5 herramientas que te ayudarán a organizar tu trabajo como freelance

Marta Puerto
Escrito por Marta Puerto
el 01 de septiembre, 2021

La buena organización es sin duda una habilidad que viene de nacimiento. Algunos dirán: “organizado se nace, no se hace”, pero no es cierto del todo. Aunque es verdad que hay gente que parece que tenga una hoja de Excel y un calendario corriendo por las venas desde el día en que nacieron, organizarse mejor en el trabajo es algo que también se puede aprender.

Lo “malo” es que cuando eres freelance tienes que sacarte las castañas del fuego tú solito. No irán detrás de ti los de recursos humanos recordándote que tienes pendiente por completar ese curso corporativo obligatorio para mejorar la organización del tiempo en el trabajo. Pero, no worries my friend porque vivimos en 2021 y hay miles de herramientas para ayudarte.

*pequeño apunte: aunque somos fans de Google Calendar, Gmail y derivados, no vamos a hacer hincapié en esas herramientas en este artículo.

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1. RescueTime | Herramientas para organizarte siendo freelance

Te acabas de sentar frente al ordenador y ¡ping! notificación de WhatsApp: es tu madre preguntándote si irás a comer con ella el domingo. Ya le responderás luego, ahora tienes que trabajar. ¿Cómo se hacía aquella fórmula en Excel? Te pones a buscar en Google y sin saber cómo acabas perdiendo 20 min leyendo un artículo random de cómo Estonia es el primer país digital del mundo. 

Con tantas distracciones e interrupciones en la vida diaria, a veces es imposible concentrarse. Por suerte existen herramientas como RescueTime, que te ayudará a concentrarte, a comprender tus hábitos diarios y a ser más productivo. Esta plataforma funciona de forma segura en segundo plano en tu móvil o tu ordenador, monitorea la actividad de tu pantalla para que puedas llevar un control sobre cuánto tiempo inviertes en diferentes apps y webs. El registro es gratis, ¡así que ya no tienes excusa para procrastinar!

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2. Trello | Herramientas para organizarte siendo freelance

Esta herramienta viene a ser la versión digital del tablero de corcho old school donde colgabas todo tipo de recordatorios. Trello te ayuda a gestionar tus proyectos, objetivos, responsabilidades y flujos de trabajo. Es genial porque es super sencillo de usar y la facilidad con la que puedes visualizar todas tus tareas de un solo vistazo. Además también te sirve para colaborar con otros freelance o con el equipo de trabajo de tu cliente, por ejemplo.

Trello se organiza en 3 niveles: Tableros, Listas y Tarjetas. El tablero es básicamente como su nombre indica, una especie de pizarra/panel donde se mostrarán todas las tareas organizadas en listas.

Truquito: Por cada cliente / proyecto que tengas crea siempre 5 listas: “Por hacer”, “En progreso” “En revisión” “Aprobado” “En standby”. Y crea etiquetas para clasificar por colores para que sea todavía más visual. Será como cuando usabas los subrayadores Stabilo en el cole. 🌈

La plataforma tiene infinidad de posibilidades, así que además de usarla para tus proyectos,  también puedes usarla para llevar un control de tu facturación, impagos y demás. Es super intuitiva y, como la mayoría de herramientas de esta lista, ¡también es gratis! Aunque con la versión gratuita tienes de sobra, siempre puedes pagar su versión premium para disfrutar de más funcionalidades.

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3. Slack | Herramientas para organizarte siendo freelance

Esta herramienta gratuita es la leche. Es perfecta para comunicarse y colaborar con otras personas y equipos de trabajo.

Slack viene a ser una especie de “Whatsapp” pero de trabajo, una app para chatear y tener conversaciones en tiempo real. Lo que resulta súper útil y mucho más eficiente que una cadena de 30 emails, en que cada uno termina con “Un saludo,”.

Lo mejor es que puedes integrar otras herramientas a Slack para recibir notificaciones, por ejemplo, Google Calendar, Drive, Dropbox y muchas más.

La única pega sería que un cliente te bombardee a notificaciones y que al final resulte peor el remedio que la enfermedad. Aunque te aseguramos que, el buen uso de la plataforma, te ayudará a tener una comunicación mucho más fluida con tus clientes y sus feedbacks, lo que te ahorrará tiempo y te permitirá organizarte mejor.

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4. IFTTT | Herramientas para organizarte siendo freelance

Se trata en esencia de una herramienta de automatización de tareas que funciona con algoritmos del tipo: “si haces esto, sucederá esto otro” y de ahí viene el nombre IFTTT: “If this then that”. 

Las pequeñas cosas como mandar un email, crear listas de tareas pendientes, gestionar tu calendario…¡todo esto se acumula! Es tiempo “perdido” que dedicas en tu día a día y que podría estar automatizado.

Un ejemplo básico podría ser “si recibo un archivo adjunto en gmail, descárgalo y guárdalo en Dropbox”. Hay un montón de “recetas” predeterminadas (así es como llaman en la plataforma a estos algoritmos) que seguro que te ayudan, pero en cuanto entiendas como funcionan, seguro que puedes automatizar tareas más personalizadas que te sacan un montón de tiempo. Es gratis, ¡anímate a probarla!

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5. Xolo | Herramientas para organizarte siendo freelance

Como no, esta no podía faltar en nuestra lista.

Xolo es la herramienta que pone en piloto automático todo el papeleo que conlleva ser freelance: “qué trámites ni qué trámitas”. Ellos se hacen cargo de todas esas movidas que tanta pereza te dan, como la declaración trimestral. Gracias a su plataforma podrás enviar facturas en un sólo click ¡y con el IVA calculado automáticamente! 

Está claro que en cuanto tienes a alguien que se encarga de la administración, puedes organizarte mejor tu trabajo o por ejemplo… ¿descansar? ¿por qué no? Que ya está un poco pasado de moda el mito de que los freelance no se van de vacaciones.

Por un precio imbatible, esta herramienta te ayudará a olvidarte de la burocracia para que puedas centrarte en tu trabajo. 

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