllo tutte le entrate e le uscite, il pagamento di bollette, fatture e compensi di eventuali collaboratori, senza dimenticare alcuna scadenza, unendo in un’unica piattaforma tutte le informazioni finanziarie dei conti correnti che il freelance desidera connettervi.
• Quickbooks: anche questo è uno strumento che permette di monitorare la contabilità collegandosi al conto corrente del freelance, gestendo le entrate e le uscite, comprese alcune spese come il chilometraggio dell’automobile.
• PayPal: questo è invece uno degli strumenti più sicuri per i pagamenti, supportando ben 25 valute diverse e diffuso in più di 200 Paesi in tutto il mondo. 

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