Il VIES per i freelance: tutto quello che c’è da sapere

Freelance: che cos’è e a che cosa serve il VIES?

Prima di iniziare a entrare nel vivo di questo argomento, è bene fare subito chiarezza: che cos’è, esattamente, il VIES e in cosa può essere utile al freelance? 

VIES è infatti un acronimo che sta per Vat Information Exchange System: si tratta di un sistema informatizzato, in vigore dal 1° gennaio 1993, che la Commissione Europea ha istituito con lo scopo di permettere a tutte le aziende di acquisire in modo diretto e veloce le informazioni circa la regolarità o meno della partita IVA dei propri clienti senza l’applicazione dell’IVA nelle operazioni intra-comunitarie, potendo così tenere molto di più sotto controllo le possibili frodi fiscali e altri comportamenti non corretti a livello fiscale: è stato infatti evidenziato da uno studio OCSE che l’Unione Europea ha perso oltre mille miliardi di euro attraverso le frodi sull’IVA in operazioni tra Stati membri.

Infatti, per poter eseguire qualsiasi operazione di scambio tra aziende e professionisti all’interno dell’Unione Europea beneficiando del regime di non imponibilità IVA, è necessaria un’apposita autorizzazione dell’Agenzia delle Entrate, e dunque l’iscrizione al VIES, che è una sorta di archivio informatico che raccoglie tutti i soggetti autorizzati a procedere ad operazioni da e verso l’estero senza l’IVA: la banca dati VIES è stata istituita proprio dall’Agenzia delle Entrate il 29/12/2010.

In altre parole, possiamo definire il VIES come lo strumento ufficiale di verifica proprio delle partite IVA comunitarie che intendono prestare servizi o cedere beni a soggetti residenti all’interno dell’Unione Europea.

L’archivio VIES contiene essenzialmente le seguenti informazioni riguardo ai soggetti iscritti:

• il numero di partita IVA
• il nome, il cognome e l’indirizzo di residenza del soggetto titolare di partita IVA
• l’eventuale data di cessazione della partita IVA

Ma chi, esattamente deve iscriversi al VIES? E come è possibile effettuare tale iscrizione se sono un lavoratore freelance? Come posso verificare se un soggetto titolare di partita IVA è iscritto o meno al VIES? Posso poi cancellare la mia iscrizione al VIES? Le domande sono tante, ma niente paura, in questa guida proveremo a fornire tutte le informazioni necessarie a un freelance in merito al VIES.

Le operazioni intra-comunitarie e il VIES

Prima di proseguire, prendiamoci ancora un attimo per analizzare con esattezza cosa si intende con l’espressione “operazioni intra-comunitarie”.

Un’operazione di scambio è rappresentata dall’acquisto o dalla vendita di servizi o di beni, e la si può considerare intra-comunitaria nei casi in cui

• le due parti sono soggetti passivi IVA all’interno del proprio Paese
• l’operazione implica la cessione o l’acquisto di un bene all’interno della Comunità Europea
• l’operazione implica il trasferimento fisico di un bene da uno Stato all’altro all’interno della Comunità Europea

Per quanto riguarda l’IVA:

• la cessione di beni risulta non imponibile ai fini IVA nel Paese del soggetto venditore
• la prestazione dei servizi risulta non soggetta ad IVA nel Paese di colui che esegue la prestazione, e soggetta ad IVA nel Paese di colui che è il committente.

Grazie al sistema noto come “reverse charge”, ad ogni modo, si è stabilito che l’IVA è rilevante territorialmente nel Paese del committente.

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Chi deve iscriversi al VIES?

Come abbiamo anticipato nel primo paragrafo, essere iscritti al VIES è una condizione necessaria per poter essere autorizzati a effettuare operazioni di scambio a livello intra-comunitario (da e per Paesi appartenenti all’Unione Europea) per cedere o acquisire beni e servizi. Dunque, per poter compiere queste operazioni senza che venga applicata l’IVA, tutti coloro che risiedono in Italia, che hanno una partita IVA – sia aziende che professionisti – e che intendono svolgere operazioni di scambio con soggetti intra-comunitari, hanno l’obbligo di essere iscritti al VIES tramite l’Agenzia delle Entrate, come esplicitato dall’Articolo n. 27 del Decreto Legge n. 78/10.

Per l’esattezza, la legge dice che devono iscriversi al VIES tutti i “soggetti IVA che esercitano attività impresa, arte o professione, nel territorio dello Stato, o che vi istituiscono una stabile organizzazione”.

Questo chiarisce il fatto che non solo i residenti in Italia devono iscriversi al VIES, ma anche 

• coloro che presentano la richiesta di identificazione diretta ai fini IVA attraverso il modello ANR (un esempio su tutti è costituito dagli e-commerce stranieri che operano anche in Italia)
• coloro che si identificano tramite un rappresentante fiscale

Come fare l’iscrizione al VIES come freelance

Se rientri tra i soggetti che devono essere iscritti al VIES, a questo punto ti starai chiedendo come fare per completare la tua iscrizione. Questa operazione è diversa per le aziende, per gli enti commerciali e per i freelance: noi qui ci concentreremo solo sull’iscrizione per i freelance, con due diverse opzioni.

• iscrizione al VIES per freelance in fase di apertura della partita IVA: se non hai ancora aperto la tua partita IVA, al momento dell’apertura puoi contestualmente richiedere anche l’iscrizione al VIES compilando l’apposito campo “Operazioni intra-comunitarie” del modello AA9/12, quadro 1. Questo consente di aprire direttamente una partita IVA intra-comunitaria
• iscrizione al VIES per freelance che sono già titolari di partita IVA: se invece sei già in possesso della partita IVA e successivamente decidi di iscriverti al VIES, basta fare la richiesta all’Agenzia delle Entrate attraverso gli appositi servizi telematici come Fisconline o Entratel, oppure tramite l’intermediazione di un professionista incaricato: noi di Xolo possiamo darti tutto il supporto di cui hai bisogno! Non è più possibile iscriversi al VIES, invece, presentando una richiesta cartacea direttamente a uno sportello dell’Agenzia delle Entrate oppure una raccomandata o una PEC 

A partire dal 2015, una volta che si effettua l’iscrizione al VIES è fin da subito possibile effettuare le operazioni di scambio, senza dover attendere i 30 giorni previsti in precedenza per i controlli e le verifiche dell’Agenzia delle Entrate e senza doversi aspettare alcuna ricevuta. 

Inoltre è bene sapere che tale iscrizione è totalmente gratuita - esclusi, naturalmente, gli eventuali costi del professionista a cui potete scegliere di appoggiarvi per l’intermediazione. Questa informazione è stata precisata dalla stessa Agenzia delle Entrate dopo aver ricevuto molte segnalazioni di società che, in modo illegale, presentavano il servizio come a pagamento. 

L’iscrizione al VIES non prevede alcuna scadenza né operazioni di rinnovo, ma è possibile essere cancellati dal registro, volontariamente o meno, in alcune circostanze che analizzeremo in un paragrafo successivo. 

Un lavoratore freelance che si iscrive al VIES è così in possesso di una partita IVA intra-comunitaria e può dunque regolarmente operare da e verso tutti i Paesi appartenenti all’Unione Europea.

Come verifico se un soggetto è iscritto al VIES? 

A questo punto dovrebbe essere chiaro: è buona norma, ogni volta che intendete effettuare operazioni di scambio a livello intra-comunitario, verificare se la controparte è iscritta regolarmente al VIES e dunque se è autorizzata a compiere tale operazione. 

Come è possibile fare questa verifica? È molto semplice: è sufficiente inserire il numero della partita IVA del soggetto in questione all’interno dell’apposito tool offerto dall’Agenzia delle Entrate, raggiungibile a questo link, spuntando tra le varie opzioni il nome dello Stato di appartenenza del soggetto. Comparirà l’esito testuale della verifica con l’indicazione dell’iscrizione o meno al VIES e dunque della relativa autorizzazione a compiere l’operazione intra-comunitaria: la posizione di regolarità o di irregolarità è presa in considerazione solo per la data in cui si effettua la verifica, non per eventuali date passate.

Tale servizio è consultabile in oltre venti lingue diverse.

A questo punto è lecita una domanda: cosa succede in caso di esito negativo alla verifica di iscrizione al VIES? Se la ricerca dà un esito positivo, infatti, la questione è semplice: il numero di partita IVA risulta valido e regolarmente iscritto e dunque si può procedere con l’operazione di scambio con la controparte appartenente a un altro Paese europeo; ma se invece la ricerca dà un esito negativo?

In questo caso, è bene fare un doppio passaggio: il numero di partita IVA inserito potrebbe essere non corretto, dunque è necessario verificare direttamente con l’Agenzia delle Entrate oppure con il titolare della partita IVA. Se, infine, egli non risulta realmente iscritto al VIES, l’operazione di scambio non può essere svolta.

Quali sono i Paesi aderenti al sistema di controllo VIES

I Paesi aderenti al VIES sono tutti i Paesi che fanno parte dell’Unione Europea. Dal 2020, ossia dalla Brexit, la Gran Bretagna non aderisce più al VIES, mentre lo Stato della Svizzera e quello di San Marino non vi hanno mai aderito. Per questi ultimi due Paesi è però presente dall’inizio del 2011 un sistema di controllo analogo che ha la medesima funzione del VIES, ed è noto con l’acronimo di IDI, che sta per “Identificazione delle Imprese”.

Appartengono invece regolarmente al VIES i seguenti 27 Stati europei:

• Italia
• Austria 
• Bulgaria 
• Belgio 
• Cipro
• Croazia 
• Estonia 
• Lettonia 
• Lituania 
• Danimarca 
• Finlandia 
• Svezia 
• Germania 
• Grecia 
• Francia 
• Olanda 
• Irlanda 
• Lussemburgo 
• Malta 
• Polonia 
• Spagna 
• Portogallo 
• Romania 
• Ungheria
• Repubblica Ceca 
• Slovacchia 
• Slovenia 

Se sei un freelance alle prese con il VIES, forse ti conviene conoscere i termini che corrispondono a quello che per noi è il numero di partita IVA in alcuni dei principali Paesi europei, in modo che tu possa semplificare le tue ricerche e verifiche. Ecco alcuni casi:

• VIES e freelance in Francia 

I freelance in Francia utilizzano la TVA, acronimo che sta per Taxe sur la Valeur Ajoutée, traducibile proprio con Imposta sul Valore Aggiunto (IVA): esso è un codice alfanumerico fatto dalle due lettere FR, dalle due cifre della chiave digitale e altre 9 cifre che corrispondono alla registrazione della partita IVA al Registro delle Imprese (RCS).

• VIES e freelance in Germania

I freelance in Germania utilizzano il numero di identificazione fiscale noto con la sigla USt-IdNr (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, cioè Numero di partita IVA): esso è un codice alfanumerico composto dalle lettere DE seguite da 9 cifre.

• VIES e freelance in Spagna 

I freelance in Spagna utilizzano il CIF, acronimo che indica il Código de Identificación Fiscal (Codice di Identificazione Fiscale), cioè un codice alfanumerico composto da una lettera iniziale seguita da 8 cifre.

Cancellazione dal VIES per freelance: come si fa?

Nel caso in cui desiderassi cancellare la tua iscrizione al VIES, è necessario procedere in modo analogo rispetto al procedimento di iscrizione: bisogna dare all’Agenzia delle Entrate un’apposita comunicazione, sempre utilizzando i servizi telematici messi a disposizione dal sistema, oppure si può scegliere di affidarsi a un professionista che svolga la funzione di intermediazione: anche in questo caso, Xolo può supportarti!

Oltre alla cancellazione volontaria richiesta dal soggetto titolare di partita IVA, la cancellazione dal registro VIES può avvenire anche in altre due eventualità, e cioè:

• in caso in cui la verifica dei dati forniti dia un esito negativo
• in caso in cui per quattro trimestri consecutivi non vengano presentati i modelli Instrastat, cioè quei documenti che attestano le attività fiscali svolte da un titolare di partita IVA attraverso cui l’Agenzia delle Entrate e l’Agenzia delle Dogane monitorano la regolarità delle operazioni di scambio intra-comunitarie. Il modello Intrastat può essere presentato ogni mese oppure ogni tre mesi ed è obbligatorio per i soggetti che nel trimestre hanno ceduto servizi o beni per 50.000 € o più. La cancellazione dal VIES in tal caso è automatica ma temporanea, dunque se successivamente vengono effettuate nuove operazioni, sia tipo attivo che di tipo passivo, è necessario ripresentare la domanda di iscrizione per poter tornare ad essere ammessi al VIES e svolgere regolarmente le operazioni di scambio intra-comunitarie.

Dubbi sul VIES? Affidati a Xolo!

In questo articolo abbiamo illustrato che cos’è il VIES e a che cosa serve questo registro, chi ha l’obbligo di iscriversi e abbiamo fornito diverse informazioni utili ai freelance in merito al VIES e al suo funzionamento, per risultare sempre in regola con le operazioni di scambio intra-comunitarie.

Se hai ancora dei dubbi, cerchi un professionista che sappia darti le risposte giuste e vuoi un supporto all'iscrizione al VIES, rivolgiti al nostro team Xolo! Penseremo noi a gestire al meglio tutta la questione amministrativa in modo preciso, puntuale e su misura per te, in modo che tu possa dedicarti soltanto alla tua attività, senza ulteriori preoccupazioni!