La facture est un document comptable qui officialise la vente d'un produit ou d'un service entre un vendeur et un acheteur. Facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance vous permet de préciser par écrit le montant dû et de recevoir un paiement pour vos prestations.
Toutefois, pour facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance, vous devez respecter certaines conditions pour que le document soit valable du point de vue de la loi.
Il existe par ailleurs différents types de factures à utiliser selon les situations et la question de la TVA mérite aussi une attention particulière.
Cet article vous explique en détail comment facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance et quoi prendre en considération pour créer des factures professionnels. C’est parti!
Quelles sont les obligations des indépendants par rapport à la facturation?
Facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance constitue une obligation légale. La facturation se fait dans la cadre d’activités professionnelles comme:
- Les prestations de service ou ventes de marchandise entre professionnels
- Les prestations de service pour un particulier d'un montant supérieur à 25€ TTC
- La vente à distance
- Les livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d'objets de collection ou d'antiquité, et d’œuvres d'art.
En délivrant à vos clients une facture pour toute vente ou prestation de services effectuée, vous devez aussi appliquer l’ensemble des règles de facturation communes à tous les professionnels. Celles-ci vont du support de la facture au délai de conservation.
Le support de la facture
Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont dans l’obligation d’accepter les factures électroniques venant des clients. Vous pouvez donc réaliser des factures papiers ou numériques, en fonction de ce qui vous convient le mieux.
Concernant la facturation en ligne, un format qui garantit l’intégrité de la facture électronique en interdisant les modifications par le client (comme le PDF) est plus indiqué.
L’envoi de la facture
Vous devez toujours établir vos factures papier en deux exemplaires en tant que travailleur indépendant ou freelance. La première est conservée dans votre comptabilité et la seconde délivrée au client.
L’envoi de facture se fait normalement dès qu’un bien est livré, ou la prestation complètement réalisée.
Vous pouvez toutefois attendre et réunir l’ensemble de vos ventes dans une seule facture si vous faites plusieurs ventes distinctes à un même client. Dans ce cas précis, celle-ci doit être envoyée au maximum un mois après la fin de la première vente.
Les règles de numérotation
La numérotation correcte des factures est une des multiples obligations à respecter lorsque vous souhaitez facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance.
L’attribution de numéros doit se faire de manière ininterrompue, sans aucune rupture. Ils doivent successivement se suivre dans le temps, au fur et à mesure que vous émettez des factures.
Vous pouvez réaliser:
- une numérotation séquentielle simple (à travers les numéros 1, 2, 3, 4, 5…)
- une numérotation séquentielle préfixée avec l’année en cours (comme 2018-001, 2018-002…) ou en utilisant l’année et le mois (comme 2018-01-001, 2018-01-002…).
En procédant de la sorte, il est impossible que deux pièces comptables aient le même numéro.
Le délai de conservation
La facture est un document comptable qui fait office de preuve juridique. Elle doit dès lors être conservée pendant un minimum de temps à compter de la clôture de l’exercice. Ce délai est de 10 ans.
L’archivage des factures vous permet d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle.
Facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance: quelles sont les mentions obligatoires?
Les mentions obligatoires sur les factures de freelance varient selon la nature de l’opération, la qualité de l’acheteur et les conditions de vente convenues entre autres.
Elles sont relatives à la facture en elle-même, à l’identité des parties et à l’objet de la transaction.
Les mentions liées à la facture
Ces mentions obligatoires pour facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance incluent notamment:
- le numéro de la facture
- et la date.
Les mentions relatives à l’identité de l’indépendant ou du freelance
Au moment de la facturation en tant que travailleur indépendant ou freelance, vous devez préciser:
- Vos éléments d’identification: nom, nom commercial éventuel, adresse professionnelle, et au besoin e-mail, site Internet et logo.
- Votre numéro SIRET, ou la mention « SIRET en cours d’attribution » si tel est le cas.
- Les autres mentions obligatoires varient en fonction de votre activité. Si vous êtes:
- Artisan: précisez votre numéro d’immatriculation au Répertoire des Métiers, de même que le département d’immatriculation
- Commerçant: mentionnez votre numéro d’immatriculation au RCS, ainsi que la ville du greffe d’immatriculation
- Professionnel libéral: ajoutez la mention « Dispensé d’immatriculation au RCS et au Répertoire des Métiers ».
Les mentions relatives à l’identité du client
Les informations à inclure dans la facture concernant le client incluent:
- Le nom du client ou la dénomination sociale de la société
- L’adresse du client, il s’agit le plus souvent de son siège social.
Les mentions liées à l’objet de la transaction
Les détails sur l’objet de la transaction sont particulièrement importants lorsque vous voulez facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance.
Cela évite tout litige ultérieur, notamment lorsqu’aucun devis précis n’a été établi au préalable. Vous devez préciser:
- La dénomination et la description claire de chaque prestation ou service
- La quantité vendue en termes d’unités, de volume ou d’heures
- Le prix unitaire HT
- La valeur totale HT pour chaque service ou prestation
- Le montant total HT de la facture
- Les éventuelles réductions de prix concédées
- Les mentions concernant la TVA
- Le montant TTC de la facture
- La date de livraison
Les mentions requises lors de la facturation à un professionnel
Lorsque vous avez affaire à un client professionnel, vous devez compléter les mentions suivantes:
- La date limite de paiement
- Le taux de pénalités en cas de retard de paiement: sans indication, le taux légal en vigueur s’applique
- Les conditions d’escompte: c’est le taux de réduction appliqué au client en cas de paiement anticipé
- La mention de l’assurance: cela concerne les freelance et indépendants ayant une activité artisanale
- Les frais de recouvrement: fixée par décret à 40€, cette mention obligatoire s’applique automatiquement en cas de retard de paiement.
Facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance en respectant toutes les mentions obligatoires vous arme pour faire valoir vos droits en cas de litige de paiement.
Les types de factures: Comment facturer en tant que travailleur indépendant?
Pour bien facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance, vous devez connaître les différents types de factures en comptabilité. Même si votre domaine d’activité peut vous amener à utiliser le même type de facture à chaque fois, découvrir les autres possibilités peut vous servir dans quelques cas précis.
La facture classique
Ce type de facture est le plus utilisé pour facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance.
Elle précise la quantité des biens et services, le prix et la nature de la vente, sans oublier les conditions générales de vente.
Les mentions obligatoires sur les factures de freelance ne sont pas en reste.
La facture proforma
Comparable au devis, la facture proforma garde une valeur informative.
Sans valeur comptable ou juridique, ce document provisoire permet au client de connaître le prix exact de votre produit ou de votre prestation pour s’en faire une idée précise.
La facture d’acompte
Pour toucher une partie du montant total du paiement avant la livraison ou la fin d’une prestation de services, vous pouvez utiliser la facture d’acompte.
Elle est idéale pour facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance lorsque votre activité nécessite l’achat de matière première pour réaliser une commande.
Les mentions obligatoires ici sont la date d’émission de l’acompte, le montant de l’acompte (qui sera ensuite porté sur la facture définitive) et le délai de paiement. Nul besoin d’indiquer la quantité, ni le prix et la nature du produit ou de la prestation.
La facture de situation
Ce type de facture est très pratique pour facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance dans les secteurs du BTP, de l’artisanat ou des prestations de services à long terme.
Cette facture intermédiaire ou d’avancement vous permet d’étaler les paiements sur une longue période, au fur et à mesure de l’avancement des travaux.
La facture d’avoir
Si vous faites une erreur au moment de facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance, vous pouvez établir une facture d’annulation ou rectificative dans certains cas.
Cette facture d’avoir doit indiquer qu’elle annule et remplace l’ancien document, et préciser les références de ce dernier.
Etant donnée l’obligation comptable de la numérotation en continue, vous devez éditer une facture d’avoir lorsque:
- votre client retourne le produit acheté
- votre client a payé plus que le montant total suite à une erreur sur la facture
- vous voulez accorder une remise au client.
La facture de régularisation
Lorsque vous estimez le montant de vos services à l’avance, vous pouvez ensuite établir une facture de régularisation pour combler l’écart entre la consommation réelle et la consommation estimée.
Le client qui a trop payé se verra établir une facture d’avoir, tandis que celui qui a peu payé devra régler la différence.
La facture de clôture
Lorsqu’un client résilie un contrat, vous disposez de 6 semaines pour établir et envoyer la facture de clôture ou définitive.
Celle-ci est aussi délivrée à la fin d’une prestation ou suite à la livraison d’un produit.
Facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance: qu’en est-il de la TVA?
Vous n’êtes pas soumis à la TVA lorsque vous réalisez un CA annuel inférieur à 34400€ pour les prestations de service et les professions libérales.
Cette exonération concerne aussi les indépendants et freelances qui réalisent un CA inférieur à 85800€ sur leurs activités de commerce et d'hébergement (hôtels, chambres d'hôtes, gîtes ruraux, meublés de tourisme notamment).
Établir une facture freelance sans TVA
L’auto-entrepreneur (micro-entreprise) ne facture pas de TVA. Il doit dès lors faire figurer sur sa facture la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
En revanche, si au cours de votre activité, vous dépassez les seuils de la TVA, c’est le régime réel de la TVA qui prend la place du régime de la franchise.
Cette taxe peut dès lors être prélevée sur les ventes de l’entreprise pour être reversée à l’Etat.
Établir une facture freelance avec TVA
Si vous avez le droit de facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance avec la TVA, vous devez être particulièrement précautionneux dans l’établissement de vos factures. L’assujettissement à la TVA dépend du type d’activité et du seuil du CA.
Découvrez-en plus dans cet article sur le régime fiscal et social des indépendants.
Peut-on facturer sans numéro de SIRET?
Le numéro SIRET est un élément obligatoire pour toute facture établie dans le cadre de l’activité professionnelle d’une entreprise.
Vous pouvez toutefois facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance sans numéro de SIRET si vous avez commencé l’immatriculation de votre entreprise.
Toute vente de biens ou de prestation de services implique que les revenus générés soient imposés, et que la personne à l’origine de l’activité paie ses cotisations sociales. D’où l’importance du numéro de SIRET sur les factures et devis.
Vous pouvez facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance sans SIRET si votre entreprise est en cours d’immatriculation.
Dans ce cas, vous établissez une facture normale en remplaçant le numéro de SIRET par la mention “SIRET en cours d’attribution”.
Une fois l’immatriculation terminée, vous devez éditer des factures rectificatives et les envoyer aux clients.
A défaut de facturer sans SIRET, il peut être judicieux d’établir des factures en différé. C’est-à-dire que vous pouvez d’abord réaliser la prestation et envoyer la facture une fois le numéro de SIRET obtenu. La procédure prend généralement 3 semaines.
Lorsque vous choisissez la forme d’une entreprise individuelle, facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance avec la mention “SIRET en cours d’attribution” n’est pas envisageable car l’entreprise individuelle est immatriculée immédiatement.
Peut-on faire une facture en tant que particulier?
Le numéro de SIRET figure parmi les mentions obligatoires sur les factures de freelance. Établir une facture en tant que particulier n’est dès lors tout simplement pas possible, même si vous incluez le montant lors de votre déclaration annuelle de revenu.
Toute personne qui émet une facture doit pouvoir être correctement identifiée à travers un numéro.
L’attestation de vente est le document qui se rapproche le plus d’une facture de particulier.
Si vous fournissez un service à une entreprise, celle-ci peut vous demander d’établir ce document pour l’utiliser comme pièce justificative. Il précise les informations principales de la transaction, sans inclure de TVA.
De nombreux types de transactions peuvent vous pousser à vouloir établir une facture en tant que particulier. Celles-ci incluent notamment la vente d’un bien sans plus-value, le service d’apporteur d’affaires ou encore le service de baby-sitting.
Pour faire une facture en tant que particulier, vous pouvez choisir de devenir auto-entrepreneur et créer une entreprise de la manière la plus simple et la plus rapide possible.
Opter pour le portage salarial est une autre alternative. Dans ce cas, la création de vos factures et la prise en charge des démarches administratives sont effectuées par une entreprise externe.
La facturation pour les auto-entrepreneurs ou micro-entrepreneurs: des sanctions en cas de facture non conforme?
Facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance sans suivre les règles de facturation expose à des sanctions. Celles-ci varient selon le cas. Pour chaque facture, chaque mention inexacte peut vous coûter 15€.
Une erreur reproduite dans toutes vos factures est donc prise en compte dans le total du montant de l’amende.
Le montant total des amendes est toutefois plafonné au quart du montant de la facture lorsque celle-ci possède plusieurs erreurs.
A noter qu’on parle de facture non conforme lorsque vous n’avez aucune intention de dissimuler un élément. C’est une simple omission ou une erreur sur les mentions obligatoires.
Les sanctions sont en effet plus graves en cas de fausses factures ou de défaut de facturation. L’amende s’élève à 50% des sommes perçues dans ces cas.
Facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance: pourquoi choisir Xolo.io?
Xolo est un logiciel conçu pour aider les indépendants et freelances à optimiser leur processus de facturation.
C’est un outil de travail pertinent qui vous permet de gagner en temps et d’éviter les oublis dans vos factures.
Vous pourrez concevoir des factures soignées, reflétant votre professionnalisme et votre image de marque.
En centralisant votre modèle de facturation, les coordonnées des clients, les contrats, les propositions et autres sur une même plateforme, Xolo.io rend vos données facilement accessibles.
Cette plateforme tout-en-un vous permet même de gérer vos dépenses et votre comptabilité.
En bref
Pour bien facturer en tant que travailleur indépendant ou freelance, il est essentiel de comprendre l’importance de la facture dans le monde des affaires et de connaître les règles de facturation.
Cela vous évite non seulement de vous exposer aux pénalités de facture non-conforme, mais constitue aussi un véritable atout en cas de litige de paiement.
L’établissement des factures étant une tâche répétitive et chronophage, le mieux c’est de vous tourner vers une solution sophistiquée comme Xolo pour gagner en temps.
Vous pourrez générer des factures au design professionnel, avec toutes les mentions obligatoires, générer des rapports et gérer la tenue de votre comptabilité via une seule interface.
