Paso a paso para modificar o eliminar una factura como autónomo
Modificar o eliminar una factura emitida como autónomo puede parecer complicado, pero aquí tienes una guía paso a paso para manejar la situación:
- Importante: ¡las facturas no pueden eliminarse! La solución correcta es emitir una factura rectificativa o una nota de abono.
- Identifica el error en la factura original, pero no la modifiques.
- Emite una Nota de abono para las facturas recién emitidas en el trimestre actual y avisa a tu cliente.
- Emite una Factura rectificativa para errores detectados en trimestres anteriores y aviso a tu cliente.
Todos sabemos que los autónomos tienen muchas cosas que hacer, pero muchas, y algunas de ellas no tienen nada que ver con su actividad. Como, de un día para otro, ser expertos en burocracia y fiscalidad para estar al corriente de todas las obligaciones que supone ser autónomo. Declaraciones trimestrales, IVA, IRPF, modelo 303…
¿Y qué pasa con el tema de las facturas? ¿Han sido correctamente emitidas? ¿Y si de repente quiero cambiar algo pero ya se la he enviado al cliente?
No te preocupes, la única persona que jamás se ha equivocado con una factura es aquella que no las hace. Es habitual que un autónomo necesite modificar una factura ya emitida, y por eso hay recursos perfectamente legales para que puedas solventar este problema.
En Xolo somos expertos en buscar soluciones para este tipo de problemas y también en explicarlos de manera sencilla para que los únicos nervios que te entren los causen tus próximas vacaciones:
1. ¿Es posible eliminar una factura emitida como autónomo?
Aunque lo primero que se nos pase por la cabeza sea, si hago mal una factura la borro y aquí no ha pasado nada, sintiéndolo mucho no vamos a poder darte la razón. Las facturas emitidas no deben eliminarse, no hay forma de cancelarlas, pero hay solución.
Desde la entrada en vigor del actual Reglamento de Facturación las facturas originales no se pueden modificar ni borrar, una de las maneras adecuadas para corregirse es emitir una factura rectificativa.
Errar es de humanos y rectificar es de autónomos
Antes de que profundicemos más el tema simplemente dejar claro que: no puedes enviar a la papelera una factura emitida porque no solo consta en tu registro, también en el de tu cliente y en el de Hacienda, pero que hay soluciones, ya verás.
2. ¿Qué pasos debo seguir si emito mal una factura?
Si confirmamos que una factura ya emitida tiene un error o no cumple con algunos de los requisitos de la operación comercial debemos dejarla tal y como está para crear otro documento con el que solventar este error. Procederíamos de la siguiente manera:
- Identificamos en el error en la factura pero no modificamos el documento original:
- hemos cometido un error en alguno de los datos, como la numeración de la factura
- queremos hacer una devolución
- queremos recuperar el IVA de una factura impagada
- Decidiremos si tenemos que hacer una factura rectificativa o rectificativa de abono.
¿Cuándo usaremos cada una?
- la factura rectificativa se usa en casos de: error en datos de la facturar, error en datos del contacto, error en el porcentaje del IVA o IRPF
- la factura rectificativa de abono se usa en casos de que los errores a rectificar sean de importe
*Atención* tienes un plazo de 4 años para corregir estas facturas, hay tiempo pero no te duermas
- Proceder a hacer una factura rectificativa, para ello debes tener en cuenta:
-
- indicar qué factura estás rectificando
- incluir una serie numérica diferente al resto de facturas originales (por ejemplo REC+numeración original)
- especificar el motivo de la rectificación y proceder a corregirlo (como un error en el porcentaje del IVA)
3. ¿Qué opciones hay para modificar o eliminar una factura emitida?
Como comentábamos al principio, no es posible eliminar sin más una factura de tu registro porque una vez registrada Hacienda ya la tendrá en cuenta, tanto por tu parte como por la de tu cliente o proveedor. Entonces, dependiendo del error que quieras enmendar puedes optar por diferentes opciones, una de ellas sería consultarlo con tu gestoría (en el caso de Xolo nos tienes a un mail de distancia para cualquier duda), pero te explicamos las alternativas que tienes disponibles:
- Nota de abono para modificar tu factura emitida como autónomo: es una opción sencilla sin embargo no es aplicable en caso de querer modificar un IVA liquidado, por ejemplo. Su uso es práctico en caso de facturas recién emitidas y que su fecha sea de un trimestre todavía en curso.
A la hora de numerarla llevará el siguiente número a la factura original, porque mantiene correlación con la serie.
En las notas de créditos se ponen todas las cantidades e importes finales en negativo (- cantidad), de esta forma estarás compensando la anterior factura.
💡 Consejito: Avisa siempre a tu cliente o proveedor de que has hecho ese cambio para que su declaración también esté correcta. Y por si acaso guarda todas tus facturas originales, así no tendrás apuros en caso de una inspección - Facturas rectificativas para modificar tu factura emitida como autónomo: en el caso de que no te percates del error de forma tan inmediata como se recomienda para usar la nota de crédito, tu siguiente opción es la factura rectificativa. Es decir, se trata de facturas de trimestres pasados.
En este caso lleva su propia numeración, para diferenciarse de la factura original. Además, contiene más información, ya que deberás especificar el tipo impositivo al que afecta y la cuota repercutida.
💡 Consejito: Avisa siempre a tu cliente o proveedor de que has hecho esta factura rectificativa para que su declaración también esté correcta. Y por si acaso guarda todas tus facturas originales, así no tendrás apuros en caso de una inspección
Aunque hayas podido ver algún ejemplo durante este artículo de cuándo usar una factura rectificativa o de abono para modificar tus facturas emitidas, en Xolo estamos especializados en este tipo de trámites que deben realizar los autónomos. No dudes en ponerte en contacto si necesitas profundizar más sobre tu caso en particular, puede que tenga ciertas particularidades por las que será mejor decantarse por una solución u otra. Sea cual sea el problema, encontraremos la solución que mejor se adapte a lo que necesitas.
Sobre Laura
Laura es redactora freelance en el blog de Xolo desde 2021. Después de trabajar en agencias de publicidad decidió trabajar en contenido por su cuenta y ahora escribe sobre cómo poder vivir de ello. Como autónoma compagina las estrategias digitales en redes sociales, la redacción de artículos o la escritura UX para web.