Comprendre comment gérer sa comptabilité en indépendant ou freelance est primordial pour suivre la situation financière de son entreprise et éviter toutes erreurs de gestion.
Tenir une comptabilité claire permet par ailleurs de rester serein en cas de contrôle fiscal. Quand on sait que 7000 micro-entreprises se font contrôler fiscalement chaque année, la réponse à la question “Comment gérer sa comptabilité en indépendant” devient une réelle nécessité.
Cet article vous explique tout ce que vous avez besoin de savoir, depuis les obligations comptables en tant qu'auto-entrepreneur aux conseils pour gérer la comptabilité de son entreprise soi-même.
Quelles sont les obligations comptables en tant qu'auto-entrepreneur?
Savoir comment gérer sa comptabilité en indépendant implique tout d’abord de connaître les obligations comptables qui incombent à son statut.
A ce propos, les indépendants ayant opté pour le statut de micro-entreprise seront sans doute ravis de savoir que les obligations comptables en tant qu'auto-entrepreneur sont très allégées.
La comptabilité du micro entrepreneur se résume essentiellement à la tenue du livre des recettes et du registre des achats (dans certains cas).
Ce professionnel doit aussi facturer les clients, ouvrir un compte bancaire dédié à son activité, déclarer son CA et sa TVA le cas échéant.
Tenir le livre de recettes
Le micro-entrepreneur doit enregistrer toutes les recettes encaissées au cours de l’année comptable de façon chronologique dans un cahier appelé livre de recettes.
Ce document sous forme de tableau peut être informatisé à travers un logiciel comptable ou un modèle disponible en téléchargement en ligne. Il peut aussi simplement être tenu à la main dans un livre-comptable papier.
Il n’existe pas de formalisme spécifique. Le livre de recettes doit toutefois obligatoirement présenter les informations liées:
- A l’identification du client
- A la nature de la prestation
- Au montant, à l’origine et à la date d’encaissement
- Au mode de règlement (chèque, espèces, virement ou autres)
- Aux références des pièces justificatives (numérotation des factures, notes).
Tenir le registre des achats le cas échéant
La comptabilité du micro entrepreneur doit être complétée par le livre des achats, si ce dernier commercialise principalement des marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter.
Cette obligation s’applique aussi aux activités liées à la fourniture des prestations d’hébergement.
L’ensemble des achats et dépenses effectuées dans le cadre de l’activité d’auto-entreprise doivent dans ces cas être répertoriés dans un tableau, année par année et dans l’ordre chronologique.
Ce document présente aussi des informations obligatoires, comme le livre de recettes. Vous devez indiquer pour chaque opération:
- La date du décaissement
- Le montant de l’achat ou de la dépense
- Le nom du fournisseur
- La nature de l’achat ou de la dépense
- Le mode de règlement utilisé
- La référence du document justificatif (n° de facture d’achat).
Dans la comptabilité du micro entrepreneur, le référencement de toutes les opérations et le détail des informations clés sont essentiels pour veiller au respect des lois.
Toute personne en quête de conseils sur comment gérer sa comptabilité en indépendant peut se tourner vers un professionnel.
Comment gérer la comptabilité de l’entreprise individuelle hors micro-entreprise?
La comptabilité de l’entreprise individuelle relevant du régime réel d’imposition est plus lourde.
La micro-entreprise qui choisit d’adopter ce statut juridique se voit elle-même imposer au régime réel d’impôt sur le revenu (IR). Les obligations comptables en tant qu'auto-entrepreneur sont dès lors identiques à celles d’une société imposée à l’IR.
Obligations comptables des entreprises individuelles du réel simplifié
La comptabilité de l’entreprise individuelle soumise au régime réel simplifié doit être complète, mais allégée.
Vous devez enregistrer les créances et les dettes uniquement à la clôture de l'exercice. L’enregistrement quotidien se limite aux encaissements et aux paiements. L'inventaire des stocks est quant à lui obligatoire.
La comptabilité de l’entreprise individuelle bénéficie d’avantages très pratiques:
- Vous avez la possibilité de centraliser les écritures comptables de façon trimestrielle sur le livre-journal
- Nul besoin de justifier vos frais généraux payés en espèces (parking, pourboires…) dans la limite de 1/1000 du CA, avec un minimum de 150 euros
- Vous pouvez décider de ne pas régulariser les factures qui couvrent deux exercices, comme les assurances et les loyers
- Vos travaux en cours sont considérés comme équivalents aux acomptes perçus et ne nécessitent pas d’évaluation
- Vous pouvez de ne pas produire de bilan ni de compte de résultat si votre CAHT est inférieur à 158000€ pour l'activité de vente et de fourniture de logement, ou 55000€ pour la prestation de services
- Nul besoin de calculer avec précision le coût de production et le coût d'achat, il suffit d'appliquer un abattement correspondant au taux de marge courant.
C’est le régime de plein droit pour les entreprises individuelles qui dépassent les seuils fixés pour la micro-entreprise, sans aller au-delà de :
- 818000€ HT pour les activités fourniture de logement et de vente de marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place
- 247000€ HT pour les autres prestations de services.
Le micro-entrepreneur qui souhaite bénéficier des avantages de ce régime peut également le choisir.
Obligations comptables des entreprises individuelles du régime réel normal
Les entreprises individuelles dont le CA dépasse les seuils précédemment fixés (818000€ HT et 247000€ HT) relèvent de plein droit du régime réel normal d’imposition.
Les obligations comptables en tant qu'auto-entrepreneur soumis à ce régime sont:
- La tenue d’un livre journal et d’un grand livre
- L'enregistrement comptable chronologique des mouvements qui affectent le patrimoine de l'entreprise
- L’inventaire au moins 1 fois tous les 12 mois
- L’établissement des comptes annuels, dont le bilan, le compte de résultats et les annexes.
Les micro-entrepreneurs et indépendants relevant du régime d’imposition réel simplifié peuvent aussi se tourner vers le régime d’imposition réel normal.
Obligations comptables des entreprises individuelles du régime de la déclaration contrôlée
Tout membre de profession libérale qui se demande comment gérer sa comptabilité en indépendant trouvera des réponses dans cette partie.
Le régime de la déclaration contrôlée est en effet destiné aux entreprises relevant des Bénéfices non commerciaux (BNC) et qui dépassent les seuils de la micro-entreprise.
Si vous appartenez à cette catégorie, vous devez mettre en place une comptabilité de trésorerie, basée sur l’enregistrement de vos recettes et dépenses. Elle s’applique uniquement sur les montants reçus et les dépenses réalisées. Les obligations comptables incluent:
- La tenue d’un Livre-journal et d’un Grand livre
- L’établissement d’un registre des immobilisations et des amortissements, détaillant tous les actifs utilisés par le professionnel, depuis leur date d’acquisition à leur date de cession
- L’établissement du compte de résultat fiscal au moyen de la déclaration n° 2035.
Les membres de professions libérales n’ont aucune obligation en ce qui concerne l’établissement de comptes annuels. Ils peuvent toutefois opter pour la comptabilité d’engagement afin de déterminer leur résultat à partir des créances et des dépenses engagées au cours de l’année.
La comptabilité des professionnels libéraux qui adhèrent à un centre de gestion agréé doit être conforme aux plans comptables professionnels agréés par le ministre des finances.
Des règles comptables spécifiques sont prévues pour certains professionnels: notaires, avocats, agents généraux d’assurance, huissiers de justice…
Comment gérer sa comptabilité en indépendant avec le portage salarial?
Certains indépendants choisissent le portage salarial pour se stabiliser grâce à un contrat de type CDD ou CDI. Ils deviennent dès lors à la fois salariés et indépendants.
Un individu qui opte pour cette alternative n’a vraiment pas à se demander comment gérer sa comptabilité en indépendant car la société de portage se charge de tout.
Elle joue le rôle d’employeur et gère l’aspect administratif et comptable de votre business. Vous n’avez aucune facturation ni relance de client à effectuer. Vous percevez un salaire et recevez votre bulletin de paie chaque mois.
Tout ce que vous avez à faire c’est de déclarer vos frais professionnels et le nombre d’heures travaillées. Les prestations de la société de portage salarial vous sont aussi facturées.
Comment gérer sa comptabilité en indépendant: l’importance du compte bancaire
La réponse à la question “Comment gérer sa comptabilité en indépendant” serait sans doute incomplète si l’on omettait le point du compte bancaire.
Le compte bancaire n’est pas un élément obligatoire dans la comptabilité du freelance ayant choisi le statut d’auto-entrepreneur, à moins que ce dernier ne réalise un CA supérieur à 10000€.
Peu importe la taille de votre business, il existe un réel intérêt à ouvrir un compte bancaire séparé pour votre business. Cela favorise la justification de vos transactions professionnelles en cas de contrôle.
Vous pouvez par ailleurs facilement pointer vos factures clients/fournisseurs et relancer les retardataires plus rapidement.
Vous êtes libre de simplement ouvrir un compte courant “classique” à votre nom. Néanmoins, le compte bancaire professionnel est important pour bénéficier de produits et services supplémentaires (comme le terminal de paiement), d’un prêt bancaire ou d’une autorisation de découvert plus importante.
Les avantages s’étendent aussi à l’accompagnement par un conseiller bancaire spécialisé dans les besoins des professionnels.
Comment gérer sa comptabilité en indépendant: la question de la facturation
La facturation figure aussi parmi les obligations comptables en tant qu'auto-entrepreneur. Elle concerne toutes les ventes si le client est un professionnel, et devient obligatoire à partir de 25€ si le client est un particulier. Chez les autres indépendants, elle est incontournable.
Au moment d’émettre vos factures, vous devez respecter des règles strictes (mentions obligatoires) pour en assurer la conformité et la valeur légale.
Une personne qui veut vraiment savoir comment gérer sa comptabilité en indépendant devrait accorder une attention particulière à la question des documents comptables.
Vos factures doivent être éditées en deux exemplaires: une à remettre au client et l’autre à conserver comme pièce justificative pour votre suivi comptable. Elle aide aussi l’administration fiscale à réaliser ses contrôles.
En règle générale, la prestation fournie ou la vente réalisée par le micro-entrepreneur est facturée hors taxe (HT). Il doit dès lors ajouter la mention “TVA non applicable, art. 293B du CGI” sur la facture.
Cette précision n’est plus à effectuer lorsque vous franchissez les seuils fixés. Vous devez renseigner le numéro de TVA intracommunautaire et appliquer le taux en vigueur.
Précisons que depuis le 1er juillet 2021, les ventes dépassant 10000€, effectuées à distance entre professionnels assujettis à la TVA et particuliers, sont susceptibles d’être taxées dans le pays d’arrivée. Ceci concerne l’ensemble des pays de l’UE.
Pour aller plus loin: Comment facturer quand on est freelance ou indépendant
Quelle est la place de la TVA dans la comptabilité du freelance?
Pour savoir comment gérer sa comptabilité en indépendant, il est essentiel de connaître les obligations liées à son régime d’imposition à la TVA.
Lorsque vous traversez certains seuils de CA (ou si vous décidez d’opter pour le régime réel d’imposition de la TVA), vous ne pouvez plus bénéficier de la franchise en base de TVA. Ces limites de CA sont fixés à:
- 34400€ pour les activités libérales et prestations de services
- 85800€ pour les activités commerciales et les activités de logement.
En dessous de ces seuils, la franchise en base de TVA vous empêche de facturer la TVA à vos clients. Par ailleurs, vous ne pouvez pas récupérer la TVA que vos fournisseurs de biens et services vous facturent. Il n’y a par conséquent aucune déclaration de TVA à effectuer.
Le régime réel d’imposition à la TVA
Les auto-entrepreneurs qui relèvent du régime réel d’imposition à la TVA appliquent le taux normal de la TVA (20%) pour la majorité des ventes de biens et des prestations de services.
Certains types d’activités doivent toutefois être taxés au:
- taux intermédiaire: 10%
- taux réduit: 5, %
- taux particulier: 2,1%.
Une fois la TVA collectée, vous devez la reverser à l’Etat en soustrayant la TVA déductible au titre des achats professionnels versés à vos fournisseurs.
En tant qu'entreprise de l’UE, il faut obtenir votre numéro de TVA intracommunautaire.
Le processus de déclaration de TVA
L’obligation de déclaration et de paiement de la TVA concerne seulement les micro-entrepreneurs assujettis au régime réel d’imposition à la TVA.
Une fois que vous avez créé votre compte professionnel en ligne sur impots.gouv.fr , vous pouvez obtenir votre numéro individuel d’identification à la TVA.
Il suffit de contacter le Service des impôts des entreprises (SIE) dont vous relevez. Le processus de déclaration, qui varie selon le régime d’imposition, affecte différemment votre comptabilité.
Régime d’imposition simplifié
Le régime d’imposition simplifié s’effectue par défaut une fois l’an, à travers le formulaire n°3517-S-CA12 de déclaration annuelle de régularisation de TVA.
Si votre exercice correspond à l’année civile, vous devez le faire au plus tard le 2e jour ouvré suivant le 1er mai.
Au cas contraire, vous devez transmettre le document dans les 3 mois suivant la clôture de votre exercice.
Le montant du CA déclaré dans le régime d’imposition simplifié est utilisé comme base de calcul pour le paiement de la TVA de l’année suivante.
Régime réel normal d’imposition
Vous pouvez par ailleurs choisir le régime réel normal d’imposition au cours d’une année (en prenant le soin de notifier par lettre le service des impôts avant le 1er février de l’année concernée). C’est le formulaire n°3310-CA3-SD qui est utilisé cette fois.
Valable sur deux ans, cette option vous permet de déclarer et de payer la TVA de votre micro-entreprise sur une base plus régulière: mois ou trimestre si le montant de la TVA due est inférieur à 4000€ par an.
Le paiement de la TVA
Lorsque vous relèvez du régime d’imposition simplifié, le service des impôts se base sur le calcul de l’année précédente pour déterminer s’il doit vous reverser la TVA payé en trop, ou si au contraire, c’est à vous de régler un reliquat.
Le paiement s’effectue aux mois de juillet (55% de la TVA due) et de décembre (40% de la TVA due).
Un individu qui se demande comment gérer sa comptabilité en indépendant sans avoir d’accro avec les impôts doit dès lors se préparer à payer sa TVA durant ces périodes.
Lorsque la base de calcul de l’année précédente est inférieure à 1000€, l’auto-entrepreneur paye la TVA annuellement.
Les indépendants relevant du régime réel normal d’imposition effectuent le paiement mensuellement ou trimestriellement.
Cette méthode offre l’avantage de prendre en compte les dépenses effectives, ce qui évite les régularisations.
Comment gérer la comptabilité de son entreprise soi-même?
Il est vrai que les obligations comptables en tant qu'auto-entrepreneur peuvent être difficiles à suivre lorsqu’on est préoccupé par la gestion des clients. Vous pouvez naturellement vous faire assister. Cependant, les prestations d’un comptable peuvent coûter en moyenne entre 900 et 2000€ par an, selon que vous sollicitez un professionnel en ligne ou un expert-comptable de proximité.
Si votre business est de petite taille, ce sont là des charges dont vous voudrez certainement vous passer.
Vous pouvez dès lors gérer votre comptabilité vous-même en dégageant un peu de temps, par jour ou par semaine, pour actualiser vos registres et classer vos factures. Cela vous évite de devoir consacrer une journée entière en fin de mois ou du trimestre, lorsque vous déclarez votre CA.
Il est par ailleurs plus facile d’utiliser une solution en ligne pour la comptabilité du freelance / travailleur indépendant. Ce type d’outil vous propose des fonctionnalités ultra simples pour gagner du temps, de l’argent, et économiser beaucoup d’énergie.
Vous en trouverez même qui, en plus de la gestion comptable, vous accompagnent pour le remplissage de la liasse fiscale et le pilotage global de votre activité.
Dernières pensées
Les professionnels qui jugent complexe la réponse à la question “Comment gérer sa comptabilité en indépendant” préfèrent confier toute la paperasse à une société d’expertise comptable.
C’est vrai qu’en sollicitant un expert-comptable, vous pouvez bénéficier de conseils sur votre évolution juridique, fiscale et sociale, de même que sur votre fiscalité patrimoniale et personnelle.
Mais si votre activité est de petite taille, vous avez juste besoin de bien vous organiser et d’avoir une certaine aisance avec les chiffres pour répondre à vos obligations comptables en tant qu’indépendant.
Si vous recherchez une assistance, Xolo.io, logiciel de comptabilité adapté au régime de l’auto-entreprise, est l’outil qu’il vous faut.
Xolo vous offre des solutions relatives à la conformité, à la fiscalité, à la facturation et à l’administration pour gérer votre entreprise de partout dans le monde.
