El mundo de la facturación puede ser como buscar un enchufe para el portátil en una cafetería desconocida: complicado.
¡No te preocupes! Para eso estamos aquí desde Xolo. Para ayudarte a que todas tus pesadillas burocráticas de freelance sean un poco más fáciles. 💜
En el blog de hoy, te contaremos todo sobre un término que te cambiará la vida (al menos, la vida laboral): las facturas recurrentes. ¿Y por qué te cambiarán la vida? Porque si eres uno de esos autónomos con clientes que se repiten todos los meses (sin ningún tipo de cambio), podrás hacer uso de esta herramienta para automatizar el proceso de envío de facturas. De este modo, no tendrás que estar pendiente, ni perderás tiempo en eso cada mes.
¿Te interesa, eh? ¡Sigue leyendo! 👇
1. ¿Qué es una factura recurrente?
Una factura recurrente es una factura que se genera automáticamente y se envía a tus clientes en intervalos regulares durante un tiempo.
Imagina esto: acabas de cerrar un acuerdo épico con un cliente pero, en lugar de trabajar por un único proyecto y facturar al final, habéis acordado unas entregas u horas de trabajo al mes. Entonces, en vez de hacer todos los meses la factura pertinente y enviársela, ¿qué tal si pudieras programarla para que se enviara, por ejemplo, el día 1 de cada mes?
Ojo, que estamos hablando de una periodicidad mensual porque es la más habitual, pero podría ser cualquier otra (diaria, semanal, quincenal, trimestral, etc).
¿Para qué sirve la facturación recurrente?
La facturación recurrente es, básicamente, la solución a tus problemas de seguimiento y envío de facturas. Piensa en esto como un “modo automático” para tu papeleo. Especialmente, si ofreces servicios o productos basados en trabajo por horas, tareas repetidas en el tiempo o suscripciones.
Ejemplos de autónomos que emitan facturas recurrentes
Este tipo de factura suelen utilizarla empresas de servicios regulares (como las de suministro de luz, agua o Internet). Pero también son muchos los profesionales que escogen este tipo de facturación para algunos proyectos (sin contar a los falsos autónomos, claro. Ese es otro tema…).
Algunos ejemplos:
- Consultores de marketing para pagos mensuales por servicios de consultoría.
- Copywriters con newsletter exclusivas que te llegan cada semana al mail.
- Diseñadores web para servicios de mantenimiento mensual y actualización de sitios web.
- Servicios de contabilidad para autónomos o empresas.
- Entrenadores que cobran una suscripción mensual por las clases.
2. ¿Qué es un pago recurrente?
Un pago recurrente es una transacción periódica entre comprador y vendedor por la prestación de un servicio o la compra de un producto.
En este caso, estaríamos hablando de que, además de automatizar el envío de facturas, podrías automatizar también su pago. Eso sí, esto sólo ocurrirá si el cliente te autoriza a hacer cargos automáticos en su cuenta bancaria o tarjeta de crédito/débito. De este modo, podrías establecer una especie de "suscripción de pago" con tu cliente y eliminar el riesgo de facturas impagadas. Una fantasía, vamos. 🪄
La otra opción sería el pago único. Esa transferencia de dinero por parte del cliente, que tiene lugar en un momento concreto y por un importe determinado, pero que no se repite (lloremos…).
3. ¿Qué es la facturación cíclica? ¿Es lo mismo que la facturación recurrente?
Aunque el nombre puede llevarte a pensar que facturación recurrente y facturación cíclica son lo mismo, te diré que: ¡para nada!
Como te comentábamos en anteriores apartados, la facturación recurrente consiste en automatizar el envío de esas facturas que se repiten en cliente y cantidad a lo largo del tiempo. Sin embargo, la facturación cíclica, es más una forma de gestionar u organizar la facturación. Consiste en facturar a los clientes de manera cronológica, para no acumular demasiadas gestiones en un único día y llevar un mejor control. Por ejemplo: el día 1 facturo a Paco, el día 2 a Manuel, el 3 a Encarna, etc. Esto lo hacen, sobre todo, profesionales o empresas que manejan un gran número de clientes (que pueden tener que facturar todos los días del mes incluso).
Piensa en las empresas de telefonía móvil. Su facturación no sigue un ciclo del 1 al 30, sino que va desde tu día de registro hasta exactamente un mes después.
¿Qué te parece? ¿Te harás tu cronograma de facturación a partir de ahora?
4. Ventajas y desventajas de la factura y el pago recurrente
¿Por qué son interesantes la facturación recurrente y el pago recurrente como autónomo?
Con la factura recurrente:
- Te libras de tareas repetitivas (que son un rollo, para qué negarlo).
- Ahorras tiempo. No tendrás que repetir y enviar la misma factura al mismo cliente cada mes, sólo programarla una vez… ¡Y listo!
- Evitas errores humanos que puedan surgir en el copiar - pegar de una factura a otra.
- Evitas atrasos a la hora de emitir las facturas.
- Mejora la relación con el cliente. Al garantizar una facturación regular, tus clientes siempre saben qué esperar y cuándo esperarlo.
Con el pago recurrente, además:
- Tendrás un flujo de caja constante.
- Reduces el riesgo de impago de tus facturas.
- Tendrás una mejor planificación de los ingresos y gastos.
- Puedes fidelizar al cliente debido a la relación a largo plazo.
5. ¿Qué diferencia hay entre una factura recurrente y la factura ordinaria?
Ninguna realmente. Las dos facturas son iguales y contienen los mismos datos. Simplemente, la recurrente se genera y envía de manera automática a través de algún software de facturación.
¿Recuerdas los datos obligatorios de una factura como trabajador por cuenta propia? Por si acaso, te los dejamos por aquí:
- Número de la factura (siguiendo un orden correlativo)
- Fecha de emisión de la factura
- Datos fiscales del autónomo
- Datos fiscales del cliente
- Concepto de la factura (los servicios o bienes adquiridos por el cliente)
- Tipo impositivo o IVA
- Retención de IRPF (en el caso de los autónomos)
- Importe total (base imponible + IVA - IRPF)
¿Y cuál es mejor para un freelance? ¿Recurrente u ordinaria?
Como te hemos vendido tan bien lo de la factura recurrente, a estas altura, estarás pensando que por supuesto esa es la mejor opción y que tienes que ponerla en marcha ya de ya. Pero espera, no tiene por qué ser necesariamente así. Tampoco existe una única opción válida. Que te convenga una u otra va a depender de varios factores:
- Tu modelo de negocio y tus objetivos: según la forma en la que hayas diseñado tu actividad, puede ser mejor un tipo de factura u otra. Por ejemplo, puede que en tus objetivos no estuviera tener proyectos recurrentes o a largo plazo.
- El tipo de servicio que ofreces: en caso de que ofrezcas un servicio puntual, te irá mejor la factura ordinaria. Por ejemplo, imagina que te dedicas a la consultoría de redes sociales y que tu nicho es la estrategia. En este caso, puede que lo que te interese sea esa primera parte de ponerlo todo en marcha, y luego soltar el proyecto.
- Tu mercado y tipo de cliente: otra cosa que debes valorar es cómo se gestionan, en general, estos temas en tu nicho de mercado o segmento de clientes. Investiga sobre cómo les gusta hacerlo con otros proveedores y si tienen políticas establecidas al respecto.
6. Cómo automatizar las facturas recurrentes como autónomo
Querido freelance, si has llegado hasta aquí, es porque estás convencido de que quieres dejar de perder el tiempo en emitir facturas iguales cada mes y pasarte a la automatización. Di que sí, la tecnología está para aprovecharla… 🦾 Y las facturas recurrentes son una muy buena forma de agilizar ese horrible y traumático proceso. Además, así podrás dedicar ese tiempo a otras tareas más productivas. Así que, ya ves, ¡todo ventajas!
Volviendo al asunto, lo primero que debes saber es que elaborar facturas recurrentes sólo es posible con algún software de facturación avanzado (como, por ejemplo, el Plan Premium de Xolo). Son softwares que te permiten crear facturas y programarlas para que se envíen a un mismo cliente, con el mismo importe y servicios, durante el periodo de tiempo que fijes.
Es importante que elijas un buen programa de contabilidad, y que se adapte a tus necesidades, para ahorrarte futuros problemas. ¿Y por qué elegir Xolo? Te damos 4 motivos:
- Somos confiables: somos colaboradores sociales de la Agencia Tributaria y miembros de ASEFIGET (una Asociación dedicada a representar y prestar servicio al profesional tributario).
- Somos expertos en freelance: nuestra plataforma online de contabilidad y facturación es muy fácil de usar y está desarrollada exclusivamente para las necesidades freelance.
- Somos modernos: gracias a esta plataforma, podemos gestionar todo de forma completamente remota. Y lo hacemos para adaptarnos a la vida de un freelance y que nunca tengas que ir a una oficina.
- Somos reales: además, contamos con un equipo de gestores profesionales y expertos en autónomos, con más de 10 años de experiencia y con conocimientos de fiscalidad local e internacional.
Cómo hacer una factura recurrente con Xolo
Crear facturas recurrentes con la plataforma de Xolo es realmente sencillo para aquellos usuarios que estén suscritos a nuestro Plan Premium.
Descubrirás que la facturación recurrente es como esa canción pegajosa que no puedes sacar de tu cabeza. Una vez que la pruebes, no podrás dejarla. Y, además,con todas las ventajas que ofrece… ¿Por qué querrías hacerlo? A pesar de que "recurrente" suena repetitivo, ¡te ahorra repetir una y otra vez el mismo trabajo! Te ayudará a que tu vida laboral sea más fácil. Así que… ¿pensando en suscribirte a Premium?
Cómo hacer una factura recurrente con Xolo en 5 pasos si tienes el Plan Premium:
- Inicia sesión en tu panel de control
- Ve a la sección "Ingresos"
- Haz clic en el botón azul "Nueva factura recurrente", situado en la esquina superior derecha
- Rellena los detalles del cliente y del servicio o producto como de costumbre
- Establece la frecuencia y el período (mensual, trimestral, etc.)
Et voilà! Xolo se encargará de enviar el resto de tus facturas a ese cliente. 😌💜
Recuerda, querido freelance:
Nunca estás sólo, si cuentas con Xolo…
Sobre Paula
Paula trabaja como freelance en marketing de contenidos desde inicios del 2022. Se define como una persona creativa y “apasionada por lo bello”: la música, una buena novela, fotografía y moda, la naturaleza… Intenta conjugar esa “mezcla de cosas” que le gustan gracias a trabajar por cuenta propia. Como autónoma, puede moverse por todo el mundo en busca de proyectos que le inspiren y crear contenido para esas marcas.